Gestione Documentale e Mezzi di Pagamento: Ottimizzazione dei Processi Aziendali

La Funzione Amministrativa nell'Impresa

La funzione amministrativa si articola in due categorie principali:

Funzioni Primarie

Sono quelle che realizzano il processo di produzione della società (produzione e commercializzazione) e quelle che generano reddito diretto.

Funzioni di Supporto

Sono quelle il cui sviluppo è di supporto alle funzioni primarie e garantiscono il buon funzionamento della società. Ci si riferisce agli appalti pubblici, all'amministrazione, alla gestione delle risorse umane, alla finanza, ecc.

Documentazione Commerciale: Introduzione

Questa sezione, fondamentale all'interno della funzione amministrativa, riguarda l'emissione e la corretta classificazione di una serie di documenti essenziali per l'attività aziendale. Una gestione documentale chiara e precisa facilita la gestione e lo sviluppo del business.

Documenti di Acquisto e Vendita

Il Preventivo (o Offerta)

Il preventivo descrive in dettaglio i beni e i servizi offerti, specificando il prezzo affinché il cliente sia a conoscenza del costo totale. Deve indicare la forma di pagamento, se accettata dal cliente. Tutti i dati del preventivo devono identificare chiaramente sia l'azienda che il cliente. I prezzi sono solitamente indicati senza IVA (che dovrà essere aggiunta). Il preventivo può essere richiesto per telefono, email, fax, consegnato direttamente negli uffici della società o attraverso un contatto commerciale.

L'Ordine del Cliente

L'ordine del cliente formalizza l'accettazione del preventivo. Si riflette in un documento che specifica l'acquisto o la prestazione di servizi. Può essere effettuato per telefono, fax o e-mail.

L'ordine deve includere i seguenti elementi:

• Identificazione delle parti (venditore e acquirente).
• Identificazione del documento (numero d'ordine e data).
• Identificazione della merce (codice articolo, unità, descrizione del prodotto, prezzo unitario e totale).
• Condizioni di acquisto: tempi di consegna, luogo, forma e modalità di spedizione e pagamento.
• Firma dell'acquirente.

Di solito vengono generate 3 copie: l'originale (per il venditore), una copia per l'acquirente (per verificare la ricezione dell'ordine) e un'altra per l'archivio del reparto vendite.

Il Contratto Commerciale

Il contratto è un accordo con il quale due o più parti si impegnano a rispettare un obbligo, la cui prestazione può essere richiesta. A livello aziendale, è fondamentale che sia redatto per iscritto.

Tipi di Contratti

Contratto di Compravendita

Stabilisce le condizioni alle quali il compratore e il venditore devono effettuare l'acquisto di un bene. Si devono indicare le parti coinvolte, l'oggetto della vendita, il prezzo e le condizioni di pagamento.

Contratto di Servizio

L'obiettivo è un servizio fornito da una società a un cliente in cambio di un compenso (es. elettricista, pittore).

Contratto di Fornitura (o Gestoria)

Riguarda le forniture essenziali per l'azienda (elettricità, acqua, telefono, gas). La società fornitrice si impegna a fornire una serie di vantaggi in cambio del pagamento del prezzo stabilito da parte del cliente.

Contratto di Assicurazione

Destinato a prevenire i rischi delle attività della società. È il contratto mediante il quale l'assicuratore si impegna, dietro pagamento di un premio, a risarcire l'assicurato, entro i limiti concordati, se si verifica l'evento il cui rischio è coperto. Il documento che riflette il contratto è chiamato polizza assicurativa e l'importo della retribuzione in denaro è chiamato premio.

Distinta di Imballaggio (Packing List)

Se il pagamento è dovuto al momento della ricezione dell'ordine, l'acquirente deve pagare e al vettore verrà rilasciata una ricevuta.

La Fattura

Documento che comprova legalmente la prestazione di servizi o la vendita di merci.

Contenuto Minimo della Fattura

• Dati del venditore e del compratore.
• Dati della fattura: numero, luogo e data di emissione, numero di riferimento cliente.
• Descrizione dei beni venduti o dei servizi prestati (quantità, prezzo unitario e importo totale).
• Tasso di sconto applicato e relativo importo.
• Base Imponibile (BI): l'importo sul quale viene calcolata l'IVA. Si calcola prendendo in considerazione l'importo totale meno lo sconto, se applicato.
• Imposta sul Valore Aggiunto (IVA).
• Totale Fattura: Base Imponibile (BI) + IVA + Spese accessorie (trasporto, assicurazione della merce, ecc.).

Altri Documenti Commerciali

Documenti di grande importanza nello sviluppo dei processi amministrativi connessi all'attività commerciale:

Listino Prezzi

Elenco dei prezzi dei prodotti che la società vende sul mercato. I diversi prodotti devono essere chiaramente descritti, indicando il prezzo per unità e il periodo di validità.

Nota Spese

Documento che indica tutte le spese relative all'acquisto che sono a carico dell'acquirente (costi di trasporto, assicurazione, imballaggio, ecc.).

Lettera di Vettura (Carta di Portes)

Documento che funge da contratto di servizi di trasporto e da fattura.

Documenti e Mezzi di Pagamento

Metodi di Pagamento

Pagamento in Contanti

Il pagamento avviene immediatamente in moneta corrente.

Bonifico Bancario

L'acquirente incarica la propria banca di trasferire una somma di denaro sul conto bancario del venditore. Se i conti bancari sono presso banche diverse, l'acquirente potrebbe dover pagare una commissione (percentuale dell'importo del trasferimento).

Carta di Pagamento (Debito/Credito)

L'istituto finanziario paga il prezzo al venditore. L'importo viene addebitato immediatamente sul conto dell'acquirente (carta di debito) o differito (carta di credito).

Ricevute di Debito (RID)

Il venditore presenta alla banca la ricevuta che l'acquirente ha autorizzato per il pagamento.

Pagamento a Rate (Dilazione)

L'importo dell'acquisto non viene pagato immediatamente, ma il pagamento della fattura viene posticipato. In questo caso, l'acquirente deve pagare interessi di mora per compensare l'attesa del venditore. Questo interesse rappresenta il costo finanziario della dilazione di pagamento per l'acquirente. I documenti comunemente utilizzati per formalizzare questo metodo sono la cambiale e il vaglia cambiario.

La Ricevuta

Documento che attesta il pagamento degli importi dovuti a seguito di un acquisto o di una prestazione di servizi. La ricevuta deve essere rilasciata dal venditore.

Le ricevute sono spesso contenute in blocchetti e sono divise in due parti:

1. La ricevuta di consegna, firmata e consegnata all'acquirente come prova di pagamento.
2. La matrice, che rimane nel blocchetto e serve al venditore per gestire la riscossione.

L'Assegno Bancario

L'assegno è un titolo di credito con cui la banca si impegna a pagare una certa somma di denaro a favore di uno dei suoi clienti, addebitandola sul conto corrente bancario. È un mezzo di pagamento con la stessa validità del contante, anche se le carte lo stanno progressivamente sostituendo.

Tipi di Assegni

Assegno Circolare

La banca garantisce l'autenticità della firma dell'emittente (traente) e la disponibilità dei fondi per l'importo indicato. Potrebbe comportare commissioni.

Assegno Sbarrato (Incrociato)

Può essere pagato solo mediante accredito su un conto del beneficiario (venditore). Si formalizza con due barre parallele sulla parte anteriore. Lo scopo è prevenire la riscossione da parte di terzi in caso di smarrimento.

Assegno Nominativo

Identifica la persona autorizzata a riscuoterlo (venditore) con nome e cognome.

Assegno al Portatore

Può essere riscosso da chiunque lo presenti, non essendo designato un beneficiario specifico.

Elementi Obbligatori dell'Assegno

• La banca emittente.
• Il numero di conto del traente (acquirente che paga).
• L'importo pagato in cifre e in lettere.
• Il nome del beneficiario (per gli assegni nominativi) o la dicitura "al portatore".
• Luogo e data di emissione.
• Firma del titolare del conto.

Il pagamento deve avvenire entro 15 giorni dall'emissione. La banca si impegna a versare l'importo dell'assegno solo se sul conto sono presenti fondi sufficienti. Se la banca paga solo una parte dell'importo, significa che non ci sono fondi sufficienti per coprire l'intero importo. Se il conto non ha fondi, la banca non può pagare. In questi casi, il fornitore deve negoziare con l'acquirente o procedere per vie legali.

La Cambiale (Tratta)

La cambiale è un documento commerciale con il quale una persona, il Traente (venditore/creditore), ordina a un'altra, il Trattario (acquirente/debitore), il pagamento di una somma di denaro a una data specifica o a una scadenza determinata. Il pagamento può essere effettuato al Traente stesso o a un terzo chiamato Beneficiario (o Titolare).

Soggetti Coinvolti nella Cambiale

Traente (Cassetto)

La società di vendita che emette la cambiale per garantire il pagamento di una fattura.

Trattario (Accettante)

La persona che deve pagare la fattura alla scadenza.

Beneficiario (o Titolare)

La persona che esercita il diritto di credito quando la cambiale raggiunge la scadenza e alla quale il Trattario deve pagare.

Garante (Avallante)

La persona che garantisce il pagamento della cambiale.

Giratario (Endorser)

Colui che cede o trasmette la cambiale a un terzo.

Giratorio (Endorsee)

La persona a cui viene ceduta la cambiale, ossia il destinatario.

Il vantaggio della cambiale è che, in caso di inadempienza alla scadenza da parte del Trattario, il Traente può agire in via esecutiva, un processo più rapido ed efficiente rispetto a un processo ordinario di riscossione.

Aspetti Giuridici della Cambiale

Accettazione

La cambiale è accettata dal Trattario con la sua firma, necessaria per adempiere al pagamento dell'importo alla scadenza.

Avallo

È la dichiarazione contenuta nella cambiale che ne garantisce il pagamento. L'avallante è obbligato al pagamento nel caso in cui il Trattario non adempia alla scadenza.

Girata (Approvazione)

È l'atto attraverso il quale il Traente trasmette la cambiale a un'altra persona (il Giratario). Il Giratario è il destinatario del pagamento che il Trattario dovrà effettuare alla scadenza.

Sconto

Consiste nel presentare la cambiale a una banca per incassare l'importo prima della data di scadenza. La banca versa l'importo della cambiale al netto di interessi e commissioni.

Protesto

È l'atto formale che dimostra l'inadempienza della cambiale alla scadenza. Il Trattario ha 2 giorni di tempo per pagare l'importo davanti a un notaio o per formulare le argomentazioni che ritiene opportune. Trascorso tale periodo, se la cambiale non viene pagata, il Traente può procedere legalmente.

Il Vaglia Cambiario (Pagherò)

Il vaglia cambiario è un documento commerciale con cui il firmatario si impegna a pagare una certa somma di denaro nel momento e nel luogo specificati al destinatario.

A differenza della cambiale (che è un ordine di pagamento), il vaglia cambiario contiene la promessa incondizionata di soddisfare il pagamento di una somma di denaro al raggiungimento della scadenza. Il vaglia è un documento che può autorizzare l'inclusione di interessi per garantire il rispetto dell'obbligo di pagamento.