Gestione Organizzativa: Strategie di Controllo e Motivazione Efficace

Il Processo di Controllo Organizzativo

Il controllo è un processo fondamentale per assicurare che le attività siano svolte secondo i piani prestabiliti e per correggere eventuali deviazioni significative.

Approcci al Controllo

• Controllo di Mercato: Si concentra sulla progettazione del sistema di controllo enfatizzando l'uso di meccanismi esterni di mercato per stabilire gli standard. Esempi includono i prezzi e la quota di mercato.
• Controllo Burocratico: Questo approccio alla progettazione del sistema di controllo pone l'accento sull'autorità organizzativa attraverso regole, regolamenti, procedure e politiche.
• Controllo di Clan: Un approccio alla progettazione del sistema di controllo in cui i comportamenti dei dipendenti sono regolati da valori condivisi, norme, tradizioni, credenze e altri aspetti culturali.

L'Importanza della Cultura Organizzativa nel Controllo

La cultura organizzativa gioca un ruolo cruciale nell'aiutare a controllare l'organizzazione. Essa facilita l'adattamento alle condizioni mutevoli, spesso limita gli errori dovuti alla complessità organizzativa e aiuta ad affrontare i costi.

Aree Chiave del Controllo

Il controllo organizzativo può concentrarsi su qualsiasi area di una società. Esistono due modi principali per identificare le aree di controllo:

• Controllo dei Processi: Implementazione di processi che permettono di misurare le prestazioni effettive rispetto a uno standard e di attuare azioni correttive per deviazioni o punti di controllo inadeguati.
• Controllo Strategico: Assicurare che l'organizzazione mantenga un corretto allineamento con il suo ambiente e raggiunga i suoi obiettivi strategici.

Aree Chiave del Controllo Strategico:

• Tecnologia
• Leadership
• Struttura
• Risorse Umane
• Sistema di Controllo delle Informazioni

La Motivazione

La motivazione non è un concetto semplice; nasce da vari impulsi, desideri, bisogni e altre forze. I manager motivano i membri dell'organizzazione fornendo un ambiente che li incoraggia a contribuire. Motivare significa "muovere, guidare, indirizzare l'azione". È uno dei compiti più importanti della gestione.

La Comunicazione Efficace

La comunicazione è il trasferimento di significato e comprensione. Una comunicazione scarsa è forse la fonte di conflitti personali più frequentemente citata dai dipendenti. Una delle forze che limitano la buona performance di un gruppo o di individui è la mancanza di una comunicazione efficace.

Funzioni della Comunicazione

• Controllare i comportamenti individuali e di gruppo.
• Favorire la motivazione, chiarendo ai dipendenti cosa hanno fatto, come è stata la loro performance e come possono migliorarla.

Requisiti per una Comunicazione Efficace

• Contenuto
• Importo
• Contesto
• Capacità dell'uditorio
• Continuità
• Chiarezza

Monitoraggio e Supervisione

Il monitoraggio e la guida dei subordinati sono essenziali affinché le attività siano svolte correttamente. Questo livello di controllo si applica generalmente ai livelli gerarchici inferiori, ma ogni manager, in misura maggiore o minore, svolge questa funzione. La leadership, o vigilanza, è di grande importanza per l'azienda, poiché imprime la dinamica necessaria alle risorse umane per raggiungere gli obiettivi.

Autorità e Delega

Autorità

L'autorità è il potere detenuto da una persona all'interno di un'organizzazione di dare ordini e di esigere che vengano eseguiti dai propri subordinati.

Delega

Nella delega si manifesta chiaramente l'essenza della leadership e l'esercizio dell'autorità. Poiché la gestione viene effettuata attraverso gli altri, la delega consiste nel conferire autorità e responsabilità per agire.

Esercizio del Comando

Il comando assume due forme:

• Ordini: Esercizio di autorità attraverso il quale un supervisore indica a un subordinato che un'attività deve essere eseguita.
• Regole: Da osservare in situazioni che si ripetono; sono il mezzo più comodo per trasmettere istruzioni o direttive, spesso tramite circolari.

Leadership

La leadership è l'influenza, l'arte o il processo di influenzare le persone a impegnarsi volontariamente e con entusiasmo per raggiungere gli obiettivi di gruppo.