Comunicazione Efficace in Azienda: Strategie e Tecniche

Comunicazione in Business

L'importanza della comunicazione d'impresa

Nei luoghi di lavoro vi è un costante bisogno di comunicazione tra persone dello stesso ambiente. A questo proposito, un problema importante che devono affrontare molte aziende oggi è la mancanza di comunicazione o l'uso improprio delle sue tecniche, che ha portato ad un crescente interesse nei processi di comunicazione interpersonale, negli ultimi anni.

La presente comunicazione si basa sul continuo flusso di informazioni necessarie per una funzione aziendale. Per ottenere ciò, la comunicazione dovrebbe essere efficace.

Oggi le imprese ritengono che un buon lavoratore non solo deve avere una conoscenza certa, ma è anche necessario sviluppare la resilienza e il rispetto nel loro ambiente di lavoro. Ogni volta che si lavora meglio insieme, la persona che sa come comunicare più facilmente trova un lavoro, rimane in esso e costruisce il proprio business.

Tipi di comunicazione

Esistono due tipi principali di comunicazione: la comunicazione interna, che si instaura tra i lavoratori di un'impresa, cioè che si verifica all'interno di una comunicazione aziendale, e la comunicazione esterna, che si stabilisce tra l'azienda e il suo ambiente.

A sua volta, la comunicazione interna di una società può essere:

Verticale o gerarchica:

a) Comunicazione verso l'alto. È quella che proviene dai dipendenti ed è rivolta ai manager.

Le aziende sono sempre più consapevoli dell'importanza di questo tipo di comunicazione, che permette di conoscere le idee, i problemi, i suggerimenti o i reclami da parte dei dipendenti, e questi a loro volta, sono motivati ed integrati, in modo da favorire un buon ambiente di lavoro.

Tuttavia, nonostante questi vantaggi, la comunicazione verso l'alto è meno comune nei luoghi di lavoro.

Questo tipo di comunicazione è veicolata attraverso indagini, relazioni, urne, incontri, interviste, consigli, ecc.

b) Comunicazione verso il basso. È la parte di manager e dipendenti ed è indirizzata.

È usata per motivare, coordinare e informare i dipendenti del compito da svolgere, gli obiettivi e le politiche aziendali, la valutazione del lavoro, le attività, i servizi e i benefici offerti dalla società, la situazione economica, ecc.

Questa informazione appare negli opuscoli di benvenuto, lettere, mail, newsletter interne, giornale della società, ordini, riunioni, ecc.

È più comune della comunicazione verso l'alto ed è la più studiata e organizzata in gran parte delle aziende.

Orizzontale

È la trasmissione di informazioni tra persone dello stesso livello gerarchico, o che si verifica tra le persone che rimangono ad un livello diverso, non hanno dipendenza diretta e sono in diversi reparti.

È la più diretta e sincera, e anche in molte occasioni in modo spontaneo.

Formale e informale

La comunicazione formale è la creazione di una società in modo strutturato, tenendo cioè conto della gerarchia in una società.

Al contrario, la comunicazione informale sorge spontanea attraverso le relazioni interpersonali e dei livelli gerarchici superiori (che si verificano al momento del caffè, i pasti, in un gioco di carte in una competizione sportiva, corsi di formazione, ecc.).

La comunicazione informale ha un certo numero di funzioni:

• Fornisce informazioni che non sono state trasmesse attraverso i canali ufficiali.
• Si diffonde rapidamente.
• Provoca una soddisfazione sociale importante nel mondo del lavoro della società a verificarsi spontaneamente.
• Dà personalità alla cultura di un'organizzazione.
• Contribuisce a formare gruppi con idee, valori o atteggiamenti simili.

Questo tipo di comunicazione dà luogo a voci che a volte distorcono il messaggio originale. Entrambi i tipi di comunicazione (formali e informali) sono complementari e necessarie in una società.

Le difficoltà e gli ostacoli nella comunicazione

Gli ostacoli o le barriere alla comunicazione possono essere di diversi tipi: fisici, psicologici e semantici.

a) Le barriere fisiche sono interferenze per l'ambiente e la comunicazione di blocco: rumore, scarsa illuminazione, ecc.

b) Gli ostacoli semantici: non sono ben chiari quando l', i simboli di lingua o il lessico utilizzato.

In questo senso, per rendere la comunicazione efficace, è necessario utilizzare un linguaggio semplice, accessibile al ricevitore, e garantire che vi sia un sovraccarico di informazioni.

c) Le barriere psicologiche, tali barriere possono venire per ragioni diverse date:

• Diverse interpretazioni o modi di percepire le cose ogni persona.
• Lo stato emotivo influenza di una persona più o meno nel loro ambiente di lavoro.
• La personalità di un dipendente e il suo modo di esprimere un parere, riguarda anche la comunicazione.
• Le idee che una persona ha su qualsiasi argomento per qualsiasi esperienza precedente, che consente di capire il vostro senso, ma potrebbe non essere corretto.
• La posizione gerarchica all'interno della struttura aziendale. Quindi, normalmente non riceve un messaggio nella stessa maniera sia che provenga da un superiore o di un pari che svolge le stesse funzioni come noi.

Reti di Comunicazione

Conosciute come strutture di comunicazione, le reti sono in grado di creare una società per far circolare le informazioni fino a raggiungere il suo obiettivo. Dalla loro scelta dipende in misura maggiore o minore attraverso renderlo arriva al momento giusto e persona giusta.

Le principali reti di comunicazione formale sono:

a) Rete a catena: stabilire una comunicazione con la persona che è accanto e le informazioni cadono rapidamente, interrompendo quando qualcuno si ferma l'informazione. Si tratta di una rete di comunicazione basata sulla gerarchia esistente in azienda. Esempio: il Direttore, il Worker, il Comando Intermedio.

b) Rete a stella, caratterizzata dal fatto che una sola persona coordina la comunicazione tra di loro e, di solito, è chi detiene la gerarchia di potere. Così, le informazioni sono centralizzate.

c) Rete a Y: in questo caso ci sono due leader che coordinano e centralizzano la comunicazione d'impresa, il conflitto può sorgere tra loro. Questo vale, per esempio, al Comitato economico e finanziario di gestione di una società in cui il capo contabile e il capo della quota del Tesoro condividono lo stesso personale (ragionieri e amministratori).

d) Cerchio rosso: in questo tipo di flussi di comunicazione in rete tra loro e nessuno è escluso e senza l'imposizione di ruoli gerarchici tra di loro. Questo tipo di rete è molto diffusa nelle cooperative.

e) Rete in diversi modi: si è caratterizzato come tutte le persone comunicano tra loro, ottenendo un alto grado di soddisfazione. Un esempio di questo tipo di rete è stabilire una società mediante il telefono interno.

Accanto a queste reti di comunicazione formale, ci sono anche le reti informali di comunicazione che nascono nella società spontaneamente, come risultato di relazioni sociali che si verificano sul posto di lavoro, e rafforzare i canali stabiliti formale.

Le reti di comunicazione informale, tuttavia, possono condurre a voci di corridoio, pettegolezzi, disturbi nella trasmissione, ecc.

Le tecniche di comunicazione scritta

La comunicazione scritta per essere efficace, deve soddisfare le seguenti condizioni:

• Chiarezza. La lettera dovrebbe essere semplice, causando una sola interpretazione.
• Brevità. Nella formulazione di un documento deve essere sintetico.
• Grammatica corretta.
• Presentazione. Ci preoccupiamo per la qualità e il formato del, carta design, carattere, margini, qualità di stampa e di evitare macchie e borchie.

Secondo le informazioni da trasmettere nelle aziende, ci sono diversi tipi di documenti: contratto di lavoro, nota interna, ordine di lavoro, relazione, istanza, minuti, opuscoli, giornali, business e comunicazione, manifesti, lettere (personali, commercio circolare ufficiale, ecc.)

Gruppi e Laboratori

Elementi di una riunione di lavoro

Un incontro di successo dipende in gran parte da una buona preparazione delle sessioni, una valutazione corretta del tempo, dello spazio fisico, il numero di partecipanti e il corretto esercizio delle funzioni da parte del direttore della riunione.

A questo proposito, un laboratorio è costituito dai seguenti elementi:

• I soggetti: le persone coinvolte nella riunione, che è, chi convoca e presiede la riunione e coloro che vengono ad esso.
• Il soggetto: il motivo per cui la riunione è organizzata. La persona di convocazione deve essere ben chiaro l'obiettivo perseguito. Ciò contribuirà a preparare l'incontro strategia.
• Tempo: quando ci si riferisce a questo elemento si parla tanto del tempo o la data in cui è convocato l'incontro e la quantità di tempo che stiamo usando in essa.
• Il luogo: lo spazio fisico in cui la riunione è. Quando si sceglie il luogo della riunione dovranno valutare la distanza dei partecipanti al luogo di incontro e le condizioni di spazio fisico scelto, come ad esempio l'ampiezza, la luce e disposizione della stanza.

Organizzazione di un incontro

L'organizzazione e la conduzione di un incontro attraverso una serie di fasi:

• Pianificazione dell'incontro: è quello di prendere la decisione se l'incontro, e se impostato gli stessi obiettivi.
• Preparazione della riunione: è mettere a punto il programma di lavoro o preparare l'agenda per la riunione vogliamo celebrare, comunicare la data e l'ora dello svolgimento della stessa, per raccogliere tutte le informazioni necessarie e ottenere di persone che sarà presente ad esso, determinare il luogo in cui tenere la riunione e specificare la lunghezza avrete.
• Sviluppo della riunione: è l'esposizione e trovare soluzioni a problemi o materie da trattare, così come per ottenere conclusioni definitive su questi temi.
• Sintesi, la registrazione e la valutazione della riunione: una volta l'incontro ha concluso ci sarà una sintesi di tutto quanto previsto nel medesimo ordine di valutare se sia o non ha raggiunto l'obiettivo. Infine, preparare una relazione che rispecchierà le decisioni prese e le possibili soluzioni da adottare.

Psicologia dei partecipanti a una riunione

La personalità influenza in modo significativo il comportamento delle persone in una riunione.

Gli atteggiamenti che possono presentare i partecipanti alla riunione possono essere raggruppati in tre grandi gruppi:

• Volontà di partecipare attivamente alla riunione. Sono quei lavoratori che cercano di mostrare le loro conoscenze in materia da trattare e, a volte, possono essere molto utili perché forniscono informazioni interessanti. I partecipanti stanno anche discutendo le opinioni espresse da altri. Questo gruppo di persone che tendono a frenare le riunioni, in modo che il moderatore avrà bisogno di controllare il vostro intervento. Infine, ma include anche i partecipanti che hanno un atteggiamento positivo e un alto grado di empatia con gli altri partecipanti, che favorisce lo sviluppo della riunione.
• Un atteggiamento passivo durante la riunione. Questo gruppo comprende quelle persone la cui timidezza e insicurezza non esprimono le loro opinioni. Il moderatore dell'incontro è andando a cercare di coinvolgerli direttamente attraverso qualsiasi problema. Inoltre rientrano in questo gruppo di persone senza timidezza tendono a sfuggire alle riunioni da parte di distrazione o noia.
• Atteggiamento negativo nei confronti di una riunione. Incluso in questo gruppo di persone che cercano sempre di ottenere il massimo della riunione, senza tener conto delle esigenze degli altri. Inoltre sono incluse le persone che desiderano essere ascoltati, anche se hanno ripetutamente espresso le loro opinioni, e quelli che pensano che le riunioni sono superflui e inutili.

Gruppi di lavoro

Classificazione

Possiamo distinguere diversi gruppi di lavoro basato su diversi criteri:

1º. Secondo la sua dimensione temporale:

• Permanente. Essi sono incaricati di svolgere lavori di routine della società.
• Temporaneo. Essi sono responsabili di attività temporanee. durata limitata e una volta sciolto il suo lavoro.

2º. Secondo il suo carattere formale o no:

• Gruppi di lavoro formali. Intese a conseguire gli obiettivi della società e parte del piano della stessa, cioè sono forniti dalla società per raggiungere i suoi obiettivi.
• Gruppi di lavoro informali. Le relazioni si basano sulle segnalazioni spontanee e orientato alla soddisfazione dei bisogni personali e sociali dei propri elettori.

3º. Dato lo scopo per cui sono stati creati:

• Pannelli on-correlati obiettivi di produzione
• Gruppi per organizzare i compiti
• Gruppi impegnati nella risoluzione di conflitti o gruppi negoziali
• Gruppi dedicati per risolvere specifici problemi che possono sorgere all'interno della società

4º. In risposta al loro rango:

• gruppi di carattere verticale (gruppi di manager, un gruppo di dirigenti e quadri e gruppi formati da dipendenti)
• gruppi orizzontali (gruppi di consulenza nel prendere decisioni e gruppi che svolgono servizi specializzati)

Le funzioni dei gruppi di lavoro

I gruppi di lavoro hanno le seguenti funzioni in una società:

• Consentire una maggiore efficienza nella soluzione dei problemi e il processo decisionale all'interno della società.
• Permettere una migliore gestione, controllo e supervisione del lavoro.
• Consentire un maggior coordinamento e di collegamento tra le diverse unità e dipartimenti di un'azienda.
• Dare nella generazione di nuove idee.
• Facilitare l'elaborazione e la trasmissione delle informazioni.
• Contribuire a una maggiore partecipazione e maggiore impegno dei dipendenti in relazione agli obiettivi di business.
• Consentono una migliore individuazione e analisi dei problemi che possono sorgere o possono sorgere in azienda.
• Produrre la soddisfazione di certi bisogni sociali e personali dei suoi membri.

Tecniche per le dinamiche di gruppo

Ci sono diverse tecniche per favorire la partecipazione e promuovere la formazione di gruppi di lavoro:

• Teatro o di ruolo. Consiste drammatizzare o rappresentare una situazione che può verificarsi nella realtà, in modo che i membri del gruppo assumono ruoli diversi in questo caso.

E 'utilizzato sul posto di lavoro per risolvere situazioni di conflitto e di ascoltare, dei sentimenti opinioni e le reazioni di ciascuno dei membri del gruppo in tali situazioni.

• Brainstorming o brain storming. Questa tecnica è che i membri di gruppi definiti con assoluta libertà ogni idea che viene in mente su un tema o un problema con un moderatore. Lo scopo di questa tecnica è quello di fornire idee originali o di nuove soluzioni per situazioni o problemi che possono sorgere in azienda.

Successivamente, una giuria ha il compito di selezionare quelle idee che sono la qualità, l'originalità, il realismo, l'efficacia e può essere effettuata rapidamente.

Questa è una tecnica utile per risolvere i problemi che possono sorgere nella pratica e promuovere la creatività dei dipendenti.

• Casi di studio. Questa tecnica prevede l'analisi di una situazione reale che si presenta a un gruppo di lavoratori. Il caso è stato attribuito a ciascun membro del gruppo per lo studio individuale in un tempo prestabilito. Dopo l'analisi individuale la soluzione è studiata in gruppi di trarre conclusioni realistiche e applicabili a situazioni analoghe.
• Phillips 66. Si tratta di una tecnica che consiste nel dividere una task force in squadre di sei persone liberamente discutere di un argomento per sei minuti. Trascorso tale termine, i coordinatori di ogni squadra presenta i suoi risultati e trae una conclusione generale.

Questa tecnica è utile per l'ambiente di lavoro per individuare le idee per le attività, conoscendo il livello di soddisfazione dei componenti di un gruppo e valutare il lavoro fatto.

Per scegliere il più adatto ad ogni situazione deve prima analizzare i seguenti fattori:

• L'obiettivo proposto.
• La dimensione del gruppo.
• Il livello di maturità e caratteristiche dei membri del gruppo.

Negoziazione e Risoluzione dei Conflitti in Azienda

Concept

Il mondo del lavoro è una zona particolarmente soggetta a negoziazione, principalmente per due motivi:

• In primo luogo, dobbiamo tener presente che le aziende non sono statiche, ma sono costantemente in trasformazione (economiche, organizzative, tecniche e produttive). Queste modifiche, in molti casi può essere negoziato.
• D'altra parte, la nostra legge dà particolare importanza gli accordi raggiunti tra le parti sociali (contratti collettivi), che ha forza di legge.

Nel mondo degli affari sono negoziati molto frequente come un mezzo per portare le posizioni e risolvere le differenze tra lavoratori e datori di lavoro.

Parlando della trattativa deve sempre tener conto:

• L'intenzione di negoziare un accordo tra le parti negoziali.
• In qualsiasi trattativa c'è spesso un conflitto o controversia che porta le parti a sedersi e parlare per trovare una soluzione.
• Non si tratta di imporre soluzioni. E 'necessario lo scambio di una serie di offerte e controfferte finché si raggiunge un accordo, oppure decidere di sospendere o interrompere il processo di negoziazione da bloccare.

Componenti o elementi del processo negoziale: soggetto, oggetto e l'accordo

a) Soggetti della negoziazione. Il soggetto è chiamato di negoziazione a due o più persone che hanno incontrato o posizioni diverse su un tema o un argomento che li riguarda.

Queste persone possono difendere se stessi oi propri interessi rappresentati. Così, è molto comune nei negoziati che le persone coinvolte non si occupano direttamente, ma attraverso un paio di delegati o rappresentanti.

Questa delega o rappresentanza è duplice: che i negoziati siano più fluidi e che le probabilità di successo sono maggiori se coinvolte nella negoziazione con l'esperienza in questo campo.

b) L'oggetto della trattativa. È il conflitto (il tema o il problema) su cui dovrebbero decidere le parti coinvolte nei negoziati.

c) L'accordo. È il risultato che è raggiunto alla fine del processo di negoziazione. L'accordo presuppone che le parti hanno raggiunto una soluzione reciprocamente accettabile.

Così, i negoziati possano concludere le parti hanno raggiunto un accordo, o perché ci sono differenze insormontabili tra le posizioni delle parti.

Aspetti da considerare all'inizio di un negoziato

a) Sulla strada, è necessario tener conto:

• Dovrebbe negoziare con coloro che hanno capacità di decidere in materia di negoziazione.
• E 'importante prendersi il tempo sia per preparare il processo negoziale per prendere decisioni.
• E 'anche importante creare un clima di fiducia favorevole al negoziato.

b) Nel merito, si deve tener conto:

• Necessità di essere chiari sullo scopo della trattativa.
• Ogni parte dovrebbe chiarire la sua posizione e distinguere gli obiettivi essenziali di coloro che possono o è disposto a rassegnare le dimissioni.
• È necessario che il processo negoziale per avere successo, ciascun partito fa alcune concessioni.
• Dovrebbe essere flessibile, alla ricerca di accordi che beneficiano entrambe le parti.
• E 'necessario raccogliere informazioni su cui l'altra parte, quindi, in grado di anticipare la loro posizione (bisogni, le debolezze, i dati che può gestire e che cosa era disposto a dare).
• La cosa importante è l'accordo che si può ottenere, quindi dovrebbe essere evitato in cerca di confronto personale con l'altra parte.

Le fasi di un processo di negoziazione

Le fasi attraverso cui passa attraverso una negoziazione sono:

1. Fase di preparazione del negoziato. In questa fase l'obiettivo dovrebbe essere analizzato vogliamo realizzare, nonché la loro fattibilità e di possibile difficoltà, il mezzo con cui noi, l'altra parte del tavolo dei negoziati e la strategia per il futuro.
2. Fase alle parti. Questa fase ha luogo una volta che il dialogo tra le parti. In questa fase, ogni partito presenta la sua posizione, che ci aiuta a capire l'altra parte e di note sui loro obiettivi, interessi e significa che potete usare.
3. Discussione fase. Una volta che ogni parte ha presentato la sua posizione cercherà di portare gli obiettivi di ciascuno. In questa fase le parti a scambiare opinioni, idee e informazioni.
4. Fase di ricerca di un accordo. In questa fase le parti tentano di conciliare le loro posizioni per raggiungere un accordo contenente, almeno in parte, gli obiettivi e gli interessi di ciascuno.
5. Fase di chiusura dei negoziati. In questa fase vengono prese le decisioni per l'adozione o meno di un accordo.