Comunicazione Scritta in Azienda: Regole e Formati della Corrispondenza Commerciale

Comunicazione scritta in azienda

La corrispondenza commerciale è un sistema di comunicazione scritto utilizzato dalle imprese in varie attività professionali.

Caratteristiche principali della corrispondenza commerciale

La corrispondenza commerciale dovrebbe seguire una serie di regole fondamentali:

• Deve essere facilmente comprensibile.
• Deve fornire una motivazione adeguata ai problemi trattati.
• Bisogna evitare un eccessivo uso di tagli o parole superflue.
• Ha uno scopo comunicativo il cui obiettivo principale è la precisione.

Norme da tenere a mente

In sede di attuazione di tali norme, è necessario considerare quanto segue:

• Non fare errori di ortografia.
• Utilizzare un vocabolario ampio e appropriato.
• Affrontare le questioni in maniera indipendente.

Esempio: "Si procederà a rendere la merce, ma il ritardo è dovuto a uno stato transitorio di tesoreria..."

Si consiglia di discutere prima il motivo della restituzione della merce e poi, in un punto separato, la ragione del mancato pagamento, per evitare di mescolare le due questioni.

• Evitare i pleonasmi (parole ridondanti). Ad esempio, nella frase seguente è sufficiente utilizzare solo il verbo: "Vi chiediamo di fornire [in anticipo] la situazione".
• Evitare le frasi stereotipate.

Esempio: "È nostro grande onore annunciare che dal giorno 20 i nostri uffici si sposteranno..." (Un cambio di domicilio non è necessariamente un "grande onore").

• Evitare la cacofonia (una ripetizione molto frequente di sillabe o lettere). Ad esempio, frasi come: "Abbiamo ricevuto la corrispondenza relativa al nostro inviato..."

Elementi utilizzati nella corrispondenza commerciale

La busta

La busta è il contenitore dove inserire la lettera da inviare. Deve riportare i dettagli del destinatario e del mittente (la persona che scrive). Le spese di spedizione sono assicurate tramite francobolli o timbri.

Tipi di buste

• American Classic, quadrangolare o rettangolare.
• Busta con finestra: uno spazio aperto coperto da una plastica sottile che permette di vedere l'indirizzo.
• Busta a doppia finestra.

Se il volume di invii è alto, si possono acquisire buste che riportano sul retro la causa del ritorno. Per quanto riguarda il colore, il bianco è il più utilizzato.

La busta pre-pagata

Si tratta di un prodotto offerto da Poste Italiane attraverso il quale l'utente acquista la busta già affrancata, senza necessità di acquistare etichette separate.

Il CAP (Codice di Avviamento Postale)

L'utilizzo del codice postale rende il recapito della posta veloce e sicuro. È una chiave numerica di cinque cifre che rappresenta una parte fondamentale del processo di classificazione postale.

Le prime due cifre indicano l'area, la terza l'unità di allocazione, la quarta il percorso di instradamento e la quinta, insieme alla quarta, i distretti postali specifici.

La Casella Postale

Si tratta di un servizio con cui gli utenti dispongono di una scatola chiusa e numerata presso l'ufficio postale (es. Casella 312) dove ritirare la propria corrispondenza.

Il supporto (La carta)

Il colore preferibile è il bianco, sebbene si possano usare toni molto chiari. In termini di dimensioni, il formato standard più utilizzato è l'A4.

La lettera commerciale

È il mezzo di comunicazione scritta più diffuso. Attraverso la lettera, il destinatario riceve un'immagine del mittente, della sua formazione e del suo know-how; pertanto, la presentazione e i contenuti devono essere curati nei minimi dettagli.

Regole di presentazione

• Può essere scritta a mano o a macchina/computer.
• Deve essere ben centrata e avere una distribuzione adeguata del testo.
• Il contorno della lettera deve essere visibile a prima vista.
• Mantenere margini adeguati: sinistro 3-4 cm, destro 2 cm, inferiore 2 cm. Il margine superiore, se non c'è carta intestata, deve essere di 2-3 cm.
• Non scrivere sul retro del foglio. Se la lettera continua, si usa un secondo o terzo foglio, indicando la numerazione (es. 2/2).
• Firma autografa: le lettere devono essere firmate di proprio pugno. Il timbro della società va posto a sinistra della firma per non coprirla.
• La lettera deve essere presentata senza cancellature. Per correggere errori è meglio riscrivere il documento.
• Piegatura: solitamente in tre parti per il formato A4, con il contenuto rivolto verso l'interno.

Parti della lettera d'affari

Un modello di lettera commerciale si compone di tre parti principali:

1. Intestazione (Home): Occupa la parte superiore (carta intestata, destinatario, riferimenti, oggetto e data).
2. Contenuto: Situato tra l'inizio e la fine, comprende il saluto e il testo.
3. Chiusura (Finale): Inizia dopo il testo e contiene il commiato, la firma, gli allegati e il post scriptum.

Dettaglio dell'intestazione

Carta intestata: Include nome, ragione sociale, indirizzo completo, CAP, città, provincia, telefono, fax, email e sito web del mittente.

Destinatario: Nome o ragione sociale della società ricevente con indirizzo completo. Se indirizzata a una persona specifica, si usa la dicitura A/A (All'Attenzione di).

Riferimenti: Si indicano solitamente il Nostro Riferimento (N/Rif.) e il Suo Riferimento (S/Rif.).

Oggetto: Breve dettaglio del motivo della lettera (es. "Oggetto: Conferma d'ordine").

Data: Deve contenere giorno, mese (scritto a lettere) e anno (es. 15 giugno 2023).

Contenuto e Formule di cortesia

Il saluto è la forma di cortesia che precede il testo principale.

Si usa "Caro/a" seguito dal nome solo se esiste un legame di amicizia consolidato.

Il Testo della lettera

Rappresenta il corpo del messaggio. Le forme di apertura più comuni includono:

• In risposta alla Sua lettera del...
• In relazione alla vostra... (denuncia, ordine, ecc.)
• Siamo lieti di allegare...
• La ragione della nostra lettera è...
• Si trasmette in allegato...
• Abbiamo ricevuto la Sua richiesta...

Chiusura (Finale)

Commiato: Si utilizzano brevi frasi come "Cordiali saluti", "Distinti saluti" o "Con attenzione". Se si attende un riscontro: "In attesa di una Sua risposta, cordiali saluti".

Firma: Include il nome della società, la posizione del firmatario e la firma autografa.

Allegato: Si inserisce la parola "Allegato" allineata a sinistra quando si accompagnano documenti come cataloghi o fatture.

Post Scriptum (P.S.): Utilizzato per aggiungere informazioni dimenticate nel testo. Sebbene sia comune nel marketing, non è raccomandato nell'uso professionale formale.