Norme e Standard della Corrispondenza Commerciale Moderna

Caratteristiche Principali della Corrispondenza Commerciale

Questo è il piano di comprensione necessario per fare un esposto sufficiente dei problemi, evitando un eccessivo taglio di parole. Lo scopo della comunicazione è il raggiungimento della massima precisione.

Norme di Attuazione

Per l'attuazione di tali norme, deve essere tenuto presente quanto segue:

• Non fare errori e usare un lessico e un'ortografia corretti.
• Trattare i pleonasmi in modo ampio e indipendente.
• Evitare problemi e fuggire l'uso eccessivo del gerundio, specialmente all'inizio e nelle diverse lettere d'affari.

Sistemi di Buste

Esistono vari tipi di buste: classico, americano o rettangolare. Entrambe le forme hanno caratteristiche comuni, come la chiusura del lembo attraverso due diversi sistemi:

1. Il primo consiste nel bagnare l'elastico (gomma).
2. Il secondo prevede l'utilizzo di un nastro adesivo o di una fessura per aprirlo, garantendo la privacy e la riservatezza.

Quest'ultimo sistema facilita il compito di apertura. La chiusura della finestra, come indica il nome, è uno spazio aperto coperto da una plastica sottile e trasparente. Si trova in basso a sinistra o a destra della busta, permettendo di leggere l'indirizzo del destinatario scritto nella lettera o nella fattura.

Esistono anche buste a doppia finestra, in cui i dati del mittente e del destinatario, scritti nel documento inviato, occupano esattamente lo spazio di queste finestre.

La Lettera Professionale

È possibile scrivere a mano o al computer. Se si sceglie il computer, è bene selezionare un carattere semplice, di dimensioni normali e serie, utilizzandolo per tutta la carta. Il testo deve essere ben mirato e avere una distribuzione corretta; la sagoma della lettera deve essere percepibile a prima vista.

Margini e Presentazione

È fondamentale mantenere margini adeguati per una presentazione professionale:

• Margine sinistro: da 3 a 4 cm.
• Margine destro: 2 cm.
• Margine inferiore: 2 cm.

La lettera deve essere firmata per la gestione e deve essere presentata senza cancellature, soppressioni o tachaduras (macchie/correzioni).

Parti della Lettera Commerciale

La struttura di una lettera d'affari si divide in diverse sezioni fondamentali:

Inizio Grafico

• Timbro: include nome, indirizzo, telefono, fax, email e sito web.
• Destinatario: cognome e nome della società completa che invia la causa.
• Riferimento: un dettaglio breve sul motivo della lettera e la data.

Contenuto e Finale

• Contenuto: comprende il messaggio di saluto (banner), il testo principale e la faccia del messaggio.
• Finale: addio (commiato), formula del firmatario, l'impresa, l'allegato e, solo se richiesto, il post scriptum (P.S.).