Comunicazione Efficace, Selezione Personale e Ruoli di Team in Organizzazione

Comunicazione

Concept: È un processo dinamico in cui due o più persone si scambiano informazioni, conoscenze e sentimenti. Attraverso un messaggio, il ricevitore attende una risposta. È necessario che il messaggio venga ricevuto e capito dal ricevente come desiderato dall'emittente.

Background: Egli è colui che trasmette le idee in una sola direzione, cioè unilateralmente. Il trasmettitore invia un messaggio al destinatario senza attendere la reazione o di risposta (solo andata).

Comunicazione: Processo bilaterale di scambio di informazioni e la comprensione tra almeno due persone o gruppi di persone (bidirezionale).

Consigli per un feedback efficace:

• Immediato.
• Messa a fuoco su specifici comportamenti.
• Rapporto Sì/No più desiderabile.
• Feedback positivi produce risultati migliori.
• Feedback negativo: Dirigere comportamenti che il ricevitore può controllare.
• Non verbali e verbali insieme ed essere coerenti.
• Inviare feedback impersonale.
• Orientato all'obiettivo.

Funzioni di comunicazione:

• Controllo: La comunicazione formale e informale controlla i comportamenti delle persone nelle organizzazioni.
• Motivazione: Una chiara comunicazione dice ai dipendenti cosa fare, quanto bene e come migliorare le prestazioni.
• Espressione emotiva: Attraverso la comunicazione, i membri del gruppo esprimono frustrazioni e soddisfazioni.
• Informazione: Individui e gruppi di lavoro hanno bisogno di informazioni per prendere decisioni o svolgere un lavoro.

Ascolto Attivo

Requisiti:

• Ascoltare con attenzione (intensamente).
• Sviluppare empatia per quello che è stato detto.
• Accettare quello che si sente oggettivamente, senza giudicare il contenuto.
• Assumersi la responsabilità di cogliere tutto il significato di ciò che comunica.

Tecniche:

• Non parlare troppo e non interrompere l'emittente.
• Mantenere il contatto visivo.
• Usare monosillabi per mostrare che si sta ascoltando.
• Annuire e usare espressioni facciali appropriate.
• Fare domande.
• Evitare azioni o gesti di distrazione.
• Prestare attenzione all'intero messaggio, prestando attenzione ai sentimenti dell'emittente, senza aggiungere nulla.
• Eco: Ripetizione testuale della dichiarazione dell'emittente.
• Riflessione: L'espressione che riformula il messaggio di un altro. Per esempio: "Ho capito che potresti essere preoccupato...".

Comunicazione Organizzativa

Concept: Un processo attraverso il quale si scambiano informazioni tra gli stakeholder interni dell'organizzazione e tra questi e l'esterno, per contribuire a raggiungere i suoi obiettivi in modo efficace. La comunicazione è lo strumento fondamentale attraverso il quale si organizzano le azioni delle persone all'interno di un'organizzazione.

È utilizzata per:

• Stabilire e comunicare gli obiettivi e delineare piani aziendali per il loro raggiungimento.
• Organizzare le risorse umane in modo più efficace ed efficiente.
• Selezionare, sviluppare e valutare i membri dell'organizzazione.
• Guidare, motivare e creare un ambiente dove le persone vogliono dare il loro contributo.

Tipi di comunicazione:

Comunicazione Formale:

La comunicazione ufficiale segue la catena di comando o è parte della comunicazione necessaria per il lavoro.

Comunicazione Discendente:

Comunicazioni che scorrono dai dirigenti ai dipendenti seguendo la struttura gerarchica della società.

Usato per:

• Assegnare obiettivi.
• Dare istruzioni di lavoro.
• Comunicare variazioni.
• Comunicare politiche, valori e procedure.
• Segnalare problemi da correggere.
• Dare feedback ai collaboratori circa le prestazioni.

Benefici:

• Questo è il metodo più veloce di comunicazione.
• Previene e corregge gli errori dei dipendenti, motiva e informa, impedisce la circolazione di voci.

Problemi:

• Messaggi non chiari.
• Messaggi eccessivi o insufficienti.
• Saltare o by-passare la catena.
• Catena con troppi anelli.
• Barriere.

Comunicazione Ascendente:

Passa dai subalterni ai dirigenti. Il suo successo fa percepire ai dipendenti un reale interesse da parte dei superiori, riducendo pressioni e stress nei rapporti interpersonali.

Mezzi:

• Programmi di suggerimenti.
• Sistema di reclami.
• Politica della porta aperta.
• Indagini.
• Comitati.

Benefici:

• Previene e risolve problemi, nuove idee per vecchie attività.
• L'organizzazione mostra il desiderio di conoscere ciò che i suoi membri pensano e vogliono, creando una buona disposizione.
• Incoraggia i dipendenti a lavorare con più entusiasmo e maggiore partecipazione, ascoltando le loro valide idee.

Svantaggi:

• I messaggi verso l'alto possono scoraggiare i subordinati, essere trascurati o minimizzati.
• Si possono incolpare ingiustamente i subordinati per notizie spiacevoli.
• Trasmettere solo ciò che è piacevole.
• Mancanza di tempo a livelli più alti.

Comunicazione Trasversale (Crociata):

Importante. Fornisce informazioni che possono coordinare gli sforzi e risolvere congiuntamente i problemi.

Tipi:

• Orizzontale: Si fa tra persone che appartengono allo stesso livello gerarchico nella società e ha l'obiettivo di coordinamento interdipartimentale e l'armonizzazione delle azioni e degli sforzi e per garantire che non ci siano lacune o sovrapposizioni nei lavori dei dipartimenti. Esempi: incontri e relazioni.
• Diagonale: Si sviluppa tra persone di diversi livelli organizzativi, che non hanno un livello di dipendenza tra di loro, con l'obiettivo di efficienza e velocità.

Benefici:

• Cooperazione tra lavoratori con diverse mansioni o funzioni.
• Maggiore comprensione organizzativa.
• Obiettivi più chiari.

Svantaggi:

• La rivalità tra i reparti, con sovra-identificazione con gli obiettivi del proprio.
• Specializzazione di difficile comprensione e barriere fisiche scoraggiano il contatto.
• Mancanza di motivazione.
• Vengono ignorati i canali verticali formali.

Comunicazione Informale:

Nasce all'interno dell'organizzazione, senza una pianificazione e al di fuori dei canali ufficiali. La comunicazione non è definita dalla gerarchia strutturale dell'organizzazione.

Significato:

• Si verifica spontaneamente dalle interazioni sociali, non mediata da regole.
• È più soddisfacente della formale.
• Include sentimenti, emozioni, valori e atteggiamenti.
• Si tratta di una valvola di sicurezza.
• Non è organizzata linearmente, ma attraverso gruppi o raggruppamenti, il che contribuisce alla sua rapida diffusione.
• È più reattiva rispetto ai canali ufficiali di comunicazione, sviluppandosi in modo informale.

Benefici:

• Facilita l'interazione sociale.
• È un modo efficace per liberare la rabbia e alleviare lo stress.
• Consente ai dipendenti di superare la noia.
• È una fonte di feedback per l'orientamento.

Svantaggi:

• Di solito distorce la realtà, rafforzando gli aspetti negativi.
• Cattura più l'attenzione rispetto alla comunicazione ufficiale.
• Può provocare scoraggiamento.
• È pericolosa se non rispetta l'ambiente organizzativo.
• Può causare l'abbandono di buoni lavoratori.

Il Rumor:

Un particolare tipo di comunicazione informale è il Rumor: un set di informazioni per tutti i giorni, eventi progettati per essere creduti, trasmessa da una persona all'altra, solitamente di bocca in bocca, senza dati specifici per stabilire la sua accuratezza.

Cause:

• Situazioni caratterizzate da eccitazione e di insicurezza (licenziamenti e cambiamenti organizzativi...).
• Problemi tra colleghi (promozione di un collega...).
• Informazioni recenti che sono fuori dal comune.
• Lavoro con un maggiore accesso alle informazioni.

Evitare il Rumor:

• Ridurre le cause, soprattutto la mancanza di informazione.
• Uso di emittenti credibili e affidabili.
• Uso di leader informali: figure accettate e rispettate dai compagni.
• Ascoltare il rumor: fornisce informazioni sullo stato d'animo, i sentimenti e le percezioni dei dipendenti.

Reti di Comunicazione:

La rete di comunicazione è costituita da una serie di contatti tra i componenti dell'organizzazione, a causa delle loro interazioni comunicative. Esistono e coesistono con le reti formali e informali di comunicazione all'interno di un'organizzazione. Le reti informali si muovono in qualsiasi direzione, saltano livelli di autorità e rispondono ai bisogni sociali dei membri di un gruppo particolare, per facilitare il raggiungimento del traguardo. Non sono organizzate linearmente, ma da "cluster" o gruppi.

Tipi:

• Centralizzata: I membri del gruppo comunicano attraverso una persona che occupa la posizione centrale e tende ad essere il leader e il responsabile del processo decisionale.
• Decentrata: I soggetti possono comunicare con più persone all'interno del gruppo e uno può essere il leader in un determinato momento. La decisione è condivisa.

Barriere alla Comunicazione:

• Emozioni: Eliminano i processi razionali e oggettivi di pensiero e li sostituiscono con decisioni emotive quando si interpretano i messaggi.
• Sovraccarico di informazioni: Far fronte a una ricchezza di informazioni che supera la capacità di un individuo di processarle.
• Semantica: I vari significati delle parole e i modi specializzati (gergo) che gli emittenti possono utilizzare per far interpretare male il loro messaggio ai ricevitori.
• Atteggiamento difensivo: Quando le persone si sentono minacciate, reagiscono in un modo che riduce la loro capacità di raggiungere una comprensione reciproca.
• Filtering: La manipolazione intenzionale di informazioni per farle sembrare più favorevoli al ricevitore.
• Organizzativo: In azienda non ci sono canali formali per l'espressione delle informazioni e delle opinioni. Si verifica quando l'azienda ha una struttura piramidale molto rigida o la cultura aziendale considera l'espressione di opinioni come una debolezza o mancanza di capacità.

Assunzione

Obiettivo: Attrarre in quantità e qualità sufficienti potenziali candidati per il lavoro in offerta, per un processo di selezione e per stabilire chi risponde meglio alle esigenze attuali e future di un lavoro in una particolare società.

Attrarre nuove risorse:

• Espansione della società.
• Creazione di nuovi posti.
• Organizzazione di nuovi dipartimenti.
• Pensionamenti.
• Morti.
• Dimissioni.
• Licenziamento.

Fasi del processo di selezione:

• Previous: Analisi dei profili di posizione e di posti di lavoro, reclutamento, selezione.
• Central: Testing, Interviste, controllo riferimenti.
• Final: Visita medica, incorporazione nella posizione, periodo di prova e formazione, contratto definitivo.

Significato di selezionare: Trovare il maggior numero di candidati interessati alla posizione da raggiungere e nel calendario previsto.

Reclutamento Interno:

Politiche:

• Trasferimento di rotazione: Questo è il cambiamento di posti di lavoro all'interno della stessa scuola, o altro, orizzontalmente. Di solito porta a un miglioramento economico e del contenuto del lavoro.
• Promozione: Politiche che supportano il cambiamento di una persona in senso verticale. Implica un miglioramento economico e professionale.

Benefici:

• I candidati sono rapidamente identificati.
• Maggiore validità e sicurezza, poiché il reclutatore conosce i candidati.
• Favorisce l'ambiente di lavoro, motivando.
• Possibilità di scoprire talenti nascosti.
• Basso costo economico.
• Basso investimento di tempo e fatica.
• Stimola una sana competizione tra i membri dell'organizzazione.
• Migliora le prestazioni.

Svantaggi:

• Può creare conflitti di interessi.
• Gestito in modo non corretto, si crea una situazione in cui, da promozioni costanti a causa della loro competizione, il dipendente raggiunge la posizione finale di incompetenza.
• Quando è una politica permanente può portare i dipendenti a perdere la creatività e l'innovatività.
• Non può essere applicato globalmente nella società e per tutti gli incarichi, a meno che il candidato interno abbia condizioni effettive (almeno) pari a quelle dell'occupante precedente della posizione.

Reclutamento Esterno:

Mezzi:

• Richieste e offerte.
• Uffici di collocamento.
• Centri di formazione, università, scuole di formazione professionale, master.
• Associazioni professionali e non professionali.
• Concorsi di lavoro.
• Consulenti HR.

Vantaggi:

• Apporta nuove idee.
• Aumento del numero di candidati.
• Sfruttamento dell'investimento in formazione condotto in altre compagnie.

Svantaggi:

• La sua durata è solitamente alta.
• Alto costo.
• Può essere meno sicuro del reclutamento domestico.
• Può causare frustrazione tra il personale dell'organizzazione.
• Possibili rimostranze a livello salariale comparativo.

Requisiti della politica di selezione:

• Chiarezza: Che sia comprensibile.
• Affinità e coerenza: Con le politiche, la progettazione e gli obiettivi generali dell'impresa.
• Coerenza: Con la politica sociale e la legislazione esistente sul lavoro.
• Flessibilità: Per consentire adeguamenti e sfumature specifiche per ogni singolo caso.
• Deve essere nota: A tutti gli interessati e trasmessa dai mezzi di comunicazione all'interno dell'azienda.

Le prove di selezione:

• Prove professionali: Esercizi che tentano di riprodurre le condizioni di lavoro che sta per trovare il candidato. Scarso uso per le posizioni di gestione, poiché è necessario che il lavoro sia chiaramente definito e facile da controllare.
• Test psicotecnici: Esercizi teorici per valutare aspetti quali il ragionamento logico, numerico, l'uso della lingua o qualche aspetto della personalità del candidato.
• Altri test: Revisione di conoscenze, grafologia, giochi di società.

Il colloquio di selezione:

Concetto: È lo strumento di screening più ampiamente utilizzato, e i suoi risultati sono fondamentali nel prendere una decisione.

Scopo:

• Determinare l'idoneità di un candidato a un posto specifico.
• Fornire al candidato informazioni circa il posto.
• Si dovrebbe fare uno scambio reciproco di informazioni.
• Generare nel candidato un senso di benevolenza verso la futura azienda.

Tipi:

• Modalità: Standard o direttivo, Libero o non direttivo, Misto o semi-direttivo.
• Tempo: Preliminare, di selezione, Finale.
• Persone coinvolte: Individuale, di gruppo, di panel.
• Grado di tensione: Normale, Difficile.

Ruoli di Team

Ci sono nove ruoli con funzioni distinte che contribuiscono a far diventare un gruppo una squadra affidabile e ad alte prestazioni.

Ruolo: È "il proprietario tende a comportarsi, contribuire e avere comportamenti sociali nei rapporti di lavoro".

Categorie di ruoli:

• Ruoli d'Azione: Promoter (Motore), Finisher (Completatore), Realizzatore (Attuatore).
• Ruoli Sociali: Coordinatore, Ricercatore di risorse, Coesione (Cohesion).
• Ruoli Mentali: Cervello (Plant), Monitor Valutatore, Specialista.

Tutti i ruoli dovrebbero essere presenti in un team o, almeno, deve essere presente uno dei tre tipi (mentale, sociale e d'azione). Una persona può ricoprire più ruoli.