Gestione per obiettivi (APO): definizione, caratteristiche, criteri e vantaggi

Definizione gestione

Si tratta di un processo molto particolare consistente nelle attività di pianificazione, organizzazione, esecuzione e controllo, svolte per determinare e realizzare gli obiettivi mediante l'utilizzo delle risorse umane e di altre risorse.

Obiettivi di gestione

Perché ci sia un senso di soddisfazione dovrebbe esserci un obiettivo, che dia uno scopo allo sforzo. L'obiettivo deve avere senso e valore; per questa ragione la definizione di obiettivo è: "Un obiettivo amministrativo è un traguardo che è fissato, richiede un determinato ambito e propone linee guida per gli sforzi di un leader". In questa definizione si individuano quattro elementi:

• Meta
• Campo di applicazione
• Definizione di azione
• Orientamento

Seneca ha detto: "Se un uomo non sa a quale porto sta navigando, nessun vento è favorevole."

Concetto di produttività

Concetto di produttività: può essere definito come il rapporto tra la quantità di beni e servizi prodotti e la quantità di risorse utilizzate.

Nella valutazione della produttività si utilizzano misure per valutare le prestazioni delle macchine, dei laboratori, delle attrezzature di lavoro e dei dipendenti.

Definizione di efficienza

Efficienza: uso razionale delle risorse disponibili per il raggiungimento di un obiettivo predeterminato. Più efficiente è il processo, minore sarà la quantità di risorse utilizzate per ottenere prestazioni e valore equivalenti o migliori.

Definizione di efficacia

Efficacia

Definizione: L'efficacia è la capacità di ottenere un effetto desiderato o previsto; l'efficienza è la capacità di ottenere tale effetto impiegando il minimo possibile di risorse. Esempio: uccidere una mosca con un cannone è efficace (si ottiene l'obiettivo), ma non efficiente (si usano risorse sproporzionate). Ucciderla con una racchetta per mosche è invece sia efficace sia efficiente.

Caratteristiche dell'APO

APO (Amministrazione per Obiettivi) è una tecnica di gestione basata sulla pianificazione e sul controllo amministrativo, fondata sul principio che, per ottenere risultati, l'organizzazione deve prima definire cosa sta facendo e dove sta cercando di arrivare. L'APO è un processo attraverso il quale dirigenti, superiori e subordinati di un'organizzazione individuano obiettivi comuni, definiscono le aree di responsabilità di ciascuno in termini di risultati attesi e usano questi obiettivi come linee guida per il funzionamento dell'impresa. Il manager deve conoscere e capire cosa, in termini di prestazioni, gli si aspetta rispetto agli obiettivi aziendali; allo stesso modo il suo superiore deve sapere quale contributo può richiedere e aspettarsi.

In realtà, l'APO è un sistema che integra le esigenze dinamiche dell'azienda di raggiungere obiettivi di profitto e crescita con la necessità del manager di contribuire al proprio sviluppo. Si tratta di uno stile di gestione impegnativo ed equilibrato per le aziende.

Funzionalità dell'APO

1. Definizione congiunta degli obiettivi tra il dirigente e il suo superiore.
2. Obiettivi per ogni reparto o posizione.
3. Correlazione degli obiettivi dei dipartimenti.
4. Sviluppo di piani tattici e operativi, con particolare attenzione alla misurazione e al controllo.
5. Valutazione, revisione e aggiornamento dei piani.
6. Guida attiva (active steering).
7. Supporto costante del personale nelle prime fasi di attuazione.

La gestione per obiettivi comporta una tecnica sistematica di gerencia. Si basa molto sulla pianificazione e sul controllo. Questo sistema presenta caratteristiche strutturali e comportamentali.

Caratteristiche strutturali

• Definizione di obiettivi a lungo e a breve termine. Il termine lungo è, in generale, fissato dal livello di leadership superiore.
• Gli obiettivi e i traguardi sono espressi come risultati finali piuttosto che come compiti o attività.
• Finalità e obiettivi devono essere coerenti e coordinati tra i diversi livelli e le aree dell'organizzazione.

Caratteristiche comportamentali

• Enfasi sull'impegno personale dei subordinati rispetto agli obiettivi: i collaboratori partecipano alla definizione dei propri obiettivi e sono responsabili degli stessi.
• Enfasi sull'auto-analisi delle prestazioni in relazione ai risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati.
• Le deviazioni rispetto agli obiettivi di performance portano a correzioni automatiche delle prestazioni e, se necessario, a orientamenti specifici da parte del superiore.

La gestione per obiettivi in pratica

La gestione per obiettivi è una tecnica partecipativa di progettazione e valutazione: superiori e subordinati insieme definiscono le priorità, gli obiettivi (risultati) da raggiungere in un determinato periodo e in termini quantitativi, stabilendo il contributo relativo di ciascuno. Successivamente si monitora sistematicamente la performance (controllo) e si procede alle correzioni necessarie.

1. Criteri di individuazione

I criteri per la selezione degli obiettivi dovrebbero essere impostati in base alle priorità e al loro contributo al raggiungimento dei risultati di business. Alcuni criteri sono:

• a) Individuare le attività che hanno il maggiore impatto sui risultati.
• b) L'obiettivo deve essere il più specifico possibile: cosa, come, quando. I risultati attesi devono essere stabiliti in termini misurabili e chiari.
• c) Gli obiettivi devono concentrarsi sul lavoro dell'uomo e non su aspetti non controllabili.
• d) Devono essere disponibili dati relativi a ogni obiettivo.
• e) Usare un linguaggio comprensibile per i dirigenti.
• f) Mantenere il focus entro i principi di gestione: concentrarsi sugli scopi aziendali vitali e non disperdersi in attività secondarie.
• g) L'obiettivo deve indicare i risultati da conseguire, ma non deve limitare la libertà di scelta delle modalità: deve indicare il "cosa" ma non specificare rigidamente il "come".
• h) L'obiettivo dovrebbe essere sfidante e richiedere uno sforzo particolare, ma non così difficile da diventare impossibile da raggiungere.
• i) L'obiettivo deve essere un compito significativo per l'intero esercizio aziendale.
• j) Lo scopo deve avere una connessione con il piano di utilità dell'azienda, che spesso rappresenta l'obiettivo finale.

Ogni area di attività dell'azienda tende a massimizzare i propri obiettivi e risultati, per cui lo sforzo di una zona può spesso entrare in conflitto con quello di un'altra, creando sub-obiettivi che compromettono l'unità aziendale. Ogni sub-obiettivo massimizzato può portare l'azienda a diventare un sistema centrifugo di sforzi separati, che tende a disgregare il sistema. Ansoff ha sottolineato che lo sforzo ideale non è la somma degli sforzi, né la loro semplice moltiplicazione, ma la sinergia: l'effetto moltiplicatore realizzato combinando risorse in modo integrato. Per questo è necessaria una contabilità complessiva e un coordinamento tra divisioni e dipartimenti, affinché ci sia convergenza tra gli obiettivi di direzione. Come osserva Lodi: "Quando i risultati entrano in conflitto con altri (perché l'utilità confligge con la produttività, l'innovazione si scontra con l'operatività corrente, ecc.), gli obiettivi non funzionano in combinazione. Il compito dell'amministrazione è quindi conciliare gli obiettivi in conflitto. L'azienda è, in sostanza, una serie di conflitti che esistono in un equilibrio instabile: focalizzando l'attenzione su una cosa si tende a trascurare un'altra."

In sintesi, l'APO ha le seguenti caratteristiche:

• Istituzione di una serie di obiettivi concordati tra il dirigente e il suo superiore.
• Istituzione di obiettivi per ogni reparto o posizione.
• Interrelazione e diritti sugli obiettivi dipartimentali.
• Sviluppo di piani tattici e operativi con particolare attenzione alla misurazione e al controllo.
• Valutazione continua, revisione e aggiornamento dei piani.
• Partecipazione della direzione.
• Supporto intenso dello staff durante le fasi iniziali.

GESTIONE CICLO PER OBIETTIVO

AUTORI: CRITICHE ALL'APO

Dieci peccati mortali nell'attuazione dell'APO, secondo John W. Umili, sono i seguenti:

• Non coinvolgere i dirigenti di alto livello.
• Presentare l'amministrazione per obiettivi come una tecnica suprema in grado di risolvere tutti i problemi.
• Adottare l'APO con un programma accelerato senza adeguata preparazione.
• Stabilire solo obiettivi misurabili, trascurando aspetti qualitativi importanti.
• Semplificare eccessivamente tutte le procedure.
• Applicare l'APO in aree isolate, senza coinvolgere l'azienda a livello globale.
• Delegare l'intero progetto a personale di livello inferiore senza adeguato supporto.
• Concentrarsi sui singoli e ignorare i problemi di gruppo o i processi collettivi.
• Inaugurare il sistema con un evento celebrativo e poi lasciarlo andare da solo.
• Ignorare gli obiettivi personali dei manager, concentrandosi soltanto sugli obiettivi aziendali.

Vantaggi e svantaggi dell'APO

L'APO è attualmente un approccio amministrativo ampiamente utilizzato nel mondo; tuttavia, a volte se ne dubita l'efficacia. Spesso viene criticata la sua applicazione errata, oppure l'uso dell'APO come teoria meccanica che si concentra su singoli aspetti del processo amministrativo senza integrarli in un sistema. Per una valutazione realistica, di seguito alcuni vantaggi e svantaggi:

Vantaggi

• Migliora l'amministrazione.
• Chiarisce la struttura e le responsabilità all'interno dell'organizzazione.
• Genera impegni personali e maggiore responsabilità.
• Contribuisce allo sviluppo di efficaci sistemi di controllo.

Svantaggi e rischi

• Se applicata meccanicamente, può trascurare aspetti qualitativi e il contesto aziendale.
• Rischio di conflitti tra divisioni se gli obiettivi non sono ben coordinati.
• Può richiedere tempo e risorse significative per l'implementazione corretta.

Concludendo: l'APO, se ben utilizzata e integrata in un sistema coerente di gestione, può migliorare la produttività, l'efficienza e l'efficacia dell'organizzazione; se applicata in modo superficiale o isolato, rischia di non produrre i benefici attesi.

Contributi finali: l'APO favorisce la chiarezza degli obiettivi, la partecipazione manageriale e lo sviluppo di controlli efficaci, purché venga implementata con impegno, coordinamento e revisione continua.