Gestione Documentale e Flussi di Corrispondenza in Ambito Amministrativo

Tipologie di Documenti Amministrativi

1. Definizione di Documenti Amministrativi

Gli strumenti utilizzati da varie amministrazioni per incarnare o realizzare le loro azioni.

2. Documento d'Ufficio

2.1. Definizione

Questo è il documento utilizzato dalle agenzie o governi, autorità regionali e locali per comunicare.

2.2. Struttura del Documento d'Ufficio

• Intestazione: nome del ministero e agenzia, S/rif, N/rif, oggetto chiaro e breve.
• Contenuto: Una dichiarazione breve e chiara di ciò che si vuole comunicare.
• Finale: luogo e localizzazione dell'agenzia che ha emesso il documento, data espressa in formato lungo, antefirma con titolo della funzione, firma illeggibile, identificazione del nome del firmatario, destinatario, destinatario con il nome del reparto o organo.

Esempio di Documento d'Ufficio

Ministero dello Sviluppo. Direzione Generale dei Lavori (Madrid).

• S/rif. - N/ref
• Oggetto: Testo della lettera inviata per apprezzare rilevante lavoro ecc. certificato.
• Madrid, 15 aprile 2011. Capo dell'Ufficio del Dipartimento Opere di Madrid.
• Firma illeggibile. Nome completo.
• Destinatario: Sig. Don Capo Dipartimento Zona Norte, Madrid ecc.

3. Nota Interna

3.1. Definizione

Questo è un documento utilizzato per comunicare tra i reparti dello stesso ente.

3.2. Struttura della Nota Interna

• Inizio: carta intestata del ministero e nome dell'agenzia, luogo e data di emissione, S/rif.
• Da: nome, cognome, titolo di lavoro di chi invia la nota interna.
• A: nome, cognome e titolo della persona a cui è indirizzata la nota interna.
• Oggetto: breve descrizione del motivo della nota.
• Sommario: Breve e chiaro motivo del documento.
• Finale: rubrica del mittente.

Esempio di Nota Interna

Ministero della Salute e del Consumo.

• Luogo e Data: Granada, 21 Gennaio 2011.
• S/rif: Lic. / dpi, le iniziali del redattore della lettera.
• Da: Luciana KETV Canisio, Responsabile Servizio Consulenza.
• A: Don Gregorio Letrans, Responsabile del Controllo e così via.
• Oggetto: Copia moduli. Si prega di fare riferimento alla copia testuale di quella che firma...
• Rubrica.

4. Notifica Amministrativa

4.1. Definizione

Il processo attraverso il quale l'organismo competente comunica la risoluzione o l'accordo all'interessato.

4.2. Fasi del Processo di Notifica

• La notifica d'ordinanza verrà elaborata entro 10 giorni dalla data in cui l'atto è stato dettato dall'autorità competente.
• La pratica di notifica sarà effettuata da un agente (o mezzi funzionali o legali) presso il domicilio indicato dal soggetto o che ha avviato le pratiche burocratiche.

4.3. Documento di Accreditamento

Il documento che certifica la consegna della notifica.

4.4. Parti del Documento di Accreditamento

• Inizio: intestazione per conto del ministero o agenzia. Nella riga seguente appare in lettere maiuscole "PROVA DI SERVIZIO". Il testo di base inizia a porre il ricavato per l'accreditamento e l'identificazione del destinatario.
• Sommario:
  • Indirizzo in cui si effettua la comunicazione.
  • Mezzi usati: come notifica di consegna.
  • Le circostanze della comunicazione servita per conto del quale l'avviso è consegnato.
  • Le circostanze in cui il servizio non viene praticato.
• Finale: luogo e firma della persona che fornisce l'avviso e stive di carico.

5. Pubblicazione Amministrativa

Prevede l'inserimento di un atto amministrativo in una gazzetta (BOE, BOP, giornali, ecc.) al fine di comunicare.

6. Istanza

6.1. Definizione

Il documento che contiene una o più richieste di un cittadino o agenzia per avviare l'azione amministrativa e soddisfare una o più rivendicazioni sulla base del diritto soggettivo o interesse legittimo. I moduli di domanda saranno fissati dal governo e gratuiti.

6.2. Contenuto dell'Istanza

• Inizio: nome e cognome del richiedente e del passaporto; se il nome dell'azienda, l'indirizzo di rappresentanza.
• Sommario:
  • Espone: Che da sola, la spiegazione di se sono diverse cause che espone a: Primo:, Secondo: Che, e così via.
  • Un paragrafo a parte sottostante e si scriverà "Secondo il sopra" nella riga sottostante.
  • Chiede: e se sono diverse cose: Primo:, Secondo: ecc.
• Accessori: Documenti obbligatori che devono accompagnare la domanda. Dati e informazioni: come può essere richiesto dal richiedente.
• Finale: mezzo preferito di comunicazione, notifica.
• Luogo: Indirizzo o posizione che si desidera ricevere notifica.
• Luogo e data della domanda.
• Firma del richiedente.
• L'identificazione del corpo a cui sarà indirizzata.

Esempio di Istanza

D./ Sig.ra Veronica Francia con ID 93624 Huesca, come direttore della ELECTRO, S.L. CIF. A-2125, stabilita in C/ Elvira, 24, 0042 Madrid.

• Espone:
  1. Elettronica S.A. vuole appartenere al sistema Arbitrale Nazionale.
  2. Che al fine di risolvere i reclami, se del caso, ecc. con una procedura semplice...
• In base a quanto sopra.
• Richiede: di non presentare domanda e di dare gli ordini opportuni per la concessione della richiesta.
• La richiesta è accompagnata dai seguenti documenti.
• Granada, 2 gennaio 2011.
• Rubrica.
• Firmato: [Nome].
• Timbro a sinistra.
• Piè di pagina: nome a cui è indirizzata la lettera: Collegio Arbitrale Nazionale dei Consumatori, Ministero della Salute (Granada).

7. Dichiarazione

7.1. Definizione

Documento con il quale sia gli individui che le organizzazioni legali esprimono la precisione di fatti o circostanze al pubblico, sia per il funzionamento di questi o in determinati momenti. Esempio: liste di scarico di una multa.

7.2. Parti della Dichiarazione

• Inizio: nome e cognome. Se la persona agisce per conto di una società: "a nome di (nome, CIF, e indirizzo della società)". La ragione per la compilazione e la firma della dichiarazione.
• Contenuto: dichiarare: Mostra il fatto alla redazione del documento.
• Finale: Non mettere l'autore (già) appare all'inizio del documento.

8. Sportello Unico

8.1. Scopo

Per facilitare il rapporto tra cittadini e pubbliche amministrazioni.

8.2. Vantaggi

• Evita spostamenti.
• Avvicina i cittadini e il governo.
• Punto di informazioni sulla città o municipalità.
• Semplicità delle procedure amministrative.
• Evitare le code e l'attesa per la presentazione.
• È necessario applicare per il ricevimento di deposito o copia autenticata.

9. Formati di Stampa

• "A" determina il formato della carta.
• "B" determina il formato di alta capacità.
• "C" determina il formato di capacità limitata.

10. Esempio di Certificato

L'IES EL ALGAR.

Certificato di Studi Intermedio.

D./ Sig.ra Ana Cruz, segretario dell'IES El Algar, che si trova a Finca Santa Isabel, 11 Almeria.

Certifica: che la signora Cañas Encarnación con ID xxxx, come riportato nei registri del segretario dell'istituto presso l'università ospitante per il Primo Intermedio di Gestione Amministrativa.

E ho contato su richiesta / per firmare il certificato.

Almería, 28 gennaio 2011.

Rubrica.

Firmato: Ana Cruz García.

Mettere il sigillo sulla sinistra.

Gestione della Corrispondenza

1. Corrispondenza in Arrivo

Ricevere la corrispondenza. Selezionare, aprire e controllare il contenuto della corrispondenza. Scrivere nel registro di protocollo della corrispondenza.

Registro di Protocollo della Corrispondenza in Arrivo

• N. di ordinazione: numero di ordine sequenziale.
• Data di ricevimento: data di registrazione del documento.
• Mittente: nome, ragione sociale e posizione del mittente del documento.
• Tipo: documento ricevuto (C = lettera, TP = cartolina, TL = telegramma, PP = pacco).
• Allegati: indicare se la lettera è accompagnata da altro documento.
• Estratti della materia: contenuto della comunicazione.
• Dipartimento di ricezione: nome del servizio destinatario della comunicazione.

2. Corrispondenza in Uscita

Ritirare la posta o gli invii. Controllare che sia firmato e gli allegati ad esso. Realizzare le copie richieste, controllate e timbrate. Consegnare o depositare presso il corriere.

2.1. Registro della Corrispondenza in Uscita

• Il numero d'ordine sarà correlato alla produzione.
• Destinatario: nome, la società a cui è stato inviato il documento e la posizione.
• Classe del documento.
• Allegati: specificare se la lettera è accompagnata da un documento.
• Osservazioni: indicare se la lettera è certificata o urgente.

2.2. Registro Fax in Arrivo

Registrare tutti i fax ricevuti dalla società, nonché un breve riassunto del loro contenuto e il reparto ricevente deve firmare il libro.

2.3. Registro Fax in Uscita

In questo registro, annotare la data, l'ora di invio, il destinatario, un breve riassunto del suo contenuto e il reparto che lo invia.

2.4. Registro E-mail

Quando si riceve l'e-mail, la prima cosa da fare è una classificazione iniziale e rimuovere tutte le informazioni che non sono importanti.

3. Circolazione Interna della Corrispondenza

3.1. Piccole e Medie Imprese

La persona che riceve la corrispondenza sarà responsabile per l'apertura della corrispondenza, la registrazione e la realizzazione di copie per la distribuzione.

3.2. Grandi Imprese

Di solito hanno una o più persone responsabili della distribuzione della corrispondenza e dispongono di sistemi meccanici.

4. Smistamento della Corrispondenza

Perché le funzioni svolte in una grande società siano efficaci, devono essere prese in considerazione:

• Consente di definire i percorsi.
• Visita posti di lavoro definiti.
• Evitare commissioni inutili.
• Ogni punto di passaggio deve avere almeno due vassoi per appunti.
• Classificare la corrispondenza per destinatario.
• Dare priorità alle consegne urgenti.

5. Servizi di Messaggistica per le Imprese

5.1. Settore dei Servizi Pubblici

• Base:
  • Lettere.
  • Cartoline.
• Imballaggi:
  • Pacco blu.
  • Pacco postale internazionale.
• Urgente:
  • Posta Express Nazionale.
  • Posta Express Internazionale.
  • Lettera urgente.
  • Servizio sacchetto.
• Finanziaria:
  • Vaglia.
  • Giro internazionale.
  • Denaro in pochi minuti.
• Telecomunicazioni:
  • Telegramma.
  • Burofax.
  • Telex.

5.2. Servizi del Settore Privato

• Servizio nazionale.
• Servizio internazionale.
• Servizi aggiuntivi.