Struttura e Dinamiche della Comunicazione Organizzativa

Comunicazione Organizzativa: Un Sistema Complesso e Aperto

La comunicazione organizzativa si verifica in un sistema complesso e aperto, che è influenzato e influenza l'ambiente circostante.

Essa coinvolge:

• I messaggi, la loro portata, il loro scopo, la loro direzione e i mezzi impiegati.
• Le persone, i loro atteggiamenti, sentimenti, relazioni e competenze.

La comunicazione organizzativa è definita come il flusso di messaggi all'interno di una rete di relazioni.

Flussi di Comunicazione

I flussi di comunicazione all'interno di un'organizzazione sono prodotti attraverso le reti.

Reti di Comunicazione

• Reti formali: Seguono il percorso tracciato dal rapporto tra i ruoli definiti nell'organizzazione.
• Reti informali: Emergenti all'interno dell'organizzazione, senza una pianificazione e al di fuori dei canali ufficiali.

Comunicazione Discendente (Downflow)

La comunicazione discendente è la dimensione dei canali formali più spesso studiata. L'autorità, la tradizione e il prestigio sono evidenziati nelle comunicazioni discendenti. Include messaggi che vanno dal livello gerarchico più alto ai dipendenti subordinati.

Tipi di Comunicazione Discendente:

• Istruzioni di lavoro (task specifici).
• Motivazioni del lavoro (rispetto ad altri compiti dell'organizzazione).
• Procedure e pratiche (politiche, norme, regolamenti, prestazioni, ecc.).
• Commenti (lode del lavoro individuale).
• Indottrinamento degli obiettivi (per motivare la missione e la visione, legati agli obiettivi).

Problemi del Flusso di Comunicazione Discendente:

Si riscontrano diverse problematiche:

• Metodi di distribuzione che si basano su un supporto tecnologico al posto di contatti personali.
• Sovraccarico di messaggi: I dipendenti sono gravati di informazioni e tendono a scartarle.
• Opportunità di informazione: Difficoltà nel valutare le conseguenze di dare alcune informazioni in un dato momento (o problemi personali all'interno del team).
• Filtering: Eccesso di collegamenti nella rete e diffidenza tra le autorità di vigilanza e i dipendenti tendono a ostacolare o fraintendere la comunicazione.

Comunicazione Ascendente (Upflow)

Flussi dalla subordinati alla testa (domande, suggerimenti, porre quesiti).

• Il buon ascolto dei dipendenti fa percepire un interesse superiore al loro reale, riducendo le pressioni e lo stress nei rapporti interpersonali (esempi: cassetta dei suggerimenti, conferenze e incontri informali, e politica della porta aperta).

Comunicazione Orizzontale

Scambio laterale di messaggi.

• Avviene tra persone che sono a un livello simile all'interno dell'organizzazione.
• I messaggi sono connessi alla mansione o a fattori umani (coordinamento, scambio di informazioni, problem solving o alla risoluzione dei conflitti).

Nota: Le problematiche del flusso di comunicazione discendente sono state ripetute nel testo originale e sono qui incluse per completezza, sebbene già trattate sopra.

Problemi del Flusso di Comunicazione Discendente (Ripetizione):

I metodi di distribuzione di fiducia che si basano su un supporto tecnologico al posto di contatti personali. Messaggio di sovraccarico. I dipendenti gravati informazioni scartando fine. Opportunità informazione. Valutare le conseguenze di dare alcune informazioni in un dato momento (o dei problemi personali all'interno del team). Filtering collegamenti eccesso della rete e diffidenza tra le autorità di vigilanza e dipendenti tendono ad ostacolare o fraintendere la comunicazione.