Manuale di Organizzazione Aziendale: norme, procedure e vantaggi

Manuale di Organizzazione: norme, procedure e vantaggi

Che cos'è il manuale di organizzazione

Manuale di Organizzazione: l'insieme delle norme che disciplinano i rapporti stabili tra i membri dell'organizzazione. Si tratta di una specifica raccolta di regole sui rapporti organizzativi. Può essere verticale (gerarchico) o orizzontale (per la divisione delle funzioni). Il manuale permette a ogni membro dell'organizzazione di sapere cosa ci si aspetta da lui in termini di ruoli, compiti, responsabilità, autorità, comunicazione e relazioni all'interno e all'esterno dell'azienda, in modo che possa comprendere l'organizzazione e le sue parti.

Contenuti principali

Il manuale contiene la procedura amministrativa dettagliata delle funzioni di ciascuna area e di ogni dipartimento, i metodi e le tecniche per la ricezione, l'elaborazione e la diffusione delle informazioni, e l'identificazione delle responsabilità connesse al trattamento delle informazioni. Inoltre, include un riepilogo delle attività che compongono un processo amministrativo, con le relative sequenze di rapporti e le responsabilità dei partecipanti.

Vantaggi

• Standardizzazione: Permette di standardizzare l'attuazione dei compiti e facilita il processo decisionale e la programmazione.
• Evita duplicazioni di attività.
• Semplifica e/o ottimizza l'esecuzione dei compiti che, se non standardizzati, possono essere fonte di confusione, onerosi e costosi.
• Semplifica la formazione e l'inserimento di nuovi dipendenti in azienda.
• Aumenta la motivazione dei dipendenti, in quanto consente l'individuazione degli obiettivi aziendali e il contributo del loro lavoro.
• Riduce la necessità di intervento continuo di dirigenti e amministratori, limitandone l'intervento a casi particolari.
• Evita l'improvvisazione e decisioni avventate che possono risultare in contrasti con le scelte di altri settori.

Esso riflette l'evoluzione dell'amministrazione della società e il livello di organizzazione raggiunto.

Portata e limiti contenuti nel manuale

1. I manuali fanno parte del processo di comunicazione in azienda; servono a soddisfare la funzione unificante delle parti dell'organizzazione, contribuendo principalmente alla definizione e al mantenimento dell'organizzazione formale.
2. In tutte le organizzazioni possono verificarsi conflitti o situazioni di crisi; il manuale è utile per risolvere problemi di giurisdizione e per definire e chiarire ruoli, responsabilità e autorità.
3. I manuali trasmettono l'eredità di esperienza, competenza e capacità dei leader, costituendo un percorso naturale di trasferimento delle conoscenze.
4. I manuali aiutano la pianificazione, il coordinamento e il controllo dell'azienda e, nella misura in cui tale supporto diventa importante, sono strumenti per la gestione dell'impresa.
5. Forniscono informazioni su tutte le prassi operative dell'azienda.
6. Garantiscono la continuità delle pratiche accettate dai responsabili.