Gestione Strategica del Budget Aziendale e Controllo degli Scostamenti

Il Budget

Il piano aziendale si attua attraverso programmi che, nel breve periodo, determinano gli obiettivi intermedi da raggiungere e assegnano le risorse da utilizzare. Il budget è un programma d'azione, espresso in termini monetari, che riguarda un periodo di tempo breve.

Si caratterizza per essere:

• un programma, ossia non una semplice previsione ma uno strumento per indirizzare l'attività dell'azienda nella direzione prevista dalla pianificazione;
• globale, in quanto considera l'azienda nella sua interezza;
• articolato nel tempo, in quanto il periodo di tempo preso in considerazione, pari a un anno, è suddiviso in intervalli infrannuali;
• articolato nello spazio, in quanto gli obiettivi intermedi sono suddivisi in sotto-obiettivi per ciascun centro di responsabilità;
• espresso in termini monetari, in quanto indica gli obiettivi in moneta (euro).

Il budget svolge le seguenti funzioni:

• funzione di programmazione: permette di verificare la fattibilità nel breve periodo del piano aziendale e fornisce i parametri per l'analisi degli scostamenti tra obiettivi e risultati ottenuti;
• funzione di coordinamento: permette di orientare l'azione dei vari responsabili e ne facilita il coordinamento;
• funzione di motivazione: permette di motivare i dipendenti al conseguimento degli obiettivi, di valutare le loro prestazioni e di incentivarli.

Il processo di formulazione del budget dura alcuni mesi, di solito da settembre a dicembre, e si conclude prima dell'inizio del nuovo anno con l'approvazione e diffusione del budget all'interno della struttura organizzativa. Tale processo si articola in tre fasi:

1. definizione degli obiettivi intermedi;
2. predisposizione, sulla base degli obiettivi previsti e delle risorse assegnate, dei budget operativi delle singole unità organizzative;
3. aggregazione dei budget operativi in un documento sintetico, il budget aziendale.

Pertanto il budget si concretizza in un sistema di documenti che comprende:

• i budget operativi per ciascuna unità organizzativa;
• il budget aziendale, suddiviso nel budget economico e in quello patrimoniale.

Come si Predispone il Budget Operativo?

I budget operativi (o budget settoriali) sono predisposti secondo una sequenza logica che parte dal budget commerciale, prosegue con il budget della produzione e termina con il budget delle altre unità operative.

Il budget commerciale si compone di due distinti budget:

• il budget delle vendite;
• il budget dei costi commerciali.

Il budget delle vendite individua gli obiettivi di vendita dei singoli prodotti in relazione alle quantità da vendere e ai prezzi da applicare. È il primo budget che viene predisposto e anche quello che risente maggiormente di fattori esterni all'impresa, quali il livello della domanda dei prodotti offerti o il grado di concorrenza nel mercato. Può essere più o meno articolato in relazione al numero di prodotti offerti e di prezzi praticati.

Il budget dei costi commerciali individua i costi programmati per vendere i prodotti, quali le provvigioni riconosciute agli intermediari o i costi di funzionamento (personale, pubblicità, utenze, ammortamenti) dell'area commerciale.

Il budget della produzione individua, sulla base del budget delle vendite, la quantità da produrre e i fattori produttivi che sono necessari per effettuare la produzione prevista. Nelle aziende di servizi la quantità da produrre è sempre uguale a quella da vendere, dato che i servizi non sono immagazzinabili. Non sempre, invece, la quantità dei fattori produttivi da impiegare nella produzione è uguale a quella da acquistare.

Il budget delle altre unità operative individua i costi programmati per ciascun ulteriore centro di responsabilità. Si tratta di costi che non sono collegati alla produzione programmata. Pertanto è preferibile quantificarli facendo ricorso alla tecnica del budget a base zero, ossia determinandoli ogni anno dopo un'attenta analisi delle attività da svolgere.

Come si Predispone il Budget Aziendale?

Il budget di tesoreria deriva dal budget degli impieghi e delle fonti e individua tutte le entrate monetarie e le uscite monetarie derivanti dall'attività aziendale, suddivise in intervalli di tempo infrannuali.

• Se le entrate monetarie sono maggiori delle uscite monetarie l'azienda ha un saldo attivo, ossia un avanzo finanziario.
• Se le entrate monetarie sono minori delle uscite monetarie l'azienda ha un saldo passivo, ossia un disavanzo finanziario.

L'avanzo finanziario è impiegato in investimenti, grazie ai quali l'impresa ottiene dei proventi finanziari (interessi attivi).

Il disavanzo finanziario è coperto da finanziamenti, di capitale proprio o di capitale di debito. Nel caso di finanziamenti di capitale di debito l'impresa sostiene degli oneri finanziari (interessi passivi).

Il budget economico è un prospetto che riepiloga i costi e i ricavi risultanti dai vari budget operativi e dal budget di tesoreria. Tale budget può essere redatto secondo modalità diverse, per esempio seguendo lo schema del Conto economico utilizzato per redigere il bilancio d'esercizio.

Tra le varie possibilità vi è il Conto economico a ricavi e costo del venduto, che differenzia l'attività produttiva, a cui si riferisce il budget della produzione, dalle altre attività, commerciali e amministrative, a cui si riferiscono il budget dei costi commerciali e quello delle altre unità operative.

Il budget patrimoniale è un prospetto che riepiloga gli impieghi e le fonti di finanziamento. Di solito tale budget è redatto utilizzando lo schema dello Stato patrimoniale riclassificato, che espone in modo immediato la composizione degli investimenti e dei finanziamenti.

L'Analisi degli Scostamenti

L'analisi degli scostamenti esamina le differenze tra i dati di budget e i dati consuntivi per individuare, in caso di scostamenti negativi, le cause che non hanno permesso il raggiungimento degli obiettivi programmati, e definisce le azioni correttive.

Tale analisi consente di modificare tempestivamente l'attività aziendale, riconducendola sul percorso indicato dalla programmazione, e di raggiungere così gli obiettivi contenuti nel budget. Inoltre l'analisi degli scostamenti accresce la funzione di motivazione del budget, in quanto permette di individuare i soggetti responsabili degli eventuali scostamenti negativi.

L'analisi degli scostamenti si sviluppa attraverso le seguenti fasi:

• confronto tra i dati di budget e i dati consuntivi e calcolo dello scostamento globale;
• suddivisione dello scostamento globale in scostamenti elementari;
• identificazione delle cause e delle responsabilità degli scostamenti elementari;
• definizione delle azioni correttive necessarie per raggiungere gli obiettivi previsti dal budget.

Le prime due fasi costituiscono il presupposto per individuare le cause e gli eventuali responsabili delle differenze tra i valori preventivi e quelli consuntivi.

Le cause degli scostamenti possono essere diverse:

• scostamenti di modello decisionale, se gli obiettivi non sono stati formulati correttamente;
• scostamenti di previsione, se le ipotesi alla base del budget sono errate;
• scostamenti di realizzazione, se i responsabili non sono stati capaci di raggiungere gli obiettivi loro affidati;
• scostamenti per eventi imprevedibili, se le variazioni sono attribuibili all'incertezza insita nell'ambiente in cui opera l'impresa.

Dato che ogni attività comporta il sostenimento di costi, può accadere che sia economicamente più conveniente rinunciare a qualsiasi azione, dato che i vantaggi che ne deriverebbero sono inferiori agli oneri che sarebbe necessario sostenere. L'analisi degli scostamenti può essere condotta sui costi o sui ricavi.

Come si Effettua l’Analisi degli Scostamenti dei Costi?

L'analisi degli scostamenti dei costi considera in maniera diversa i costi variabili e i costi fissi. I costi variabili totali sono dati dal prodotto fra tre elementi:

• il volume della produzione;
• la quantità del fattore produttivo necessaria per ogni unità prodotta;
• il prezzo unitario di acquisto del fattore produttivo.

Lo scostamento globale è dato dalla differenza tra il valore di budget e quello consuntivo: Sg = Vb x Qb x Pb - Vc x Qc x Pc (BUDGET P unitario, Q unitaria e V produzione - P unitario, Q unitaria, V produzione del consuntivo). Uno scostamento globale positivo indica che sono stati sostenuti costi effettivi inferiori a quelli programmati, uno scostamento negativo segnala che i costi effettivamente sostenuti sono superiori a quelli programmati. Per identificare le cause che hanno determinato lo scostamento globale è necessario scomporlo negli scostamenti elementari. Nel caso dei costi variabili si possono individuare tre scostamenti elementari:

• lo scostamento di volume: Sv = Vb x Qb x Pb - Vc x Qb x Pb, la formula semplificata è: Sv = Qb x Pb (Vb - Vc)
• lo scostamento di efficienza: Se = Vc x Qb x Pb - Vc x Qc x Pb, la formula semplificata è: Se = Vc x Pb (Qb - Qc)
• lo scostamento di prezzo: Sp = Vc x Qc x Pb - Vc x Qc x Pc, la formula semplificata è: Sp = Vc x Qc (Pb - Pc)

Lo scostamento di volume dipende dalla differenza tra la produzione programmata e quella effettiva. Se lo scostamento è positivo, la produzione, e quindi i costi, sono stati inferiori alle aspettative; se negativo, la produzione e i costi sono stati di più di quanto previsto.

Lo scostamento di efficienza dipende dalla capacità dell'impresa di utilizzare al meglio i fattori produttivi. Se lo scostamento è positivo, l'impresa è stata più efficiente del previsto, in quanto ha impiegato per ciascun prodotto una minore quantità del fattore produttivo; se negativo, ha raggiunto un grado di efficienza inferiore alle aspettative. Lo scostamento di prezzo dipende dal costo unitario di acquisto dei fattori produttivi. Se lo scostamento è positivo, l'impresa ha acquistato il fattore produttivo a un prezzo inferiore a quello indicato dal budget, sostenendo perciò minori costi; se negativo, il prezzo d'acquisto e i costi sono stati superiori a quelli preventivati.

Nel caso dei costi fissi, l'analisi degli scostamenti consiste nel confronto tra costi di budget e costi consuntivi. Rispetto a tale tipologia di costi non è possibile determinare gli scostamenti elementari, ma solo lo scostamento globale. Esso è dato dalla differenza tra il costo fisso di budget e il costo fisso consuntivo: Sg = CFb - CFc

Uno scostamento globale positivo indica che si è sostenuto un costo fisso minore di quello previsto; uno negativo che il costo fisso al termine del periodo è risultato maggiore di quello di budget.

L'unica analisi possibile è la determinazione dello scostamento di assorbimento (o di volume) dei costi fissi: Sa = CFb - CFb/Vb x Vc

Lo scostamento di assorbimento esprime le conseguenze economiche di uno scarto tra la produzione programmata e quella effettiva in termini di costi fissi.

Infatti, ricordando che i costi fissi unitari diminuiscono al crescere della quantità prodotta, si ha:

• un costo fisso unitario maggiore di quello previsto quando il volume di produzione effettivo è inferiore a quello di budget. In tal caso l'utile al termine del periodo sarà minore di quello preventivato, dato che il prezzo di vendita di budget non riesce a coprire i costi fissi unitari nella misura programmata;
• un costo fisso unitario minore di quello previsto quando il volume di produzione effettivo è superiore a quello di budget. In tal caso l'utile al termine del periodo sarà maggiore di quello preventivato, dato che il prezzo di vendita di budget riesce a coprire i costi fissi unitari più di quanto programmato.