Concetti Fondamentali di Amministrazione e Strutture Organizzative

Definizione e Natura dell'Amministrazione

Il termine "Amministrazione" deriva da "ad" (prefisso a) e "ministratio" o "ministro", indicando subordinazione o obbedienza. Si riferisce quindi a una funzione svolta sotto il comando di un altro, un servizio fornito.

Prospettive sulla Gestione

• GP Terry: "Consiste nel raggiungimento di un obiettivo predeterminato, grazie agli sforzi degli altri".
• Henry Fayol: "Si prevede di gestire, organizzare, comandare, coordinare e controllare."
• Amministrazione (Definizione sintetica): "La funzione di fare le cose attraverso gli altri" o "ottenere risultati attraverso gli altri".

Il COORDINAMENTO si riferisce a un modo armonioso di intraprendere azioni congiunte.

Funzioni di Gestione e Caratteristiche dell'Amministrazione

Caratteristiche Fondamentali

• Universalità: Il fenomeno amministrativo si verifica ovunque ci sia un organismo sociale, poiché è sempre necessario un coordinamento sistematico dei mezzi di comunicazione.
• Specificità: Anche se l'Amministrazione è sempre accompagnata da altri fenomeni, il fenomeno amministrativo è specifico e distinto da quelli che lo accompagnano.
• Unità Gerarchica: Tutti coloro che hanno un ruolo di capo in un organismo sociale sono coinvolti, a vari livelli e modalità, nella stessa amministrazione.
• Unità di Tempo: Sebbene il fenomeno amministrativo abbia fasi e elementi distinti, è unico; pertanto, in ogni momento della vita di una società, tutti o la maggior parte degli organi di amministrazione sono attivi in misura maggiore o minore.

Ruolo Organizzativo

Gestire e dirigere implica concetti di instradamento, raddrizzamento verso un certo punto, generando poi sinonimi come guidare, comandare, correggere, ecc.

Aspetti Essenziali secondo Fayol

Fayol si basa su tre aspetti essenziali:

1. La divisione del lavoro.
2. L'applicazione di un processo amministrativo.
3. La formulazione di criteri tecnici che dovrebbero guidare la funzione amministrativa.

I Sei Tipi di Operazioni di Fayol

Henry Fayol distingue 6 tipi di operazioni:

Tecnico, commerciale, finanziario, sicurezza, contabile, amministrativo. Oggi si potrebbe includere la Ricerca e Sviluppo.

Fayol e il Ruolo dell'Amministrazione Civile

Trattare in modo integrante il programma di azione della società, costruire il corpo sociale, coordinare gli sforzi per armonizzare le azioni.

Elementi Amministrativi Dati

• Prevedere: Attività attraverso la pianificazione, cioè, fare progetti e programmi.
• Organizzare: Costruire il doppio corpo fisico e sociale della società.
• Guidare (Piombo): Dirigere il corpo sociale per guidare l'azienda.
• Coordinare: Collegare, unire, armonizzare tutti gli atti e tutti gli sforzi.
• Controllare: Assicurare che tutto avvenga secondo le regole e gli ordini stabiliti.

L'alta direzione della società si preoccupa che vengano eseguite funzioni tangibili (vendite, acquisti, produzione), poiché l'amministrazione è impegnata nello svolgimento di compiti importanti e pratici.

La salute e il funzionamento di un'organizzazione dipendono dall'applicazione di una serie di condizioni, indipendentemente dal nome dato a principi, leggi o regole.

I 14 Principi di Fayol

I 14 principi includono:

1. Divisione del Lavoro: (Produrre di più e meglio con lo stesso sforzo).
2. Autorità: (È il diritto di avere il potere di comandare ed esigere obbedienza).
3. Disciplina: (L'obbedienza si manifesta per l'azienda dal suo rispetto).
4. Unità di Comando: (Ricevere ordini solo da un capo).
5. Unità di Direzione: (La direzione dei programmi è consentita solo al compito e deve essere attuata da una sola testa).
6. Subordinazione degli Interessi Individuali all'Interesse Generale.
7. Retribuzione: (Il pagamento ai dipendenti o alla società deve essere equo per entrambe le parti; da questo dipenderanno il modello e la qualità del dipendente).
8. Centralizzazione.
9. Gerarchia.
10. Ordine.
11. Equità.
12. Stabilità del Personale.
13. Iniziativa.
14. Spirito di Corpo (Sindacale del Personale).

Struttura Organizzativa e Progettazione

Definizione di Struttura Organizzativa

Struttura Organizzativa: Come le mansioni sono formalmente divise, raggruppate e coordinate.

Domande Chiave nella Progettazione di una Struttura Organizzativa

• Fino a che punto sono suddivisi i compiti in processi separati? (Specializzazione del Lavoro)
• Su quale base vengono raggruppati i lavori? (Dipartimentalizzazione)
• Chi informa individui e gruppi? (Catena di Comando)
• Quante persone possono supervisionare in modo efficiente ed efficace? (Ampiezza del Controllo - Span of Control)
• Dove si trova il potere decisionale? (Centralizzazione e Decentralizzazione)
• In che misura le norme e i regolamenti dirigeranno dipendenti e manager? (Formalizzazione)

Concetti Strutturali

• Specializzazione del Lavoro: Il grado in cui i compiti organizzativi sono suddivisi in posti separati.
• Catena di Comando: Linea continua di autorità che si estende dal vertice dell'organizzazione fino all'ultima posizione e chiarisce i rapporti di subordinazione.
• Autorità: Diritti inerenti alla posizione principale di dare ordini e aspettarsi conformità.
• Gruppo di Base (Dipartimentalizzazione): Servizio clienti, elaborazione, produzione, vendite, contabilità, finanza, ecc.
• Unità di Controllo (Span of Control): Un subordinato dovrebbe avere un solo superiore diretto a cui è responsabile.
• Centralizzazione: Il grado in cui il processo decisionale si concentra in un unico punto dell'organizzazione.
• Decentramento: Il processo decisionale è delegato a dipendenti di livello inferiore.

Delega dell'Autorità (Questioni Chiave)

1. Chiarire il Compito: Il punto di partenza è determinare cosa delegare e a chi.
2. Specificare l'ambito di discrezionalità che ha il subordinato (restrizioni).
3. Lasciare che il subordinato analizzi quanta autorità è necessaria per svolgere l'attività delegata.
4. Comunicare agli altri che la delega ha avuto luogo.
5. Impostare controlli di feedback.

Formalizzazione: Il grado in cui i lavori all'interno di un'organizzazione sono standardizzati (descrizioni delle mansioni).

Semplicità del Disegno delle Organizzazioni

Tipi di Strutture

• Struttura Semplice: Caratterizzata da un basso grado di dipartimentalizzazione, ampie ampiezze di controllo, un'autorità centralizzata in una sola persona e poca formalizzazione (es. piccolo negozio di famiglia).
• Burocrazia: Una struttura con compiti operativi di routine altamente raggiunti attraverso la specializzazione, regole e regolamenti molto formalizzati, compiti raggruppati in dipartimenti funzionali, un'autorità centralizzata, ampiezze di controllo strette e decisioni che seguono la catena di comando.
• Struttura a Matrice: Una struttura che crea linee di autorità duali, combinando la dipartimentalizzazione funzionale con quella di prodotto (origine USA). È solitamente dovuta alla pressione della leadership, sia sulla funzione che sul prodotto, territorio, progetti, ecc. Vantaggi e problemi: Complessa, costosa, lungo periodo di adattamento, rottura dell'unità di controllo, lotta per il potere; Benefici: Flessibilità, cooperazione, riduzione del conflitto, creazione di motivazione.

Nuove Opzioni di Progettazione

• Strutture a Team: Uso del computer come strumento centrale per il coordinamento delle attività lavorative.
• Organizzazione Virtuale: Una piccola organizzazione centrale che esternalizza la maggior parte delle sue funzioni aziendali principali.
• Organizzazione Senza Confini (Bordi Organizzazione): Organizzazione che cerca di eliminare la catena di comando, avere un'ampiezza di controllo illimitata e sostituire i dipartimenti con team.

Modelli Organizzativi

I modelli si differenziano per:

• Modello Meccanico: Una struttura caratterizzata da ampia dipartimentalizzazione, alta formalizzazione, rete di informazioni limitata e centralizzazione.
• Modello Organico: Struttura piatta che utilizza team funzionali e transgerarchici, ha bassa formalizzazione, una vasta rete di informazioni e si basa sulla partecipazione al processo decisionale.

Triangolo dei Bisogni (Maslow)

TRIANGOLO: Autorealizzazione (morale, creatività, spontaneità, assenza di pregiudizi, accettazione dei fatti, problem solving); Riconoscimento (autostima, fiducia, rispetto, successo); Affiliazione (amicizia, affetto, intimità sessuale); Sicurezza (sicurezza fisica, occupazione, risorse, morale, famiglia, salute, proprietà); Fisiologia (respirare, mangiare, riposare, sesso, omeostasi).

Partecipanti e Classificazione dei Progetti

Partecipanti al Progetto (Edilizia)

Costruttore-Cliente: Immobile, contratto, specifiche tecniche.

• Principale (Committente): Ente pubblico o privato, istituzione educativa (Serviu, MOP o altro), società di costruzioni che fornisce tutte le specifiche necessarie per il progetto architettonico e di specialità, si impegna a finanziare o gestire il finanziamento.
• Esecutore della Costruzione: Ente che si impegna a realizzare il progetto di costruzione secondo le specifiche fornite dal cliente, si impegna a rispettare le scadenze, permette agli associati di progetto di far rispettare i regolamenti e le disposizioni di legge.

Classificazione delle Imprese di Costruzione

Si classificano per:

• Dimensioni: (Fatturato annuo in UF: Grande più di 100.001 UF, Mediana da 25.001 a 100.000 UF, Piccola da 2.401 a 25.000 UF, Micro meno di 2.400 UF).
• Numero di Dipendenti: (Grande oltre 200 lavoratori, PMI da 5 a 199 lavoratori, Micro fino a 4 lavoratori).
• Solvibilità Finanziaria: Considerando capitale, bilanci, conti economici.
• Esperienza: Opere emblematiche, area di costruzione in cui sono specializzati.

Modalità Contrattuali

• Contratto a Prezzo Fisso (Forfait): Definisce gli importi impegnati e le modalità di pagamento, definisce le scadenze, limita le responsabilità e gli obblighi di entrambe le parti, definisce le penali, decide come seguire eventuali futuri disaccordi.
• Contratto a Forfait (Lump Sum): L'importo e le modalità sono definiti per il progetto nel suo complesso, incluso il margine di profitto della società di costruzione nel totale. L'azienda si occupa di tutti i pagamenti associati al progetto. Rischio maggiore per la società di costruzioni, richiede maggiore efficienza.
• Amministrazione: Importi di riferimento, termini definiti. L'azienda addebita una commissione percentuale (%) per l'amministrazione e l'esecuzione del progetto, e si assume la responsabilità principale per tutti i costi associati alla realizzazione del progetto.
• Prezzo Unitario (A Pezzo): Quantità e termini indefiniti. Progetti con oggetti definiti, alcuni articoli. La società è incaricata per la quantità trasportata o utilizzata. Usato in grandi progetti industriali.

Classificazione dei Progetti di Costruzione

Progetti Residenziali

Corrispondono alla costruzione di soluzioni abitative (case singole o appartamenti). Il Cliente può essere classificato in:

• Naturale: Hanno la necessità di costruire la propria casa familiare. Gestiscono i progetti di architettura e specialità, li quotano con alcune imprese edili e scelgono l'offerta migliore. Finanziamento al 100% del progetto, di solito contratto a forfait.
• Immobiliare (Sviluppatore): Il progetto di costruzione fa parte di un progetto immobiliare. L'architettura e il progetto di specialità sono gestiti dallo specialista. Si propongono a imprese di costruzione private con esperienza e supporto finanziario. Lo sviluppatore di solito ha una consociata di costruzione, in tal caso non chiama appalti. I progetti abitativi proposti sono in serie (lotti, condomini, edifici di appartamenti). Finanziamento al 100% del progetto, di solito contratto a forfait.
• Serviu: Il progetto di costruzione fa parte di un progetto più ampio. I progetti abitativi sono in serie. Fondi di solidarietà: Nuova politica Serviu volta a risolvere l'alloggio per il quintile più svantaggiato della popolazione. Caratteristiche principali: Vivere senza debiti (risparmio: 10 UF/famiglia) e le famiglie sono organizzate in comitati. EGIS: Ente sociale di gestione immobiliare. Predispone e gestisce il progetto. Assume una società di costruzione. Finanziamento al 100%, con prelievi a rate (3-4) in base al progresso della costruzione. Fondamento contrattuale: Lump Sum.
• ONG Caritatevoli: Progettati per offrire soluzioni abitative a gruppi di estrema povertà (social housing). Possono gestire e finanziare l'intero progetto (progetto personale) o integrare le risorse per i progetti di miglioramento Serviu (progetto congiunto). Nel caso del progetto autonomo, funziona in modo analogo al settore immobiliare.

Progetti di Servizio

Corrispondono alla costruzione di edifici di servizi (ospedali, scuole, carceri, aeroporti, edifici commerciali, ecc.). I Principali possono essere classificati in:

• Azienda Privata: Generalmente necessita di costruire edifici commerciali o di istruzione. Gestisce l'architettura e il progetto di specialità, li quota con alcune imprese edili e sceglie l'offerta migliore. Finanziamento al 100% del progetto di costruzione, di solito contratto a forfait.
• MOP (Ministero dei Lavori Pubblici): Necessità di costruire ospedali, scuole, edifici governativi. Chiama a gara l'architettura e le specialità, bandisce la gara per la costruzione. Finanziamento MOP, di solito contratto a forfait.

Progetti Industriali

Riguarda la costruzione di fabbriche e impianti industriali. Principali: Imprese private e statali. Il principale gestisce il progetto architettonico e specialistico; a seconda della complessità del progetto, si indice una gara pubblica o privata per l'area di Ingegneria Chimica, Meccanica, Metallurgica o altra specialità.

Progetti di Lavori Stradali

Corrispondenti alla costruzione di strade, ponti e gallerie. Principale: MOP o il committente. Bando di gara a società multinazionali, campo dell'ingegneria civile.

Fattibilità dei Progetti Immobiliari

Tecniche di fattibilità: Studi Tecnici (ambientali, meccanica del suolo, forniture). Fattibilità legale: Studio dei titoli, indagini, certificato online. Fattibilità economica: Ricerche di mercato, progetto architettonico, budget, calcolo degli indicatori economici. Affinché un progetto immobiliare sia fattibile, deve soddisfare tutte e tre le fattibilità. La "necessità" del progetto può essere generata da un prodotto immobiliare o da un terreno; in questo caso si parla di "studio di fattibilità".

Obiettivi della Gestione del Progetto

La Gestione del Progetto mira a:

• Garantire che il progetto sia correttamente progettato per raggiungere il suo obiettivo.
• Completare entro i requisiti di tempo, costo e qualità.
• Fornire meccanismi e procedure per il monitoraggio e il controllo.