Caratteristiche ed elementi essenziali del controllo interno aziendale

Descrivere le caratteristiche di un sistema di controllo interno

Salvaguardia delle attività: protezione fisica (furto, danneggiamento, ecc.) e contabile (errori, omissioni, frodi, ecc.).

Lo scopo è di assicurare l'accuratezza e l'affidabilità delle transazioni contabili e finanziarie, nonché di promuovere l'efficienza operativa. Si deve perseguire una maggiore efficienza nell'impiego delle risorse aziendali (materiali, umane, finanziarie) nello svolgimento delle loro attività, in modo efficiente.

Il sistema di controllo interno deve inoltre incoraggiare il rispetto della politica di gestione. È importante stabilire un buon sistema di motivazione e integrazione del personale, che favorisca l'identificazione con le decisioni di gestione.

Elenca e spiega almeno i più comuni elementi interni di controllo

I minimi elementi di controllo interno comprendono:

• Piano di organizzazione: definisce e delimita le responsabilità, la separazione dei compiti e il coordinamento. Un buon sistema di controllo interno dovrebbe basarsi sul principio che ogni persona ha responsabilità chiare e ben definite, protette al fine di svolgere correttamente le proprie funzioni.

• Pianificazione strategica e budget: determinano gli obiettivi aziendali e i budget in termini quantificabili. Gli scostamenti tra risultati effettivi e previsti devono essere analizzati e, se necessario, il bilancio deve essere modificato e/o gli obiettivi riformulati.

• Sistema di registrazione e procedure di autorizzazione: le autorizzazioni devono essere disciplinate da procedure operative scritte. La contabilità deve prevedere piani di responsabilità che facilitino lo sviluppo delle attività e il controllo delle stesse.

• Registrazioni operative e supporti informatici: le registrazioni delle operazioni devono essere effettuate con mezzi adeguati (archivi cartacei o file elettronici) garantendo la separazione tra le funzioni di autorizzazione e quelle di registrazione.

• Canali informativi: un canale informativo utile e periodico verso l'alto favorisce l'esercizio del processo decisionale nel momento opportuno. Questo canale si realizza tramite report o relazioni delle sezioni o aree responsabili verso la direzione.

• Personale qualificato, motivazione e formazione: un efficiente sistema di controllo interno sarebbe compromesso senza il fattore umano qualificato, che si identifica con la politica aziendale, è motivato e viene incentivato con promozioni, incentivi e piani di formazione e miglioramento continuo.

Descrivere brevemente metodi di analisi e valutazione del sistema di controllo interno

I principali metodi per l'analisi e la valutazione sono:

• Sistema descrittivo: invio di un resoconto dettagliato e spiegazione delle caratteristiche del sistema oggetto di valutazione: le operazioni che vengono eseguite, le sezioni o i dipartimenti in cui si verificano, il responsabile per ogni area, il supporto documentale, il file system, la contabilità, i questionari, ecc.

• Sistema a questionario: il metodo tradizionale è costituito da una batteria di domande relative alla zona di lavoro da sottoporre a verifica, e da standard generali che devono essere adeguati alle caratteristiche specifiche dell'attività (industria, commercio, servizi, ecc.).

• Diagrammi di flusso: rappresentazione dei circuiti operativi tracciati in un sistema di controllo, basata sul movimento cronologico di documenti e registrazioni.

Nota: tutti questi metodi possono essere combinati per ottenere una valutazione più completa e accurata del sistema di controllo interno.