Funzioni amministrative, livelli di management e competenze manageriali

Funzioni amministrative

Le principali funzioni amministrative riguardano la pianificazione, l'organizzazione e la direzione delle attività aziendali per conseguire gli obiettivi prefissati. Di seguito sono descritte le singole funzioni con le attività e i concetti chiave.

Pianificazione

Pianificazione: il processo di definizione degli obiettivi e delle strategie di azione per sviluppare le attività necessarie al loro raggiungimento.

La pianificazione comprende le seguenti attività principali:

• Analisi delle situazioni attuali.
• Anticipazione del futuro.
• Targeting (individuazione dei mercati/obiettivi).
• Decisione sulle attività da svolgere.
• Scelta del business e delle strategie aziendali.
• Individuazione delle risorse necessarie per conseguire gli obiettivi dell'organizzazione.

Organizzazione

Organizzazione: si tratta di progettare la struttura più appropriata per realizzare i progetti e raggiungere gli obiettivi aziendali.

Questa funzione determina, tra l'altro:

• Le misure da attuare.
• La composizione dei gruppi di lavoro.
• Chi esegue le attività.
• Le posizioni e le gerarchie all'interno dell'organizzazione.

Una società che non gestisce le risorse sulla base di un'organizzazione efficiente difficilmente raggiunge i propri obiettivi. Alcune attività tipiche dell'organizzazione sono:

• Attrarre le persone verso l'organizzazione.
• Specificare la responsabilità del ruolo (job responsibility).
• Organizzare le attività di gruppo in unità di lavoro.
• Gestire e distribuire le risorse e creare le condizioni operative adeguate.

Direzione

Direzione: l'insieme di attività che mirano a guidare e coordinare le persone per l'attuazione efficace dei piani aziendali.

L'indirizzo comprende in particolare:

• Motivazione.
• Leadership.
• Selezione dei canali di comunicazione più efficaci.
• Negoziato e gestione dei conflitti.

Amministrazione: scienza, tecnica o arte?

Gli amministratori devono dirigere e coordinare in modo efficace con partner e collaboratori per garantire il successo dell'organizzazione. L'amministrazione può essere intesa in tre modi complementari:

• Come scienza: segue un metodo specifico e genera conoscenza ragionata e basata su principi.
• Come tecnica: la conoscenza generata deve essere pratica ed è applicata da personale specializzato.
• Come arte: richiede abilità che coinvolgono virtù umane, efficacia, creatività e capacità di sviluppare nuove soluzioni.

Livelli di amministrazione

Le attività, l'importanza e gli stili di gestione sono tipici di ciascun manager. Ogni stile dipende dal background formativo e dalla personalità. Di solito, nelle grandi aziende si distinguono tre livelli di amministrazione.

Dirigenti di alto livello

• Sono responsabili dell'amministrazione generale.
• Conosciuti come manager strategici.
• Si concentrano su aspetti di sopravvivenza a lungo termine, crescita ed efficienza.
• Interagiscono con persone e altre organizzazioni.
• Gli alti dirigenti efficaci trattano le persone come membri preziosi dell'organizzazione.

Manager di livello medio

• Spesso chiamati manager tattici.
• Sono responsabili di tradurre gli obiettivi strategici in piani e attività più specifiche.
• Monitorano e favoriscono lo sviluppo dei subordinati.
• Garantiscono che i loro subordinati mantengano un equilibrio tra obiettivi operativi a breve termine e obiettivi strategici a lungo termine.

Manager di primo livello

• Detti anche manager operativi.
• Supervisionano le operazioni quotidiane dell'organizzazione.
• Si impegnano direttamente con i dipendenti.
• Attuano i piani specifici sviluppati dai quadri intermedi.
• Sono il collegamento diretto con il personale operativo.

Competenze manageriali

Le competenze sono conoscenze e abilità specifiche che comprendono informazione, pratica e adattabilità. Le principali categorie di competenze sono:

• Competenze concettuali: progettazione e processo decisionale.
• Competenze interpersonali: abilità umane e di comunicazione.
• Competenze tecniche: abilità specialistiche e operative.

Abilità concettuali e decisionali

È la capacità del manager di riconoscere aspetti complessi e dinamici, analizzare molteplici fattori in conflitto e risolvere problemi per conto dell'organizzazione e dei suoi membri. Decisioni efficaci in questa area influenzano profondamente il successo dell'organizzazione.

Competenze interpersonali e comunicazione

Queste abilità riguardano il rapporto con le persone: la capacità di guidare, motivare e comunicare efficacemente. Un buon manager deve saper interagire con diversi tipi di persone e scambiare informazioni in modo chiaro e persuasivo.

Competenze tecniche

Le competenze tecniche sono la capacità di svolgere compiti specializzati che coinvolgono metodi o processi specifici. I manager diventano meno dipendenti dalle competenze tecniche man mano che salgono nella gerarchia aziendale, ma queste competenze rimangono un necessario background operativo.

L'azienda e il suo ambiente

Le imprese operano come sistemi aperti, scambiando risorse con l'ambiente circostante e dipendendo da esso. Questo comporta costanti e rapidi cambiamenti che richiedono flessibilità nella gestione del lavoro e la capacità di evitare resistenze al cambiamento.

Ambiente esterno: è costituito da tutte le forze esterne ai confini aziendali che influenzano la sopravvivenza. Sono tutti i fattori rilevanti a cui i manager devono prestare attenzione per aiutare le loro organizzazioni a competere efficacemente.