Microsoft Access: Gestione Database e Strumenti Essenziali

Introduzione a Microsoft Access

Access è un software per creare database e gestire le informazioni. Permette di manipolare i dati in tabelle, creare relazioni tra di esse, eseguire query, progettare maschere per l'inserimento di dati e generare report per la loro presentazione. L'estensione dei file di Access è .ACCDB.

Interfaccia Utente di Access

La finestra di Access è composta dai seguenti elementi principali:

• Barra del Titolo: Contiene il nome del programma e del file su cui si sta lavorando. Sul lato destro sono presenti le opzioni per ridurre a icona, massimizzare e chiudere la finestra.
• Barra di Accesso Rapido: Contiene le operazioni più comuni (salva, annulla, ripristina).
• Barra Multifunzione (Ribbon): Raggruppa tutte le opzioni del programma in schede organizzate per categoria, con pulsanti e menu.
• Scheda File: Contiene le opzioni relative al programma e due elementi principali: l'opzione che permette di visualizzare maggiori informazioni sui comandi e un'area per l'accesso rapido (che si attiva al clic).
• Barra di Stato: Si trova nella parte inferiore della finestra e fornisce informazioni sulla vista corrente.

Componenti Fondamentali di Access (Oggetti)

Gli obiettivi principali di Access sono:

• Tabelle: Servono a memorizzare le informazioni su un argomento specifico e contengono campi che, a loro volta, memorizzano dati come nomi, indirizzi, ecc. Un insieme di dati per lo stesso oggetto in una tabella o una riga è chiamato record.
• Query: Permettono di visualizzare dati specifici dalle tabelle, estraendo solo quelli che soddisfano determinate condizioni.
• Maschere: Utilizzate per visualizzare, inserire e modificare i dati nelle tabelle.
• Report: Servono a formattare, calcolare e riepilogare i dati, solitamente per la stampa.

Progettazione Tabelle: Vista Struttura

La Vista Struttura permette di definire le colonne delle tabelle e altre proprietà. È qui che si imposta il nome della tabella e si utilizza la griglia per definire le colonne. In basso a sinistra si trovano le schede "Generale" e "Ricerca" per definire le proprietà del campo, mentre sulla destra è disponibile una guida. Nella prima riga, si inserisce il nome del campo; nella seconda, il tipo di dati (il testo è predefinito); e nella terza, la descrizione (facoltativa).

Tipi di Dati dei Campi

• Testo Breve: Caratteri, numeri e caratteri speciali, come nomi, indirizzi, ecc. (fino a 255 caratteri).
• Testo Lungo (Memo): Per testi più lunghi di 255 caratteri (spiegazioni o commenti).
• Numerico: Dati numerici per calcoli matematici.
• Data/Ora: Per inserire date e orari, dal 100 d.C. al 9999 d.C.
• Valuta: Dati numerici per valori monetari e calcoli matematici, con precisione fino a 4 cifre decimali.
• Contatore (Autonumber): Un numero sequenziale che Access assegna automaticamente ogni volta che si aggiunge un nuovo record.
• Sì/No: Per campi che contengono solo due valori (sì/no, vero/falso, attivo/inattivo).
• Oggetto OLE: Dati binari (fogli di calcolo Excel, documenti Word).
• Collegamento Ipertestuale: Combinazione di testo e numeri riconosciuta come indirizzo di collegamento ipertestuale.
• Allegato: Permette di allegare file, immagini, grafici, fogli di calcolo. Simile a un allegato di e-mail, offre maggiore potenza e flessibilità rispetto agli oggetti OLE.
• Calcolato: Il suo valore è il risultato di un'operazione aritmetica o logica eseguita con i dati di altri campi.

Proprietà dei Campi

• Chiave Primaria: Fornisce un valore univoco per ogni riga della tabella e serve come identificatore del record. Non è possibile assegnarne più di una, ma può essere composta da un gruppo di campi.
• Dimensione Campo: Per i campi di testo, determina il numero massimo di caratteri che possono essere inseriti. Per i campi numerici, definisce il tipo di numero (Byte, Intero, Intero Lungo, Singolo, Doppio, Decimale).
• Formato: Utilizzato per personalizzare il modo in cui i dati vengono visualizzati sullo schermo o in un report. È possibile impostarlo per tutti i tipi di dati, ad eccezione di: Oggetto OLE, Collegamento Ipertestuale e Allegato.
• Posizioni Decimali: Indica il numero di cifre decimali da assegnare a un tipo di dati numerico, contatore o valuta.
• Maschera di Input: Per controllare il formato dei valori che gli utenti possono inserire.
• Didascalia: Per indicare come si desidera visualizzare l'intestazione del campo.
• Valore Predefinito: Un valore che viene inserito automaticamente nel campo se non ne viene specificato un altro.
• Regola di Convalida: Permette di controllare l'inserimento dei dati in base a criteri specifici.
• Testo di Convalida: Il testo da visualizzare se si immette un valore in un campo che non rispetta la regola di convalida.
• Obbligatorio: Impostare su 'Sì' se il campo deve essere obbligatoriamente compilato, altrimenti 'No'.
• Consenti Lunghezza Zero: Controlla se è possibile immettere stringhe di lunghezza zero (vuote).
• Indicizzato: Utile per stabilire un indice su un singolo campo o su più campi.

Relazioni tra Tabelle

Le relazioni permettono l'uso simultaneo di dati provenienti da più di una tabella.

• Uno a Uno: Quando un record in una tabella può essere correlato a un solo record in un'altra tabella.
• Uno a Molti: Quando un record in una tabella può essere correlato a più record in un'altra tabella, ma un record nell'altra tabella può essere correlato a un solo record nella prima.
• Molti a Molti: Quando un record in una tabella può essere correlato a più record in un'altra tabella, e viceversa.

Tipi di Query in Access

Elementi della Griglia di Progettazione Query (QBE)

• Campo: Indica il campo da utilizzare, che può provenire da una tabella o essere il risultato di un calcolo.
• Tabella: Indica il nome della tabella a cui appartiene il campo.
• Ordinamento: Utilizzato per ordinare le righe del risultato.
• Mostra: Casella di controllo per visualizzare o nascondere il campo nel risultato della query.
• Criteri: Dove si specificano le condizioni che i record devono soddisfare per apparire nel risultato della query.
• O: Questa e le righe successive sono utilizzate per combinare condizioni alternative.

Classificazione delle Query

• Query di Selezione: Estraggono e mostrano i dati che soddisfano criteri specifici, permettendo anche di modificarli.
• Query di Azione: Apportano modifiche ai record. Esistono diversi tipi:
  • Query di Eliminazione: Rimuovono i record da una tabella che soddisfano i criteri di ricerca specificati.
  • Query di Creazione Tabella: Creano una nuova tabella con i risultati di una query.
  • Query di Accodamento: Aggiungono record da una o più tabelle a una tabella esistente.
  • Query di Aggiornamento: Modificano i valori dei campi in uno o più record di una tabella che soddisfano i criteri specificati.
• Query SQL: Non possono essere definite tramite la griglia QBE, ma solo direttamente in SQL, come le query pass-through.
• Query con Parametri: Un parametro funziona in modo simile a un campo di tabella, ma il valore viene richiesto all'utente al momento dell'esecuzione della query.
• Query Multitabella: Recuperano dati da più tabelle, pertanto è necessario includere nella finestra di progettazione tutte le tabelle da cui si desidera estrarre i dati.
• Query di Riepilogo (o Totali): Le loro righe risultanti sono una sintesi delle righe di origine della query. Si definiscono cliccando sul pulsante 'Totali' nella scheda 'Progettazione', che aggiunge una riga alla griglia chiamata 'Totale'. Questa riga permette di utilizzare funzioni di aggregazione per ottenere un risultato basato sui valori di una colonna della tabella, riepilogando i valori. Le funzioni di aggregazione comuni sono: Somma, Media, Deviazione Standard (DesvStard), Varianza (Var), Minimo (Min), Massimo (Max), Conteggio (Cuenta). L'opzione 'Raggruppa per' definisce le colonne di raggruppamento. Se la query non ha raggruppamenti, si otterrà una singola riga di risultati e i calcoli verranno eseguiti su tutti i record sorgente.

Le Maschere: Utilizzo e Creazione

Le maschere sono utilizzate per definire schermi e modificare i record in una tabella o una query.

Creazione di una Maschera

1. Aprire la Creazione guidata Maschera (nella scheda Crea).

Si sceglie la tabella o la query e si inseriscono i campi desiderati utilizzando le frecce. Si clicca su Avanti. Viene visualizzata una schermata per scegliere il layout dei dati (a colonne, tabulare, foglio dati o giustificato). Si clicca nuovamente su Avanti. Si seleziona lo stile desiderato e si assegna un nome alla maschera. Infine, prima di completare, si può scegliere di aprire la maschera per visualizzare o inserire informazioni, oppure di modificarne la struttura se si seleziona la vista Struttura, dove è possibile personalizzare l'aspetto della maschera.

I Report: Presentazione e Stampa Dati

I report sono utilizzati per presentare i dati di una tabella o di una query, solitamente per la stampa. La differenza rispetto alle maschere è che i dati nei report possono essere solo visualizzati o stampati (non modificati), e permettono di raggruppare le informazioni più facilmente per ottenere totali o subtotali.

Creazione di un Report

1. Aprire la Creazione guidata Report (nella scheda Crea).

Si sceglie la tabella o la query e si inseriscono i campi desiderati utilizzando le frecce. Si clicca su Avanti. Viene visualizzata una schermata per scegliere il livello di raggruppamento. Si aggiunge il campo per il raggruppamento e si prosegue. Si sceglie come ordinare i record: prima si seleziona il campo di ordinamento e poi si decide se l'ordinamento deve essere ascendente o discendente. È possibile ordinare fino a 4 campi. Si sceglie il layout dei dati (a passi, a blocchi o a struttura) e l'orientamento (orizzontale o verticale). È possibile attivare l'opzione per regolare la larghezza dei campi in modo che tutti si adattino su una sola pagina. Si inserisce il titolo del report e si completa la procedura. Infine, si può scegliere di visualizzare il report o di modificarne la struttura.