Metodo Veloce per Strutturare Report di Database: Campi, Gruppi e Ordinamento

Creazione Rapida di Report tramite Assistente

Un altro modo, più veloce, è avviare la creazione del report direttamente dalla finestra del database. Selezionando l'oggetto e facendo doppio clic su Crea report utilizzando assistente, appare la prima finestra della procedura guidata.

Selezione dei Campi e della Fonte Dati

Questa finestra richiede di inserire i campi da includere nel rapporto. Per prima cosa, selezionare la tabella o la query da cui prendere i dati dalla casella Tabelle/Query. Questa sarà la fonte del rapporto.

Se i dati provengono da più tabelle, è consigliabile creare prima una query specifica per i dati necessari e poi scegliere tale query come fonte del rapporto.

Aggiunta e Rimozione dei Campi

• Selezionare i campi facendo clic sul campo desiderato e poi sul pulsante >, o semplicemente facendo doppio clic sul campo.
• Se si è sbagliato il campo, premere il pulsante < per rimuoverlo dalla lista dei campi selezionati.
• È possibile selezionare tutti i campi in una volta cliccando sul pulsante >> o deselezionare tutti i campi in una volta cliccando sul pulsante <<.

Quindi, fare clic su Avanti >.

Definizione dei Livelli di Raggruppamento

Nella schermata successiva, Scegli i livelli di gruppo all'interno del rapporto, è possibile raggruppare i record del report in base a diversi criteri. Per ogni elemento raggruppato, è possibile aggiungere un'intestazione e un piè di gruppo (nel piè di pagina del gruppo viene solitamente visualizzato il totale del gruppo).

Come Aggiungere un Livello di Raggruppamento

Per aggiungere un livello di raggruppamento, nella lista a sinistra, fare clic sul campo per il quale si desidera raggruppare e fare clic sul pulsante > (o facendo doppio clic direttamente sul campo).

La parte destra mostra un disegno che indica la struttura che avrà il rapporto. Nel campo centrale, i dati sembrano essere visualizzati per ogni record. Ad esempio, si potrebbe avere un gruppo per persone e un codice di gruppo su base postale.

Gestione dei Gruppi

• Per rimuovere un livello di raggruppamento, fare clic sul titolo del gruppo per selezionarlo e premere il tasto <.
• Se si desidera cambiare l'ordine dei gruppi definiti, utilizzare i pulsanti di priorità (la freccia verso l'alto alza il livello del gruppo selezionato, la freccia verso il basso lo abbassa).

Opzioni Avanzate di Raggruppamento

Con alcune opzioni di raggruppamento è possibile delimitare ulteriormente il raggruppamento. Facendo clic sull'apposito pulsante, si apre la seguente finestra di dialogo:

In questa finestra, si visualizzano i vari gruppi definiti. Ogni gruppo ha il campo che lo definisce (Campi Gruppo) e gli Intervalli di Raggruppamento. Qui possiamo definire se utilizzare per il raggruppamento l'intero valore nel campo, o solo la prima lettera, i primi due caratteri, ecc. Dopo aver premuto il pulsante OK, si torna alla finestra precedente.

Una volta definiti i livelli di gruppo, si clicca sul pulsante Avanti > per passare alla finestra successiva.

Ordinamento dei Record e Totali

Nella schermata successiva è possibile scegliere di ordinare i record per un massimo di quattro campi di ordinamento.

Impostazione dell'Ordinamento

Selezionare il campo in base al quale si desidera ordinare i record che appariranno nel rapporto e scegliere l'ordinamento Crescente o Decrescente. Per scegliere un ordinamento decrescente, fare clic sul pulsante che commuta tra Ascendente e Discendente. È possibile scegliere un ordinamento diverso per i diversi settori gestionali.

Aggiunta di Totali Automatici

Questa schermata permette anche di aggiungere totali quasi automaticamente. Se si desidera aggiungere le righe di totale, è necessario fare clic sul pulsante Opzioni, che apre la finestra di dialogo Opzioni Sommario.