Gestione documentale e flusso dei materiali in acquisti, magazzino e vendita

1. Materiali e documenti di vendita

Le operazioni eseguite nelle aree acquisti, magazzino, produzione e vendita devono essere adeguatamente riflesse sulla documentazione relativa ai materiali per poterle registrare. Ogni volta che un articolo cambia ubicazione o diventa materia prima, deve esserci documentazione che giustifichi il cambiamento.

Un documento è un'informazione strutturata su supporto cartaceo o elettronico, il cui obiettivo è registrare le operazioni e le persone coinvolte.

I documenti costituiscono il flusso amministrativo delle operazioni di business legate allo stock. Tale flusso deve essere disponibile e accessibile al negozio/ufficio competente.

L'ordine deve seguire il corretto flusso documentale:

• Il cliente emette l'ordine per merce, servizi o entrambi.
• Il fornitore consegna la merce o fornisce il servizio richiesto e rilascia il documento di consegna corrispondente.
• Il fornitore emette la fattura e questa viene pagata dall'acquirente alla data concordata.
• L'acquirente estingue il debito tramite assegno, bonifico, cambiale, ecc.

A volte sorgono operazioni connesse alla vendita, come la restituzione della merce o il pagamento di spese non incluse nella fattura.

Documenti relativi allo stock

I prodotti presenti in magazzino possono provenire da fonti esterne o dallo stesso gruppo societario; in caso di trasferimento le destinazioni possono essere altre imprese o altri punti vendita della società.

Le transazioni commerciali tra imprese, fornitori e clienti utilizzano due tipi di documenti:

• Documenti di vendita: ordini, spedizioni, fatture, bolle di accompagnamento, fatture per spese, note di credito e ricevute di cassa.
• Documenti di pagamento: ricevute di pagamento, assegni, cambiali, registrazioni bancarie.

Il flusso delle merci all'interno della stessa organizzazione genera documenti interni, come moduli di richiesta, di ricezione o di spedizione, ordini di trasporto, documenti di produzione o parti di lavorazione.

2. L'ordine per le merci

Quando una società necessita di merci ha due opzioni: rivolgersi al fornitore mediante ordine scritto o procedere tramite conferma telefonica seguita da conferma scritta. L'ordine è un documento rilasciato dall'acquirente per richiedere materiali al fornitore.

La richiesta può essere inviata per posta ordinaria o con altri mezzi; è opportuno conservare una copia per il controllo della merce ricevuta. Si consiglia di inviare due copie che il fornitore deve restituire firmate per accettazione, soprattutto quando l'ordine include condizioni non presenti in un contratto precedente.

Si distinguono due tipi principali di ordine:

• Ordine fermo: rilasciato quando l'acquirente accetta senza riserve le condizioni del venditore.
• Ordine condizionato: rilasciato in attesa di una conferma da parte del compratore o del venditore.

2.1 Tipi di ordini

In base alla modalità e alla finalità, gli ordini possono essere suddivisi così:

• Ordine normale: utilizzato per richiedere beni necessari in un breve periodo di tempo (settimana, mese, stagione) in quantità determinate.
• Ordine programmato (o a lungo termine): rilasciato per richiedere uno o più prodotti in seguito a uno studio preliminare della domanda. Prevede di considerare il livello minimo di scorte, rifornimenti e consistenze. Può costituire un contratto annuale con consegne frazionate, indicandone importo e date di entrata.
• Ordine aperto: rilasciato con importo complessivo approssimativo, senza impegno di acquisto vincolante fino alla conferma delle singole spedizioni; il cliente non accetta spedizioni non confermate in precedenza.

Caratteristiche dell'ordine aperto: tempi di consegna generalmente molto brevi, richiesta al fornitore di mantenere uno stock minimo di ciascun materiale; il prezzo può essere fisso o soggetto ad aumenti giustificati da nuove aliquote.

Vantaggi dell'ordine aperto: riduzione delle scorte e del capitale immobilizzato, elevato turnover dei materiali, prezzi di acquisto inferiori per acquisti di volume e costi di gestione ridotti per minore documentazione cartacea.

Ordini per tipologia di materiale

In base alla destinazione del bene o del servizio richiesto, gli ordini sono classificati come:

• Richiesta straordinaria: utilizzata per materiali dipendenti dal tempo o per articoli speciali necessari per uno specifico scopo.
• Ordine di sostituzione: avviato dal reparto acquisti sulla base di segnalazioni del punto vendita; generalmente utilizzato per articoli il cui stock ha raggiunto la riserva minima.
• Richiesta di servizio: utilizzata per richiedere un servizio o l'esecuzione di un determinato lavoro. I materiali necessari per l'opera possono essere forniti dal contraente e possono essere inclusi o meno nel contratto.
• Ordine ordinario di materiali o merci: il più diffuso, rilasciato per gli elementi necessari al punto vendita; una volta ricevuti, sono destinati alla sostituzione o al consumo.

3. Il modulo d'ordine

Le informazioni da includere nel documento o modulo d'ordine sono:

• Dati dell'acquirente: nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA e altri riferimenti. Se acquirente e venditore hanno nazionalità o sedi diverse, indicare anche il paese.
• Numero di serie: numerazione generale correlata a tutti i fornitori oppure numerazione distinta per ciascun fornitore.
• Data di emissione e riferimenti: data di rilascio dell'ordine.
• Dati del fornitore: codice fornitore, nome o ragione sociale, partita IVA, domicilio fiscale o sede operativa.
• Valore e descrizione di quanto richiesto: nome del prodotto o descrizione, unità di misura, codice di riferimento per ogni articolo, quantità richiesta per voce, prezzi unitari e, se del caso, importi parziali e totali.
• Termini e condizioni: condizioni di sconto, termini di pagamento, modalità di consegna, garanzie e altre clausole contrattuali rilevanti.

3.1 Il registro degli ordini (libro ordini)

Gli ordini controllati si riflettono nel libro ordini. Tipicamente il contenuto di una registrazione comprende:

Decreto n. ----------   Data: ----------   Fornitore / importo dell'ordine o codice fiscale: ------   Data di consegna: -------

Store: in cui sono consegnate le merci ricevute ---------   Lettera di Vettura n. -------   Commenti:

4. La ricevuta di consegna

La ricevuta di consegna è il documento preparato e inviato dal venditore insieme alla merce. La sua funzione principale è servire da prova che le merci sono state consegnate al cliente e per consentire la contabilizzazione. Vengono predisposte più copie della nota di consegna, ciascuna destinata a un reparto diverso.

• La prima copia viene inoltrata al cliente, che la restituisce firmata per confermare l'avvenuta consegna.
• La seconda copia è conservata in magazzino per giustificare il ritiro della merce.
• La terza copia viene trasmessa al reparto vendite.