Gestione Documentale e Logistica Aziendale: Ordini, Fornitori e Trasporti

La Gestione Documentale in Azienda

I documenti in azienda sono fondamentali in quanto devono riflettere le operazioni aziendali svolte, debitamente registrate sui supporti appropriati, e identificare chi le ha eseguite.

Un documento è qui definito come un'informazione strutturata su un supporto fisico (carta) o elettronico, il cui obiettivo è registrare le operazioni e le persone coinvolte.

Esempi di Documenti Aziendali

• Lettera d'ordine commerciale
• Newsletter acquisti
• Confronto offerte
• Scheda fornitore
• Scheda anagrafica
• Richiesta e proposta d'ordine
• Inserimento ordini
• Modulo di richiesta
• Assegno
• Bolla di consegna
• Bolla di consegna stimata
• Fattura
• ecc.

La Gestione degli Ordini

Un ordine è una richiesta formale di materiali da parte dell'azienda a un fornitore, dopo aver valutato le offerte ricevute da un gruppo di fornitori.

I sistemi di numerazione degli ordini adottati dalle diverse aziende possono variare. Possono esistere altri sistemi di numerazione, come l'assegnazione annuale di un numero di serie per negozio. Una volta compilato, il numero dovrebbe essere annotato sul retro della bolla di acquisto presentata in ordine numerico e sul registro degli acquisti (l'ordine deve essere inviato in due copie).

Tipi di Ordini

• Richiesta di servizi o di costruzione: include gli ordini per la fornitura di personale o l'esecuzione di un determinato lavoro.
• Ordine materiali: richieste di materiali.
• Ordini per uso straordinario: utilizzo immediato dei materiali.
• Ordini di rifornimento: la cui iniziativa parte dal negozio.
• Ordini normali: le quantità ordinate con questo tipo di documenti corrispondono normalmente al consumo previsto per brevi periodi di tempo.
• Ordini di linea: comprendono uno o più materiali omogenei. Sono il risultato di uno studio dei materiali, tenendo conto dei consumi storici, della scorta minima, della scorta di sicurezza e delle consistenze di fornitura.
• Ordini aperti: fanno parte di un gruppo di materiali omogenei per natura o origine, e considerano i consumi storici, l'inventario previsto, la scorta minima e la quantità di questi materiali in attesa di consegna.

L'Archivio Fornitori

Lo scopo dell'archivio fornitori è poter ottenere rapidamente i dati dei fornitori per richieste, informazioni sui preventivi o per l'invio di ordini.

Il Dipartimento di Marketing deve gestire l'archivio fornitori.

Sarà effettuata almeno una copia, o forse due, dell'archivio fornitori.

Condizioni per un Archivio Fornitori Efficace

• Deve contenere tutti i dati necessari ed essere rigorosamente aggiornato.
• Le schede devono essere ordinate o classificabili con un sistema di facile consultazione.
• Esistenza di un duplicato in un luogo sicuro in caso di smarrimento o furto.

La Gestione dei Trasporti

Le spese di trasporto sono generate dal movimento della merce dal magazzino del venditore fino al punto vendita o al magazzino dell'acquirente.

Tipi di Trasporto

• Trasporto terrestre: quando il viaggio avviene su strada o su rotaia.
• Trasporto marittimo o aereo: quando il viaggio avviene in barca o in aereo.

Nel contesto dei trasporti, altri concetti inclusi sono: carico, scarico, assicurazione, pedaggi, forniti da diverse società che di solito non sono direttamente coinvolte nell'acquisto e nella vendita.

Negoziazione dei Costi di Trasporto

I costi di trasporto sono spesso oggetto di negoziazione, con l'obiettivo finale di garantire che la spesa sia a carico del fornitore. Le ragioni di questa trattativa sono:

• I costi di trasporto aumentano il costo del prodotto, che è pari al prezzo d'acquisto più tutti i costi per la sua disponibilità alla vendita.
• Il costo del trasporto è sempre legato all'assicurazione, che copre i rischi per la merce durante il transito.
• Il fornitore può ottenere il trasporto a un costo inferiore, essendo più familiare con percorsi e mezzi, e può anche effettuare il viaggio stesso per la consegna a vari clienti.

Le Clausole Incoterms

Le clausole Incoterms specificano la ripartizione delle spese tra acquirente e venditore per il pagamento e il trasporto delle merci dall'origine alla destinazione. Gli Incoterms più comunemente utilizzati sono:

• EXW (Ex Works): Il venditore consegna la merce nella sua fabbrica o nel magazzino. L'acquirente si assume tutti i costi e i rischi fino alla destinazione.
• FCA (Free Carrier): Il venditore consegna la merce al vettore indicato dall'acquirente, a spese di quest'ultimo.
• CFR (Cost and Freight): Il venditore consegna la merce al porto, alla stazione o all'aeroporto di destinazione indicato dall'acquirente. Fino a quel punto, il venditore paga tutte le spese, tranne l'assicurazione che è a carico dell'acquirente.
• CPT (Carriage Paid To): Il venditore paga il trasporto fino a una specifica città di destinazione; le assicurazioni e le altre spese fino al magazzino dell'acquirente sono a carico di quest'ultimo.
• CIF (Cost, Insurance and Freight): Il venditore paga tutte le spese fino al porto di destinazione, inclusa l'assicurazione delle merci.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To): Il venditore paga le spese di trasporto e assicurazione fino al luogo di destinazione.
• DAF (Delivered At Frontier): Il venditore consegna la merce al confine indicato; da quel punto i costi sono a carico dell'acquirente.