Progettazione e Descrizione delle Posizioni nella Gestione del Personale

Gestione del Personale: Progettazione delle Cariche

• Progettazione delle mansioni: La carica è la base per l'inserimento delle persone nei compiti organizzativi. L'assegnazione delle cariche è una delle principali fonti di aspettative e motivazione. Si basa sulla funzione dei posti di lavoro (attività), sull'assegnazione (compito più complesso e intellettuale) e sulla funzione (insieme di attività svolte in modo sistematico e coerente).

Definizione e Struttura delle Posizioni

Definizione: Un insieme di funzioni (compiti o responsabilità) con una posizione definita nella struttura organizzativa. Questa posizione definisce la relazione tra la carica e gli altri oneri, ovvero stabilisce il livello di subordinazione gerarchica, i subordinati e il settore di appartenenza.

Come si progetta un ufficio?

Si basa su quattro condizioni principali:

• Insieme di compiti o responsabilità: Il contenuto del lavoro.
• Metodo e procedure: Come verranno soddisfatte tali responsabilità.
• Responsabilità: A chi riferisce il lavoratore.
• Autorità: Chi vigila o dirige il lavoratore.

Modelli di Progettazione delle Cariche

Modello Classico

Basato sul Management Scientifico di Taylor e Gantt:

• Razionalizzazione del lavoro.
• Divisione tra funzioni di gestione (pensiero) e lavoratore (attività).
• Specializzazione del lavoro: più il compito è ripetitivo, più il lavoro è efficiente.

Commenti sul Modello Classico

• Caratteristico di un sistema chiuso.
• Denominato "teoria macchina" (il lavoratore è trattato come una macchina).
• La tecnologia è l'elemento centrale.
• Il tempo è fondamentale per misurare la carica.
• Esempio di sviluppo: la catena di montaggio di Ford.

Vantaggi:

• Assunzione di manodopera poco qualificata a basso salario.
• Facilità di monitoraggio e controllo.
• Applicazione della catena di montaggio e normalizzazione delle attività.

Svantaggi:

• Le mansioni diventano monotone, semplici e poco stimolanti.
• Mancanza di motivazione, scarsa formazione e insoddisfazione con conseguente riduzione della produttività.

Modello Umanista

Sorge intorno al 1930. I concetti scientifici vengono sostituiti da quelli sociali: organizzazione informale, leadership, persuasione, ricompense sociali e comportamento di gruppo. Iniziano i primi studi sulla motivazione e sulla comunicazione. L'attenzione non è più solo sulla posizione, ma sulle persone che la occupano.

Confronto tra Modelli

Modello Classico

• Focus sul compito e sulla tecnologia.
• Nozione di homo economicus (retribuzione materiale).
• Efficienza tramite il metodo di lavoro.
• Il manager impartisce ordini; obbedienza stretta.

Modello Umanista

• Enfasi sull'individuo e sul gruppo sociale.
• Nozione di uomo sociale.
• Premi sociali e simbolici.
• Efficienza basata sulla soddisfazione delle persone.
• Il manager è un leader; partecipazione alle decisioni.

Modello Situazionale

Coinvolge tre variabili: le differenze individuali, i compiti da svolgere e la struttura dell'organizzazione. Dipende dall'adeguatezza della progettazione della sede. Si basa su uno sviluppo dinamico del dipendente e della tecnologia.

I risultati aumentano quando si verificano tre stati psicologici:

• Quando la persona crede che il proprio lavoro sia significativo e di valore.
• Quando la persona si sente responsabile dei risultati.
• Quando la persona conosce i risultati effettivi del proprio lavoro.

Dimensioni della Progettazione delle Cariche

• Varietà: Numero e diversità delle competenze necessarie.
• Autonomia: Indipendenza nel pianificare ed eseguire.
• Significato dei compiti: Interdipendenza della posizione e contributo globale.
• Identità del task: Senso di appartenenza e completezza del lavoro.
• Feedback: Informazioni ricevute per valutare l'efficacia dei propri sforzi.

Descrizione e Studio della Posizione

La descrizione è legata ai compiti e alle responsabilità (contenuto intrinseco). Lo studio riguarda i requisiti che l'occupante deve soddisfare (aspetti estrinseci).

Esempio: Sales Manager

Dipartimento: Rancagua.
Unità: Gestione Aziendale e Servizi.
Missione: Responsabile del controllo della forza vendita nel territorio per raggiungere gli obiettivi in quantità e qualità.

Obiettivi principali:

• Reclutare e selezionare il personale di vendita.
• Formare nuovi agenti tramite metodologia di lavoro e motivazione continua.
• Monitorare gli agenti sul campo per verificare procedure e tecniche.
• Gestire i compiti amministrativi, il coordinamento operativo e la riscossione dei crediti.
• Guidare il team in linea con la missione aziendale di ING Chile.

Come scrivere una descrizione del lavoro?

1. Identificazione: Nome, codice, area, reparto, città.
2. Riassunto: Breve dettaglio dell'attività principale.
3. Relazioni: Rapporti di controllo e collaborazione.
4. Responsabilità: Elenco dettagliato dei doveri.
5. Autorità: Limiti decisionali e gestione del denaro.
6. Criteri di performance: Cosa ci si aspetta dal dipendente.
7. Condizioni di lavoro: Ambiente, orari e viaggi.

Metodologie di Analisi delle Posizioni

L'analisi si riferisce a quattro aree di requisiti:

• Requisiti intellettuali: Istruzione, iniziativa, competenze.
• Requisiti fisici: Sforzo, concentrazione e fatica.
• Responsabilità implicite: Supervisione di subordinati, materiali, documenti riservati.
• Condizioni di lavoro: Ambiente ed eventuali rischi.

Metodi comuni per la raccolta dati

1. Osservazione Diretta

Effettuata osservando l'occupante durante l'esercizio delle sue funzioni. Ideale per lavori semplici e di routine.

• Vantaggi: Affidabilità dei dati; non interrompe il lavoro.
• Svantaggi: Costo elevato in termini di tempo; non adatto a cariche complesse.

2. Questionario

I dipendenti compilano moduli strutturati o aperti.

• Vantaggi: Economico; copre molte persone contemporaneamente.
• Svantaggi: Richiede pianificazione accurata; rischio di risposte superficiali.

3. Intervista

Approccio flessibile e produttivo per scambiare informazioni e chiarire dubbi.

• Individuale: Con ogni dipendente.
• Collettiva: Con gruppi che svolgono le stesse mansioni.
• Con supervisori: Per ottenere una visione gestionale della posizione.

4. Metodi Misti e Diari

Combinazioni di questionari, interviste e osservazioni per massimizzare la precisione. Il Metodo Blog/Diario prevede che il lavoratore registri quotidianamente le proprie attività.

Fasi dell'Analisi delle Cariche

1. Pianificazione: Sviluppo della struttura, scelta dei metodi e dei fattori di specificazione.
2. Preparazione: Reclutamento e formazione degli analisti, preparazione dei materiali e dell'ambiente.
3. Attuazione: Raccolta dati, redazione dell'analisi e presentazione del progetto finale per l'approvazione.

Conclusione

La descrizione e l'analisi delle cariche rappresentano il fondamento di ogni attività di Gestione delle Risorse Umane (ARH). Contribuiscono al reclutamento, alla selezione, alla formazione, all'amministrazione dei salari e alla sicurezza sul lavoro. È una responsabilità di linea supportata da una funzione di staff.