Analisi e Progettazione delle Posizioni Lavorative: Metodi e Vantaggi per l'Organizzazione

Il concetto di **posizione** nell'organigramma definisce il **livello gerarchico**, i **subordinati**, i **collaboratori** e il **reparto o divisione** in cui si trova. Per questo motivo, le posizioni sono rappresentate da **rettangoli** nell'organigramma, ciascuna con due terminali di comunicazione: quello **superiore**, che collega alla sede e ne imposta la subordinazione, e quello **inferiore**, che collega agli uffici sottostanti e ne definisce i subordinati. Sotto il **prisma orizzontale**, ogni posizione è abbinata ad altre posizioni con lo stesso livello, che generalmente ricevono un titolo equivalente (come amministratori, dirigenti, capi, operatori, ecc.). Sotto il **prisma verticale**, ogni posizione è inclusa in un'area, reparto, divisione o unità di business. L'organigramma è quindi composto da posizioni. Esse sono intenzionalmente **progettate**, **definite** e **stabilite** all'interno di una certa razionalità: la ricerca dell'**efficienza organizzativa**. In realtà, le posizioni sono il mezzo con cui l'azienda **assegna** e **utilizza** le proprie risorse per raggiungere gli **obiettivi organizzativi** attraverso strategie determinate. D'altra parte, le posizioni sono il mezzo attraverso cui le persone svolgono i loro compiti all'interno dell'organizzazione per raggiungere determinati **obiettivi individuali**. In breve, le posizioni sono il **legame** tra l'organizzazione e le persone che vi lavorano.

Progettazione delle Posizioni

La **progettazione delle posizioni** è la specificazione di contenuti, metodi di lavoro e relazioni con altre posizioni per soddisfare i requisiti **tecnologici**, **organizzativi** e **sociali**.

Arricchimento delle Posizioni

L'**arricchimento delle posizioni** significa la **riorganizzazione** e l'**ampliamento** del contenuto di una posizione per favorire l'adattamento degli occupanti, aumentando la loro soddisfazione attraverso l'aggiunta di **varietà**, **autonomia**, un **significato del compito** e l'**identità con i compiti**. L'arricchimento delle mansioni può essere **orizzontale** o **verticale**.

Arricchimento Verticale

L'**arricchimento verticale** aggiunge compiti più complessi, spesso di natura amministrativa o gestionale, quali la **pianificazione**, l'**organizzazione** e il **controllo**. Allo stesso tempo, trasferisce ad altre posizioni mansioni di livello inferiore più semplici.

Arricchimento Orizzontale (o Laterale)

L'**arricchimento orizzontale** (o laterale) aggiunge varie mansioni con la stessa complessità dei compiti attuali, mentre trasferisce ad altre posizioni allo stesso livello alcune operazioni in corso.

L'arricchimento verticale ricerca attività più complesse e maggiori responsabilità, mentre l'arricchimento orizzontale ricerca una gamma di pari complessità e responsabilità.

Vantaggi dell'Arricchimento delle Posizioni

• **Elevata motivazione** al lavoro.
• **Alta qualità** delle prestazioni lavorative.
• **Grande soddisfazione** lavorativa.
• **Riduzione dell'assenteismo** e del **turnover**.

Descrizione e Analisi delle Posizioni

La **descrizione** e l'**analisi delle posizioni** rientrano nella responsabilità della linea e della funzione del personale. In altre parole, la responsabilità per le informazioni sulle posizioni spetta al manager di linea, che può avvalersi di servizi di consulenza interna o della responsabilità di specialisti HR.

Descrizione del Lavoro

Definisce **cosa** fa l'occupante, **quando** lo fa, **dove** e **perché** lo fa. Il formato comune di una descrizione del lavoro comprende la **qualifica**, una breve **sintesi delle attività** da svolgere e le **responsabilità principali** della posizione. Spesso include anche i **rapporti di comunicazione** con altre posizioni.

Una volta completata la descrizione, si procede all'**analisi del lavoro**. Questa copre gli aspetti del lavoro, ovvero quali requisiti l'occupante deve possedere per svolgere il compito.

Analisi delle Posizioni

Significa dettagliare ciò che il lavoro richiede ai suoi occupanti in termini di **conoscenze**, **competenze** e **abilità** per poterlo eseguire correttamente. L'analisi viene effettuata a partire dalla descrizione del lavoro.

Anche se strettamente legati, la differenza è che mentre le **descrizioni delle mansioni** si concentrano sul **contenuto del posto** (cosa fa l'occupante, quando lo fa, come lo fa e perché lo fa), l'**analisi del lavoro** cerca di determinare i **requisiti fisici e mentali** che l'occupante deve possedere, le **responsabilità** che il lavoro richiede e le **condizioni** in cui il lavoro deve essere svolto.

Metodi di Raccolta Dati per l'Analisi delle Posizioni

Esistono tre metodi principali per ottenere i dati relativi al lavoro: **interviste**, **questionari** e **osservazione**.

Metodo dell'Intervista

• **Interviste individuali**: con ogni dipendente.
• **Interviste di gruppo**: con gruppi di dipendenti che occupano la stessa posizione. Utilizzato quando c'è un gran numero di occupanti nella stessa posizione (es. cassieri di banca, operatori di macchine simili, impiegati, commessi, ecc.).
• **Interviste con il supervisore**: con chi conosce le posizioni da analizzare.

Metodo del Questionario

In pratica, il questionario segue lo stesso schema dell'intervista, con la differenza che viene compilato dall'occupante della posizione, dal suo supervisore o da entrambi. Il vantaggio principale del questionario è che può fornire un modo **veloce ed efficiente** per raccogliere informazioni da un gran numero di dipendenti. Il suo **costo di esercizio** è inferiore a quello del colloquio. Inoltre, non richiede una pianificazione e tempi di preparazione complessi, né test preliminari.

Metodo dell'Osservazione

Consiste nell'**osservazione diretta** di ciò che l'occupante sta facendo. Si applica a posizioni **semplici**, di **routine** e **ripetitive**, come operatori di catena di montaggio, operatori di macchine, impiegati, ecc. È comune combinare l'osservazione con un questionario da compilare da parte dell'osservatore per garantire la copertura di tutte le informazioni necessarie.

Fasi del Processo di Analisi del Lavoro

Il processo di analisi del lavoro prevede **sei fasi**:

1. Fase 1: Esaminare l'organizzazione e la struttura di ogni posizione.
2. Fase 2: Definire le informazioni richieste dall'analisi del lavoro.
3. Fase 3: Selezionare le posizioni da analizzare.
4. Fase 4: Raccogliere i dati necessari per l'analisi delle posizioni.
5. Fase 5: Preparare le descrizioni delle mansioni.
6. Fase 6: Preparare le specifiche del lavoro.

Utilizzo delle Informazioni dall'Analisi del Lavoro

Le informazioni ottenute dalle fasi 1 a 6 possono essere utilizzate per:

• Pianificazione delle Risorse Umane (HR Planning)
• Progettazione delle posizioni
• Reclutamento e selezione
• Formazione
• Valutazione delle prestazioni (Performance Evaluation)
• Compensazione e benefici
• Valutazione dei risultati

Il processo deve considerare che l'organizzazione non è un'entità statica e immutabile nel tempo, ma è in **continuo cambiamento** e **dinamica**. Le posizioni devono essere costantemente **descritte**, **analizzate** e **ridisegnate** per stare al passo con i cambiamenti nell'organizzazione e nei loro contenuti.