Documenti Commerciali Essenziali: Fattura, Nota di Credito e Ordine di Acquisto

Fattura Commerciale

La fattura commerciale (o semplicemente fattura) è un documento commerciale che riflette tutte le informazioni relative a una transazione di vendita. Le informazioni essenziali che devono apparire in una fattura devono riflettere la consegna di un prodotto o la fornitura di un servizio, unitamente alla data di scadenza, nonché l'importo dovuto a titolo di corrispettivo. Inoltre, la fattura deve includere i dati del mittente e del destinatario, i dettagli dei prodotti e dei servizi forniti, i prezzi unitari, i prezzi totali, gli sconti e le imposte.

Caratteristiche

• La fattura deriva dalla compravendita di merci, nonché da altre disposizioni contrattuali per il trasferimento della proprietà dei beni, che possono essere oggetto di pegno o prevedere una dilazione di pagamento a prezzo concordato.
• L'oggetto della vendita o degli altri rapporti contrattuali sopra menzionati deve essere merce di scambio o beni diversi dal denaro, non soggetti a registrazione. I beni e le merci possono essere fungibili o non identificabili.
• Essi non dovrebbero essere soggetti ad alcun onere o privilegio, salvo quanto il titolo stesso rappresenta.
• Il consenso (o accettazione) espresso dal venditore o dal compratore nel titolo è indicato da solo e consente, salvo prova contraria, di considerare la merce o i beni descritti nella fattura ricevuti e conformi. Solo una volta ottenuta la conformità, il titolo può essere trasferito.
• Dalla sua conformità (o accettazione), oltre ai crediti consistenti nel saldo del prezzo fissato dal titolo stesso, deriva il diritto reale di pegno, che si costituisce su tutti i beni e le proprietà descritte nel documento stesso per carrelli elevatori.

Nota di Vendita

La nota di vendita è il documento commerciale che il venditore emette per l'acquirente a seguito della vendita di beni, indicando quantità, prezzo, data di consegna, modalità di pagamento e altre condizioni dell'operazione. Una volta accettato l'ordine da parte del venditore, questo costituisce l'atto di vendita, che implica l'impegno a consegnare la merce come specificato nel medesimo, e l'acquirente è obbligato a riceverli. Questo documento commerciale vincola le due parti a realizzare l'operazione nei termini stabiliti. Viene rilasciato in duplice copia. Questo documento non genera registrazioni contabili.

Documento di Trasporto

Questi documenti sono necessari quando si sceglie di ritardare l'emissione della fattura e quando si movimentano merci, siano esse oggetto di vendita o meno. Deve includere il nome completo del fornitore di servizi e del ricevitore della merce spedita, nel caso di beni venduti, in aggiunta ad altri requisiti legali.

I dettagli completi della merce movimentata, indicando le unità, il peso o il volume, il nome e le caratteristiche della merce e il valore unitario.

Nel trasferimento di beni mobili tangibili effettuato da agenti, broker o case d'asta, anche quando la vendita non è ancora avvenuta, è obbligatorio per i beni riportati nel documento indicare un prezzo unitario stimato che rifletta il valore reale dei beni in questione. Le informazioni possono essere aggregate, ma devono comunque indicare chiaramente il valore aggiunto.

Negli altri trasferimenti che non costituiscono una vendita, il valore unitario può essere omesso, ma devono essere annotate in modo chiaro e dettagliato le ragioni della movimentazione, così per esempio: nel caso di trasferimento di beni da un deposito a un altro del proprio emittente per la distribuzione.

Nota di Addebito

La nota di addebito è la comunicazione inviata da un professionista al suo cliente, che lo avvisa di un addebito sul suo conto di una certa quantità o valore, per il motivo che essa indica. Questo documento aumenta il debito, ad esempio a causa di un errore di fatturazione (sottostima), interessi di mora, ecc.

Casi di Utilizzo

• In banca: quando a un cliente viene addebitata una commissione o un bollo applicato a un assegno depositato su un conto corrente.
• Nei negozi: quando si paga il trasporto merci per la spedizione di un prodotto, quando vengono addebitati interessi e commissioni su documenti sigillati, ecc.

Quando il venditore vuole informare l'acquirente che è stato addebitato sul suo conto un certo importo, emette una nota di debito.

Cause di Emissione

• Errore di fatturazione per difetto.
• Interessi di mora.
• Spese di trasporto.
• Spese bancarie o altre.

La nota di addebito comporta sempre un aumento del debito per il compratore, quindi è un documento contabile.

Ordine di Acquisto

L'ordine di acquisto è una richiesta scritta a un fornitore per l'acquisto di determinati articoli a un prezzo concordato. La richiesta specifica anche le condizioni di pagamento e di consegna. L'ordine di acquisto è l'autorizzazione al fornitore di fornire gli articoli e presentare una fattura.

Tutti gli articoli acquistati da una società devono essere accompagnati da ordini di acquisto, che sono numerati in serie per consentire il controllo del loro utilizzo.

Di solito, per un ordine di acquisto, si procede come segue: l'originale viene inviato al fornitore, una copia torna al reparto contabilità per essere registrata nella contabilità fornitori e un'altra copia va al dipartimento acquisti.

Nota di Credito

La nota di credito è il documento che il commerciante invia al suo cliente per comunicare l'accredito sul suo conto di una certa somma, per le ragioni espresse. Viene utilizzata in alcuni casi, tra cui:

• Rottura dei beni venduti
• Tagli di prezzo
• Riduzioni o sconti
• Per correggere errori di fatturazione per eccesso

È il documento che il venditore emette e invia all'acquirente per informarlo che un importo determinato è stato scaricato (accreditato) dal suo conto per uno dei seguenti motivi:

• Errori di fatturazione per eccesso.
• Concessione di sconti o riduzioni.
• Reso delle merci.

La nota di credito comporta sempre una diminuzione del debito per il committente o debitore, quindi è un documento contabile.