Classificazione e Sviluppo dei Sistemi Informativi Aziendali

Sistemi di Classificazione Aziendale

I sistemi aziendali possono essere classificati in tre macro-aree:

1. Sistema Produttivo
2. Sistema di Vendita
3. Sistema di Amministrazione e Finanza

1. Sistema Produttivo

Questo sistema è destinato a gestire e controllare tutte le operazioni generate nel processo produttivo di un'azienda di produzione o la prestazione di servizi in un processo di business. Le funzioni principali sono la pianificazione della produzione, la programmazione, il controllo delle materie prime, il controllo dei costi e della produzione.

2. Sistema di Vendita

Il Sistema di Vendita si basa sull'attività di business. Le funzioni principali sono la fatturazione e la riscossione, il controllo del canale di distribuzione e la commercializzazione.

Fatturazione e Riscossione

Fatturazione:

• Controllo del prezzo di ogni prodotto.
• Classificazione delle merci per gruppi e sottogruppi.
• Emissione di bilanci.
• Definizione dei termini di pagamento.
• Controllo degli ordini dei clienti.
• Rilascio di polizze, ordini e incassi.

Riscossione:

• Registrazione dei crediti.
• Registrazione di cancellazione parziale o totale.
• Dati relativi ai processi di raccolta.
• Calcolo delle tariffe dei venditori.
• Analisi di raccolta.
• Redazione di lettere di addebito e di credito.

3. Sistema di Amministrazione e Finanza

Questo sistema è rappresentato da tutti i processi derivanti dalle applicazioni. Queste due aree includono: gestione degli investimenti, conti da pagare, acquisti, immobilizzazioni, rimanenze, banche, risorse umane e contabilità.

Ciclo di Vita e Sviluppo dei Sistemi

L'analisi dei sistemi di attività viene utilizzata per la decomposizione e la spiegazione di un sistema informativo.

I passi che possono essere identificati nel ciclo di vita e nello sviluppo dei sistemi sono:

1. Analisi Preliminare
2. Definizione dei Requisiti
3. Progettazione e Sviluppo del Sistema
4. Impianto del Sistema
5. Scadenza e Manutenzione del Sistema

Dettaglio delle Fasi

1. Analisi Preliminare

È il risultato della comparsa di un problema o di requisiti espressi da qualsiasi utente o gruppo di utenti in azienda.

2. Definizione dei Requisiti

Consiste nel determinare le esigenze e gli obiettivi del sistema.

3. Progettazione e Sviluppo del Sistema

Precisa la logica, la forma e il modo in cui il sistema deve funzionare e il rapporto tra i vari componenti.

4. Impianto del Sistema

La messa in opera può avvenire tramite tre strategie:

• Strategia Pilota (Collaudatore): Avviare il sistema in una singola unità della società.
• Esecuzione in Parallelo: Il vecchio sistema e il nuovo sistema sono in funzione per un determinato periodo, dopodiché il nuovo sistema sostituisce il precedente.
• Installazione Immediata: Il nuovo sistema viene attivato immediatamente e il vecchio sistema viene messo fuori servizio.

5. Scadenza e Manutenzione del Sistema

Le modifiche minori sono le operazioni di mantenimento del sistema.

Tipologie di Sistemi

Sistema Amministrativo

La sua funzione principale è contribuire al sostegno delle decisioni di gestione, guidare le operazioni aziendali e soddisfare gli obiettivi prefissati.

Sistemi Integrati

I Sistemi Integrati permettono la condivisione delle informazioni tra due o più sistemi. Si articola nelle seguenti fasi:

1. Definizione dei Parametri
2. Acquisizione di Informazioni
3. Trasferimento delle Informazioni
4. Controlli sul Trasferimento

Dettaglio delle Fasi di Integrazione

1. Definizione dei Parametri

Viene data una definizione iniziale a un sistema da prendere in considerazione per le prestazioni. I parametri di integrazione definiscono il modo in cui i dati passano da un sistema all'altro.

2. Acquisizione di Informazioni

Tempo in cui le operazioni vengono trasferite da un sistema a un altro.

3. Trasferimento delle Informazioni

Viene avviato automaticamente o da un utente.

4. Controlli sul Trasferimento

È un sistema integrato per l'identificazione che può variare se il trasferimento è immediato o avviene alla fine del periodo.

Sistemi Non Integrati e Ausiliari

Sistema Non Integrato

Le informazioni vengono trasferite alla fine di un periodo di tempo definito.

Sistemi Ausiliari

Gestiscono operativamente tutte le transazioni commerciali.

Elementi e Obiettivi del Sistema Contabile

Elementi di un Sistema Contabile

• Componenti hardware per la trasformazione.
• Software o programmi.
• Risorse umane.
• Politiche e principi contabili adottati dalla Società.

Obiettivi Principali dell'Analisi

1. Garantire l'integrità dei dati.
2. Corretta registrazione e trattamento delle operazioni.
3. Presentazione affidabile delle informazioni finanziarie.
4. Garantire la tempestività nella presentazione delle informazioni.

Spiegazione degli Obiettivi

1. Integrità dei Dati: Stabilisce che tutte le operazioni devono essere registrate.

2. Corretta Registrazione: Le operazioni devono essere eseguite in conformità delle norme e delle procedure adottate dalla Direzione.

3. Affidabilità: Il bilancio deve avere un livello minimo di fiducia nei dati presentati e nella loro motivazione.

4. Tempestività: Le informazioni devono essere generate e presentate come uno strumento per decisioni tempestive.

Aree di Analisi e Valutazione

Le aree di analisi includono: Area Tecnologica, programmi software e criteri di valutazione relativi, e Struttura Organizzativa.

Analisi dei Programmi e del Software

L'analisi dei programmi e del software relativo dovrebbe coprire i seguenti obiettivi:

• Documentare i programmi che processano le informazioni contabili.
• Verificare che la metodologia di analisi e sviluppo in ogni programma sia formalmente istituita.
• Verificare l'esistenza di piste di controllo (audit trails).
• Verificare l'esistenza di una metodologia di valutazione e selezione del software da parte dell'alta dirigenza.
• Verificare l'esistenza di controlli che permettano ai programmi di garantire l'integrità delle informazioni.
• Verificare l'esistenza di politiche definite per il trattamento dei dati.

Definizioni Chiave

Politica

Azioni per lo sviluppo, la progettazione, l'attuazione e la valutazione delle decisioni.

Principi Contabili

Tutte le attività regolamentate relative alla contabilità, al trattamento, alla sintesi e alla presentazione delle operazioni finanziarie.

Esempi di Principi e Politiche Contabili

• La presentazione di denunce e sugli ammortamenti dei risconti attivi.
• Capitalizzazione delle immobilizzazioni.
• Gli ammortamenti delle immobilizzazioni materiali e immateriali rispettivamente.
• Metodi di valutazione degli investimenti.
• Politica per la registrazione delle disposizioni per crediti inesigibili e gli inventari.
• Politiche contabili per il consolidamento del bilancio.
• Politica per il calcolo e la registrazione dei ratei e delle riserve.

Struttura Organizzativa

La struttura organizzativa è la modalità adottata dalla società per svolgere le sue funzioni.

Problemi da Considerare nella Struttura Organizzativa

Devono essere presi in considerazione i seguenti aspetti:

• Esistenza di un grado minimo di competenza.
• Delimitazione della struttura organizzativa.
• Definizione delle operazioni per ciascuno dei settori.
• Rispetto dei livelli gerarchici stabiliti.
• Grado di conoscenza della struttura e del suo significato a livello operativo.

Classificazione delle Imprese

Le imprese possono essere classificate in base a diversi criteri:

Secondo l'Attività:

• Agricoltura, minerarie, industriali e servizi commerciali.

Secondo le Dimensioni:

• Piccola, media e grande.

Secondo l'Origine del Capitale:

• Privato, ufficiale e misto.

Secondo il Numero dei Proprietari:

• Individuali e aziendali.

La società (o gruppo aziendale) è un insieme di aziende che sono potenzialmente autonome, ma che condividono un centro decisionale comune.