Massimizzare l'Efficienza: Gestione Scorte e Approvvigionamento in Azienda

La Funzione di Approvvigionamento e la Gestione delle Scorte

La Funzione di Approvvigionamento

La funzione di approvvigionamento consiste nell'acquistare i materiali necessari per l'attività della società (produzione e/o vendita) e di conservarli fino all'avvio di ogni processo di produzione o di commercializzazione.

L'obiettivo generale della funzione di approvvigionamento è fornire al reparto di produzione i materiali necessari (materie prime, ricambi, packaging, ecc.) per la produzione e la vendita dei prodotti che l'azienda commercializza, e di gestire le diverse scorte generate in questo processo. Di solito, questo processo è responsabile degli acquisti o dell'approvvigionamento.

La funzione di approvvigionamento si compone di tre aspetti fondamentali: acquisti, magazzinaggio e gestione delle scorte.

Aspetti Fondamentali della Funzione di Approvvigionamento

• Acquisti: Chi è incaricato di effettuare gli acquisti dei prodotti necessari al reparto produzione e al reparto vendite (a seconda che l'azienda sia di produzione o commerciale) deve tenere conto di: prezzo, qualità, tempi di consegna, condizioni di pagamento, servizi, ecc. Si tratta di una scelta ottimale dei fornitori per ottimizzare queste variabili, che sono cruciali per gli acquisti.
• Magazzinaggio: In secondo luogo, la funzione di approvvigionamento implica la disponibilità di magazzini per conservare i prodotti acquistati necessari al reparto di produzione. Una volta che il prodotto è fabbricato, deve anche essere conservato finché il reparto vendite non lo vende ai propri clienti. Per tutto questo, è necessario uno spazio fisico per organizzare e conservare comodamente i prodotti acquistati o fabbricati, cioè un sistema organizzativo per la classificazione e la gestione delle scorte.
• Gestione delle Scorte: E in terzo luogo, è necessario sviluppare un sistema di gestione delle scorte che mira a determinare la quantità di scorte da mantenere e la frequenza degli ordini per soddisfare le esigenze dell'impresa in termini di produzione e commercializzazione.

Il Ciclo degli Acquisti

Pertanto, la funzione di approvvigionamento si estende nel tempo, in quanto comprende un insieme di attività con un ordine cronologico. Si considera il ciclo degli acquisti come il periodo tra il completamento dell'acquisto e il momento in cui vengono consegnati i prodotti venduti ai clienti finali.

Questo ciclo differisce nel caso di un'impresa di produzione o di un'impresa commerciale.

Ciclo per un Produttore

Il ciclo per un produttore è il seguente:

L'azienda di produzione inizia con l'acquisto dei materiali necessari per la produzione, che, pur non in uso, restano in magazzino (scorte). Una volta che i prodotti sono stati fabbricati per la vendita, anch'essi restano in magazzino finché non vengono venduti (scorte). Cioè, nel magazzino vengono generati movimenti in quattro modi: gli ingressi da acquisti, le uscite per la produzione, gli ingressi di prodotto finito e le uscite per la vendita.

Ciclo per un'Impresa Commerciale

Nel caso di un'impresa commerciale, il ciclo di approvvigionamento presenta un minor numero di movimenti, in quanto l'attività della società è la commercializzazione e la distribuzione di un prodotto, vale a dire un'attività di commercializzazione senza trasformazione. Il ciclo è ridotto a due fasi: gli ingressi da acquisti e le uscite per la vendita.

Appartengono a questo gruppo anche le società di servizi non commerciali, che devono avere alcune scorte nei loro magazzini, ovvero i materiali necessari allo svolgimento del servizio che offrono.

Scorte: Concetto e Tipologie

Le scorte sono tutti i materiali che un'azienda ha depositato nei propri magazzini e che svolgono una serie di funzioni specifiche nell'ambito della gestione dell'approvvigionamento. Le scorte sono note anche come stock o rimanenze; i due termini sono spesso considerati sinonimi.

Secondo le caratteristiche dell'azienda, è possibile identificare diversi tipi di scorte in termini di utilità o in base alla loro posizione nel ciclo di approvvigionamento:

Tipi di Scorte in Base all'Utilità o Posizione

• Materie prime: Sono i materiali destinati alla trasformazione o alla preparazione per far parte dei prodotti finiti.
• Semilavorati: Sono prodotti fabbricati dall'azienda che di solito non sono destinati alla vendita diretta, ma richiedono ulteriori lavorazioni, incorporazioni o trasformazioni.
• Prodotti finiti: Si tratta di prodotti realizzati dall'azienda e destinati al consumo o all'uso finale, anche da parte di altre aziende.
• Merci o prodotti commerciali: Sono i materiali acquistati dall'azienda e destinati alla successiva vendita o commercializzazione, senza subire trasformazioni.
• Altre forniture: Sono gli elementi che includono, ad esempio, carburante, pezzi di ricambio, imballaggi, contenitori e forniture per ufficio.
• Sottoprodotti: Materiali di valore secondario o accessorio rispetto alla produzione principale.
• Rifiuti: Materiali ottenuti contemporaneamente ai prodotti principali, che possono essere usati, venduti o inutilizzabili.
• Materiali riciclabili: Materiali che possono essere riutilizzati dopo la produzione.

Gestione delle Scorte

Le scorte possono essere considerate risorse immagazzinate utilizzate per soddisfare diverse esigenze economiche e operative della società.

Le rimanenze, nel frattempo, garantiscono flessibilità per le operazioni della società e facilitano la gestione degli approvvigionamenti.

L'azienda ha bisogno di avere risorse immagazzinate per molti motivi:

Motivi per Mantenere Scorte

• Per evitare l'esaurimento delle scorte, cioè, non rimanere senza prodotti, se c'è un aumento inatteso della domanda, in quanto ciò potrebbe spingere i clienti verso la concorrenza.
• Perché ci possono essere differenze nei ritmi di produzione e distribuzione quando la domanda dipende dal periodo dell'anno. Ad esempio, un'azienda che produce cappotti ha la domanda nei mesi invernali, così durante la primavera e l'estate aumenta la produzione e le scorte.
• Per ottenere forti sconti per l'acquisto di materiali in gran quantità. Cogliere questa opportunità aiuta a ridurre i costi del prodotto.

In generale, le scorte permettono all'azienda di armonizzare meglio i ritmi di acquisti, produzione e vendite, mitigando le differenze. In questo modo, possono sfruttare al meglio le opportunità di business e ridurre l'impatto negativo delle minacce (inflazione, aumento inatteso della domanda, ritardi nei tempi di consegna, ecc.).

L'azienda dedica una parte delle sue risorse per mantenere un certo livello di scorte, in quanto la loro gestione comporta una serie di costi economicamente rilevanti.

Classificazione dei Costi di Gestione delle Scorte

I costi di gestione delle scorte possono essere classificati in tre gruppi:

• Costi di ordinazione: Sono i costi sostenuti per effettuare un ordine: i costi amministrativi di gestione e di immissione degli ordini ai fornitori.
• Costi di acquisto: È il prezzo del prodotto che si acquista dal fornitore.
• Costi di mantenimento delle scorte: Sono i costi che l'azienda deve sostenere per mantenere un determinato livello di scorte nei suoi magazzini. Questi costi includono:
  • Amministrativi: Le spese amministrative del personale e del sistema di gestione e amministrazione.
  • Operativi: Costi del personale addetto al magazzino, delle attrezzature e della gestione della sicurezza delle scorte contro vari rischi.
  • Spazio fisico: I costi di affitto, ammortamento, imposte, assicurazione dell'edificio, riscaldamento, ventilazione e refrigerazione, ecc.
  • Economici: Costi di obsolescenza e ammortamento delle rimanenze.
  • Finanziari: Costo degli interessi pagati sul finanziamento del capitale investito nel mantenimento delle scorte. Nel caso in cui la scorta sia autofinanziata, l'impresa sostiene un costo opportunità.
• Costi di rottura di stock (o di esaurimento scorte): Sono i costi che l'azienda sostiene quando le scorte si esauriscono, ovvero quando non può soddisfare gli ordini dei clienti a causa di una carenza di prodotto, o non può produrre per mancanza di materie prime o di altri elementi necessari per la produzione.

Indicatori Chiave nella Gestione delle Scorte

Per ottenere una gestione ottimale, è fondamentale stabilire gli obiettivi di questo sistema di gestione, come e quando effettuare gli ordini per mantenere livelli di stock ottimali, e come pianificare l'intero sistema di gestione.

Per studiare gli elementi che caratterizzano la gestione delle scorte, è necessario prendere in considerazione i seguenti indicatori:

• Scorta massima: La maggiore quantità di scorte di un materiale che può essere mantenuta nel magazzino, tenendo conto dei costi di immagazzinamento che ne derivano.
• Scorta minima o di sicurezza: La minore quantità di scorte di un materiale che può essere mantenuta nel magazzino per minimizzare il rischio di rottura di stock.
• Punto di riordino: Livello di scorte al quale si deve effettuare un ordine per ricostituire le scorte. Quando si effettua l'ordine, si deve tenere conto del tempo necessario al fornitore per la consegna (tempo di approvvigionamento), per non scendere al di sotto della scorta di sicurezza.

La gestione delle scorte deve adottare criteri specifici per determinare la scorta massima e la scorta di sicurezza, dal momento che stabilire i livelli ottimali di inventario è solitamente molto complesso. Con i dati disponibili è possibile determinare il punto di riordino, che è utile nel determinare il momento di effettuare un ordine al fornitore o un ordine di produzione per il reparto di produzione.