Gestión de compras y proceso de selección de proveedores

Tipos de compras

• Compras especiales: Bienes de inversión. Inversión importante con decisión de compra consensuada entre los departamentos afectados y los usuarios.
• Compras anticipadas: Se realizan antes de tener la necesidad real del bien. Conllevan riesgos y requieren disponer de información fiable.
• Compras estacionales: Son en realidad compras anticipadas que se adquieren antes de la temporada de consumo. El volumen de compra se calcula en función de los datos de ventas del ejercicio anterior (por ejemplo, en librerías, moda, juguetes, etc.).
• Compras rutinarias: Compras habituales con entregas diarias o semanales. No comportan riesgos y normalmente se formalizan mediante contratos de suministro.
• Compras de oportunidad: Se realizan para aprovechar ofertas y gangas, aunque suponen cierto nivel de riesgo.
• Compras de urgencia: Cubren necesidades inmediatas o imprevistas. Suelen ser de bajo volumen y habitualmente no se comparan presupuestos previos.

Búsqueda y gestión de proveedores

Fuentes habituales para la localización de proveedores:

• Internet.
• Organismos oficiales.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones del sector.
• Bases de datos cedidas o facilitadas por empresas.

Procedimiento tras la recepción de boletines

Una vez recibidos los boletines de compra, la forma de proceder será la siguiente:

1. Solicitar en primer lugar los materiales que se encuentren bajo mínimos de stock.
2. Comprobar si se trata de un artículo nuevo o de una compra habitual o rutinaria.
3. Clasificar las órdenes de compra por materiales homogéneos o asignados a un mismo proveedor.
4. Agrupar los pedidos por productos correspondientes al mismo proveedor o distribuirlos entre varios proveedores.
5. Consultar previamente con los usuarios finales cuando se trate de un producto destinado al uso de un departamento o sección en concreto.

Esquema d'una operació de compravenda

El flux general d'una transacció comercial comprèn:

Empresa → Producte o servei → Recerca d'informació de possibles proveïdors → Petició d'ofertes → Avaluació d'ofertes → Elecció del proveïdor → Obertura de la fitxa de proveïdor → Emissió de la comanda.

Recerca d'informació

• Internet.
• Premsa escrita.
• Televisió o ràdio.
• Associacions professionals.
• Cambres de comerç.

Sol·licitud d'informació i vies de contacte

Aspectes a sol·licitar i canals habituals:

• Condicions econòmiques.
• Condicions tècniques.
• Servei postvenda.
• Canals: per correu postal, per correu electrònic, mitjançant visita personal o a través d'un representant comercial.

Criteris de valoració d'ofertes

Condicions econòmiques

• Preu unitari.
• Descomptes aplicables.
• Forma i terminis de pagament.
• Preu dels envasos i embalatges.
• Despeses de transport i assegurances.

Condicions tècniques i de qualitat

• Qualitat del producte.
• Especificacions tècniques.
• Instal·lació i muntatge.
• Període de garantia.
• Formació del personal usuari.
• Disponibilitat de recanvis i servei de manteniment.

Altres condicions comercials

• Termini de validesa de l'oferta.
• Condicions de devolucions.
• Gestió de reclamacions.
• Atenció al client.

Procés de selecció de proveïdors

Una empresa inicia el procés de selecció de proveïdors en els casos següents:

• L'empresa és de nova creació.
• L'empresa vol fabricar o comercialitzar un nou producte.
• L'empresa compta amb proveïdors habituals, però no n'està del tot satisfeta.
• L'empresa treballa amb pocs proveïdors i vol ampliar la cartera per millorar les condicions comercials.

Passos per confeccionar el quadre de baremació

1. Calcular el cost unitari de cada article.
2. Establir un barem de puntuacions ponderat.
3. Calcular la puntuació obtinguda per cada candidat.
4. Plasmar el resultat en una taula comparativa.
5. Analitzar el resultat global.
6. Triar el proveïdor més adequat.