Fondamenti e Tecniche di Comunicazione Efficace: Dal Modello Teorico al Public Speaking

1.1 Definizione di Comunicazione

La comunicazione è uno strumento fondamentale che consente di comprendere l'umanità. Essa permette di esprimere un messaggio a qualcun altro. Aiuta le persone a esprimere le proprie opinioni, a condividere, discutere, sfidare e così via. È il processo che avviene tra una o più persone per inviare o ricevere informazioni di qualsiasi conseguenza. In questo processo, avviene lo scambio di informazioni, idee e pensieri.

Le informazioni vengono trasferite dall'emittente, tramite un messaggio, al destinatario. Questo processo richiede successivamente la direzione opposta, ossia il trasmettitore diventa ricevitore e viceversa. Le informazioni si trasmettono oralmente o per iscritto. Una delle barriere alla comunicazione sono le lingue. La mancanza di comunicazione o una comunicazione errata possono causare gravi problemi che potrebbero sorgere nel conscio o nell'inconscio.

È anche importante sapere che non servono molte parole per comunicare meglio. Per essere in grado di comunicare efficacemente, dobbiamo essere concisi.

1.2 Elementi Coinvolti nel Processo di Comunicazione

Gli elementi fondamentali che costituiscono il processo comunicativo sono:

• Emittente: La persona che è responsabile della trasmissione del messaggio e che seleziona le modalità per la trasmissione. L'emittente è colui che avvia il processo di comunicazione.
• Ricevente: La persona a cui è indirizzato il messaggio. Esegue un processo inverso rispetto all'emittente, essendo responsabile della decodifica e dell'interpretazione del messaggio.
• Messaggio: La dichiarazione formulata dal mittente e ricevuta dal destinatario.
• Codice: L'insieme di segni e di regole che il mittente e il destinatario conoscono e che servono per codificare e decodificare il messaggio.
• Canale: Il mezzo fisico attraverso il quale viene trasmessa la comunicazione.
• Contesto (o Località): Le circostanze psicologiche, sociali, emozionali, ecc., che circondano il trasmettitore e il ricevitore e che influenzano il messaggio.
• Interferenze o Rumore: Qualsiasi turbativa del canale di comunicazione, come può essere un'interruzione o la distorsione dell'immagine televisiva.

1.3 Funzioni della Comunicazione

La comunicazione svolge diverse funzioni essenziali:

• Informativa: Consiste nella trasmissione e ricezione di informazioni. L'emittente influisce sullo stato mentale del ricevente fornendo nuove informazioni.
• Affettivo-Valutativa: L'emittente deve dare al messaggio l'affetto richiesto, poiché non tutti i messaggi hanno la stessa carica emotiva. Con questa funzionalità, gli individui possono stabilire un'immagine di sé e degli altri.
• Normativa: Riguarda la regolamentazione della condotta e l'autoregolazione. Il successo o il fallimento dell'atto comunicativo dipende dall'individuo.

1.4 Funzioni del Linguaggio

Le funzioni del linguaggio, secondo il modello di Jakobson, sono:

• Denotativa o Referenziale: Si verifica quando il mittente usa il linguaggio per trasmettere informazioni oggettive al ricevente.
• Emotiva o Espressiva: Si manifesta quando esprimiamo sentimenti o desideri.
• Conativa o di Appello: L'emittente vuole richiamare l'attenzione del destinatario (es. ordini, richieste).
• Fàtica: Usata per stabilire, mantenere o interrompere il contatto e verificare che il canale funzioni.
• Poetica: Usata quando si cerca la bellezza o l'estetica del messaggio stesso.
• Metalinguistica: Quando si usa la lingua per parlare della lingua stessa (es. spiegare una regola grammaticale).

1.5 Processo di Comunicazione: Tipologie

Esistono diversi processi di comunicazione in base al numero di partecipanti:

• Comunicazione Intrapersonale: Si verifica tra una persona e sé stessa (es. pensiero, riflessione).
• Comunicazione Interpersonale: Si verifica tra una persona e un'altra o più persone.
• Comunicazione Collettiva: Si verifica tra più persone o gruppi.

1.6 Tipi di Media

I principali mezzi di comunicazione includono:

• Radio: Permette la trasmissione di segnali tramite onde elettromagnetiche. È in grado di selezionare il pubblico e ha un impatto visivo nullo.
• Telefono: È un dispositivo di telecomunicazione, uno dei mezzi più utilizzati per la sua velocità e convenienza.
• Film: Uno dei mezzi più massivi al mondo.
• Stampa: Mezzi pubblicati regolarmente su base quotidiana o settimanale (es. giornali). L'impatto visivo è accettabile.
• Mailing: Utilizza lettere, riviste, cataloghi, ecc., inviati tramite corriere.
• Fax: Consente l'invio rapido di comunicazioni scritte, disegni, fotografie.

1.7 La Comunicazione d'Impresa

Quando si parla di comunicazione d'impresa, non ci si riferisce solo all'esposizione di idee da parte del venditore al cliente, poiché in quel caso si parlerebbe di semplice informazione, e non è questo l'obiettivo nel mondo della comunicazione aziendale. Il suo scopo è quello di riuscire nella vendita, il che richiede uno scambio di idee per soddisfare le esigenze dei clienti. È necessario sapere come reagire e assicurarsi che il cliente non solo abbia ascoltato, ma abbia anche compreso ciò che è stato spiegato.

1.8 Tipi di Comunicazione (Intenzionalità)

I tipi di comunicazione possono essere classificati in base all'intenzionalità:

• Intenzionale: Quelle che sono fatte intenzionalmente, in forma scritta, verbale o con qualsiasi altro mezzo.
• Involontaria: Quelle che non sono destinate a comunicare, ma che tuttavia vengono rilasciate (es. linguaggio del corpo). Molti cercano di nasconderle, ma se l'osservatore è attento non gli sfuggono.

1.9 La Comunicazione in Azienda

La comunicazione in azienda è intesa come l'intera serie di messaggi scambiati tra i membri dell'organizzazione, così come tra l'organizzazione e l'ambiente in cui essa opera. Senza di essa, l'azienda non esisterebbe, poiché è la base per la creazione di strategie e programmi.

A volte si pensa che la comunicazione sia naturale e quindi non le si presta attenzione. Di conseguenza, le aziende di solito non hanno elementi operativi specifici per risolvere i problemi di comunicazione, né considerano la comunicazione interna come uno strumento di gestione.

I problemi di comunicazione sono ovunque e coinvolgono tutti noi, per cui è indispensabile porli in primo piano per migliorare l'efficienza e l'efficacia dell'azienda. È incredibile la quantità di energia che si perde ogni giorno a causa di errori di comunicazione. Il rapporto tra i membri della società è un processo di comunicazione attraverso il quale si risolvono i problemi e si ottengono informazioni. Allo stesso tempo, una buona comunicazione può soddisfare le esigenze dei membri della società e dei clienti.

1.10 Tipi di Comunicazione nel Business

A seconda del mezzo utilizzato:

• Comunicazione Verbale (Orale): Avviene con l'emissione di parole. Consente l'interazione diretta tra mittente e destinatario, evitando equivoci e permettendo chiarimenti immediati.
  • Individuale: Tra due persone.
  • Di Gruppo: Tra un gruppo di persone.
• Comunicazione Scritta: Scritta su carta o su supporto magnetico. Si divide in:
  • Interna: Affermazioni che si riflettono in documenti interni, come lettere inviate per posta interna.
  • Esterna: Lettere commerciali, richieste d'ordine, ecc.
• Comunicazione Non Verbale: Manifestazioni del corpo (gesti, espressioni).

A seconda della direzione:

• Verticale: Può essere:
  • Discendente: Trasmesse dall'alto verso il basso, da un superiore a un subordinato.
  • Ascendente: Il cui scopo è informare i livelli più elevati sui successi o problemi.
• Orizzontale: Si stabilisce tra due dipartimenti dello stesso livello gerarchico. Si divide in:
  • Formale: Informazioni tra i diversi dipartimenti come strumento di coordinamento.
  • Informale: Quelle che sono al di fuori della sfera della comunicazione aziendale strutturata.

1.11 Problemi nel Processo Comunicativo

Affinché la comunicazione sia efficace, tutti gli elementi coinvolti devono funzionare correttamente. Se uno fallisce, l'intero processo di comunicazione fallisce. Vediamo i fallimenti per elemento:

• Se l'Emittente Fallisce: Fallisce quando non si esprime chiaramente, esprime qualcosa di diverso da ciò che voleva trasmettere, si confonde o dimentica una parte del messaggio.
• Se il Messaggio Fallisce: Il messaggio deve essere completo e accurato affinché possa essere compreso. Se non lo è, il messaggio non passa bene e la comunicazione fallisce.
• Se il Codice Fallisce: Non tutti i codici sono efficaci per tutte le persone o in tutte le situazioni. Quando il mittente vuole trasmettere un messaggio, è necessario sapere se il ricevente conosce il codice, cioè se lo capisce ed è in grado di decodificarlo.
• Se il Ricevente Fallisce: In molti casi, il ricevente non recepisce il messaggio per sua colpa, ad esempio perché è distratto, assonnato, ecc.

1.12 Caratteristiche della Comunicazione Orale

• Richiede due parti (mittente e destinatario).
• Si basa su segni che promuovono una migliore comprensione, come il tono della voce, i gesti delle mani e del corpo, ecc.
• L'emittente ha maggiore libertà di espressione.
• Ci si scusa più facilmente rispetto alla comunicazione scritta.
• Supporta pause ed esitazioni, quindi l'espressione non è fluida come nella comunicazione scritta.
• Ha una rapida evanescenza: a differenza del linguaggio scritto che permette di verbalizzare, il linguaggio parlato può essere rapidamente perduto.

1.13 Tipi di Comunicazione Orale in Ambito Aziendale

A seconda di come sono realizzati:

• Faccia a Faccia: Avvengono in presenza, dove i partner comunicativi sono abbastanza vicini da vedersi.
• Senza Contatto: Quando i partner comunicativi non sono vicini e non possono vedersi (es. telefono).
• Speciale: I partecipanti alla comunicazione non hanno né presenza fisica né prossimità, ma possono vedersi (es. videoconferenza).

A seconda del numero di persone coinvolte:

• Individuale: Avviene tra due persone che agiscono alternativamente come trasmettitore e ricevente. Quando si produce in azienda è di solito tra venditore e cliente.
• Di Gruppo: Coinvolgono più parti. Si dividono in:
  • Gruppi: Se avviene tra un mittente e più destinatari.
  • Assemblee: Un trasmettitore si rivolge a un grande gruppo di persone. È caratterizzata dal fatto che la moltitudine di destinatari è passiva.

1.14 Interferenze e Barriere Comunicative

Le interferenze sono le barriere che impediscono o ostacolano la ricezione della comunicazione. Si classificano in due categorie:

• Interferenza Fisica: Sono originate dal mondo esterno che ci circonda, per esempio, il rumore, un taglio di corrente.
• Interferenza Mentale (o Psicologica): Si verificano nel mondo interiore, cioè nell'individuo, per esempio, l'antipatia per una persona, la mancanza di interesse per un argomento.

1.15 Modi per Superare le Interferenze

Esistono diverse tecniche per garantire che il messaggio venga recepito nonostante le barriere:

• Ripetizione: Consiste nel trasmettere lo stesso messaggio più volte nello stesso modo. È ampiamente usata nella pubblicità, il cui scopo è registrare il messaggio nella mente del destinatario. Se non è stato ricevuto la prima volta, lo sarà in seguito.
• Reiterazione: Il messaggio viene ripetuto più volte, ma in modi diversi. Succede anche nella pubblicità, dove di volta in volta si cambia il messaggio mantenendo però la stessa idea centrale.
• Utilizzo di Molteplici Canali: Questa tecnica cerca di raggiungere il target di comunicazione utilizzando vari mezzi.

1.16 L'Arte di Parlare in Pubblico

Parlare in pubblico non è facile. Dobbiamo avere obiettivi chiari, essere chiari, concisi, organizzati e sapere in ogni momento a chi ci stiamo rivolgendo. È molto importante non annoiare i nostri ascoltatori. Dobbiamo:

• Conoscere i Destinatari: Sapere chi ascolterà, per imparare a focalizzare la nostra discussione.
• Organizzazione: Esporre tutte le questioni in modo organizzato.
• Durata: Esporre i fondamenti della questione, senza esaurire l'argomento.
• Obiettivi: Deve essere chiaro qual è il messaggio che vogliamo trasmettere.
• Supporti: Tutti gli elementi che contribuiscono a una migliore comprensione dell'esposizione, come proiettori, diapositive, grafici.

1.17 Tecniche per Parlare Bene in Pubblico

Esistono molte tecniche per parlare bene in pubblico, utili per ottenere un discorso convincente o per affrontare interviste o riunioni. Alcune di esse sono:

• Preparazione: Più conosciamo l'argomento di cui parliamo, maggiore sicurezza avremo. Quindi, se dobbiamo parlare in pubblico, la prima cosa è informarsi e preparare l'argomento.
• Sicurezza Apparente: Che si conosca l'argomento o meno, è molto importante credere di conoscere perfettamente il tema.
• Elementi di Sostegno: Non è facile parlare in pubblico, soprattutto se siamo in piedi davanti a tutti. Se troviamo uno sgabello, sarebbe utile; altrimenti, si può sempre contare su un supporto o una penna, poiché, stranamente, dà sicurezza averli in mano.
• Strutturare Cosa Dire: Non importa quanto bene conosciamo un discorso, è sempre bene annotare alcuni punti o basarsi su uno schema visivo per apparire più preparati.
• Provare Davanti a uno Specchio: Ciò che vediamo nello specchio è ciò che vedranno gli spettatori. È meglio leggere il discorso davanti allo specchio ed essere critici sulla nostra presenza.
• Parlare Lentamente: Un modo per dimostrare sicurezza apparente è parlare lentamente e chiaramente.
• Abbigliamento Elegante ma Comodo: Se non siamo soliti indossare abiti formali e l'evento non lo richiede, è meglio evitarli.
• Non Essere Nervosi per le Domande: Di solito in una presentazione o riunione c'è un momento per le domande. Va bene se non si sa rispondere, l'importante è non mostrare nervosismo.
• Bere Acqua: Chiarirà la voce, permetterà di pensare a cosa dire mentre si beve e aiuterà a rilassarsi.
• Guardare il Pubblico negli Occhi: Sono persone, e se le si guarda negli occhi, presteranno maggiore attenzione a chi sta parlando loro.

1.18 La Paura di Parlare in Pubblico

La paura di parlare in pubblico è un dato di fatto. Potremmo attribuirla a diverse ragioni:

• Paura della paura stessa.
• Paura della critica.
• Paura del fallimento.
• Paura di essere visti dalle persone.
• Mancanza di controllo sull'argomento da trattare.
• La paura di possibili reazioni da parte del pubblico.
• Paura di pronunciare una parola in modo non chiaro.

Sembra che l'ansia generata da questa situazione sia legata alla mancanza di esperienza o a esperienze passate spiacevoli. L'ansia può causare il fallimento dell'intervento. In queste situazioni, bisogna pensare che questa paura non è vergognosa, ma è uno stimolo. La paura è un sentimento personale e interiore; il pubblico non deve saperlo, a meno che non si voglia rivelarlo.