Fondamenti di Project Management: Gestione Efficace dei Progetti

Definizione di Progetto

Un progetto è uno sforzo temporaneo intrapreso per realizzare un prodotto o un servizio unico.

Si tratta di una sequenza unica, complessa e connessa di attività che hanno un fine o uno scopo preciso, che deve essere completato entro un tempo specifico, nel rispetto del budget e secondo determinate specifiche.

Che cos'è la gestione del progetto?

È l'applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche per soddisfare le esigenze di un'attività di progetto e del relativo piano.

Attività comuni di gestione:

• La ripartizione dei compiti per facilitare la gestione dei progetti.
• La programmazione delle attività.
• La comunicazione tra i membri del team.
• Compiti di sorveglianza per monitorare come il lavoro procede.

Le Fasi e le Aree di Conoscenza

Tutti i progetti consistono di tre fasi principali:

1. Creazione del piano (Planning).
2. Gestione e monitoraggio del progetto.
3. Chiusura del progetto (Closing).

Aree di conoscenza per il Project Management (PM)

Le aree fondamentali includono: Integrazione, Ambito (Field), Tempo, Costo, Qualità, Comunicazione, Risorse Umane e Gestione dei rischi.

Lo Sviluppo del Progetto

Per sviluppare correttamente un progetto è necessario:

• Individuare le attività.
• Stimare la durata delle attività.
• Determinare le risorse necessarie.
• Costruire e analizzare le relazioni tra i compiti.
• Preparare la proposta e il costo del progetto.

Ambito del progetto

• Formulare il problema o l'opportunità.
• Stabilire l'obiettivo del progetto.
• Definire gli obiettivi specifici.
• Identificare i criteri di successo.
• Elencare i presupposti, i rischi e gli ostacoli.

Pianificazione e Progettazione

• Stabilire l'obiettivo (SMART) del progetto.
• Scegliere una strategia di base per raggiungere l'obiettivo.
• Suddividere il progetto in attività o fasi.
• Determinare il livello di esecuzione (giorni, settimane, ecc.) per ogni attività.
• Determinare il tempo necessario per completare ogni singola attività.
• Determinare la sequenza appropriata per il completamento delle attività e aggiungere queste informazioni alla pianificazione totale del progetto.
• Designare il costo di ciascuna attività e aggiungerlo al budget del progetto.
• Nominare il personale necessario, comprese le posizioni, i doveri e le responsabilità.
• Determinare quale formazione è necessaria per i membri del progetto.
• Sviluppare politiche e procedure operative.

Regole per un Progetto di Successo

• Impostare un obiettivo chiaro.
• Garantire il raggiungimento degli obiettivi.
• Stabilire giunti di controllo (milestones).
• Illustrare graficamente il programma di lavoro.
• Responsabilizzare gli individui e i team.
• Rafforzare l'impegno e l'entusiasmo del personale.
• Fornire un feedback costante al personale.
• Incoraggiare la leadership, la responsabilizzazione, la creatività e il processo decisionale.

Strumenti di Visualizzazione: Il Diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è una rappresentazione grafica in cui le attività del progetto sono disposte sull'asse verticale, mentre l'asse orizzontale rappresenta il tempo.