Fondamenti di Amministrazione e Gestione dei Progetti Aziendali

Amministrazione e Pianificazione Strategica

AMMINISTRAZIONE: È l'arte di integrare la programmazione, l'organizzazione, la gestione, il monitoraggio e la valutazione di un lavoro.

PIANIFICAZIONE: Rappresenta la fase preliminare all'attuazione di un progetto e richiede una conoscenza dettagliata dell'ambiente in cui si svilupperà il progetto stesso. Si tratta di attività volte a organizzare e sviluppare i processi operativi necessari per conseguire un buon svolgimento e il completamento del progetto di uno studio specifico.

Mezzi del Piano

• Fissazione di obiettivi o traguardi da compiere.
• Stabilire il processo migliore per raggiungere obiettivi efficaci e/o rispettare le scadenze fissate per ciascuna delle tappe.
• Determinare le fasi del progetto e le risorse necessarie.
• Definire i punti di verifica predefiniti.

Principi Fondamentali della Pianificazione

1. Azione preventiva: Evitare l'improvvisazione.
2. Attività creativa: Valutare le diverse alternative per il raggiungimento del risultato ottimo.
3. Fatti: Basarsi su dati precedenti e alternative concrete.
4. Lavoro di gruppo: Fondamentale quando il lavoro è complesso.

Gestione delle Risorse

Risorse Umane

• Quanti lavoratori sono necessari?
• Qual è la forza lavoro che l'azienda utilizza per questi casi e quali sono le caratteristiche che dovrebbe soddisfare il personale?
• Quale dovrebbe essere il reddito ideale?
• È necessario utilizzare contratti di subappalto?

Risorse Materiali

• Che materiali si usano?
• Come si usano e quando si dovrebbero usare?
• Di cosa c'è bisogno?
• Qual è la disponibilità dei materiali e qual è il più conveniente?

Macchine, Macchinari e Attrezzature

• Quale attrezzatura, utensile o macchina è necessaria?
• Quando deve essere usata?
• Qual è la loro disponibilità?

Spazio e Tempo

SPAZIO: Qual è l'area disponibile? Di cosa c'è bisogno? Come allocare le risorse sul territorio?

TIME (Tempo): Qual è il termine per il lavoro? Qual è la lunghezza del record per questo tipo di lavoro in azienda? In quale periodo dell'anno verrà eseguito il progetto?

Costo

• Qual è il budget assegnato per il lavoro?
• In che modo è possibile ridurre i costi e massimizzare i profitti?

Il Concetto di Progetto

Che cos'è un progetto? È una sequenza ben definita di eventi con un inizio e una fine, che pone l'accento sul conseguimento di un obiettivo chiaro. La responsabilità del Project Manager è quella di portare il progetto al traguardo sulla base di parametri stabiliti come tempi, costi e risorse, mantenendo il livello di qualità specificato. Un progetto differisce da un processo ordinario poiché esiste sempre un punto in cui il progetto si completa e il bersaglio viene raggiunto.

Caratteristiche di un Progetto

• È un insieme univoco di obiettivi per raggiungere i fini del progetto.
• Ha una durata limitata nel tempo ed è essenziale che sia definita.
• Richiede un capo o un leader di progetto.
• Contiene file multimediali e budget propri.
• Integra materiali e sforzi di tutti i settori della società coinvolti.

Il Triangolo del Progetto

Il Triangolo del Progetto è un modello di gestione in cui il tempo, la portata (scope) e i costi sono rappresentati come i tre lati di un triangolo. Le modifiche apportate a una parte hanno almeno un effetto sugli altri due lati.

Visione del Project Management

Il Project Management è l'applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività del progetto per soddisfare le loro esigenze e raggiungere i loro obiettivi. Per questo dobbiamo individuare le necessità, stabilire obiettivi chiari e possibili, bilanciare le contrastanti esigenze di qualità, portata, tempi e costi, adeguando le specifiche e i piani alle varie aspettative.

Le 9 Aree di Conoscenza

1. Integrazione
2. Ambito (Scope)
3. Scadenze (Plazos)
4. Costi
5. Qualità
6. Risorse Umane
7. Comunicazioni
8. Rischi
9. Appalti

Ogni gestione del progetto prevede un piano strategico fondamentale.

Organizzazione Aziendale

Il termine organizzazione si riferisce alla divisione delle unità dell'intera struttura, comunemente note come divisioni o dipartimenti, e alle subunità, note come sezioni, che hanno responsabilità specifiche. La teoria classica dell'organizzazione si basa sui principi di gestione proposti da Henri Fayol:

• Il principio della divisione del lavoro: Per ottenere la specializzazione.
• Il principio dell'unità di direzione: Richiede il raggruppamento delle attività che hanno un obiettivo comune sotto la direzione di un unico amministratore.
• Il principio della centralizzazione: Ottiene l'equilibrio tra centralizzazione e decentramento.
• Il principio di autorità e responsabilità.

Vantaggi e Svantaggi

Vantaggi: Le persone sono dirette verso una specializzazione che favorisce una concorrenza efficace.

Svantaggi: Tendenza alla scomparsa della collaborazione interdipartimentale e creazione di confini rigidi tra i servizi.

Organizzazione Territoriale

È la struttura basata su base geografica che divide le unità nel territorio.

Indirizzo e Direzione

Gli amministratori devono guidare e coordinare efficacemente i partner della società per raggiungere il successo dell'organizzazione. La direzione comprende il contatto quotidiano con le persone per guidarle e ispirarle verso il raggiungimento degli obiettivi di gruppo.

Produttività

La produttività è associata a un processo di trasformazione. Questo processo è rappresentato dalle risorse di input per produrre un bene materiale; attraverso il processo, si ottiene un prodotto finale. Nella costruzione, le risorse principali utilizzate sono:

• Materiali: Generare un uso corretto, evitando le perdite.
• Lavoro: Un fattore critico che imposta il ritmo dell'opera.
• Macchinari e attrezzature: Un fattore importante per il costo; è rilevante evitare perdite inutili o abusi dei mezzi.