Obligaciones Fiscales y Contabilidad para Empresas: Registro y Operaciones Iniciales

Obligaciones Fiscales y Sistema Contable para Empresas

5. Sistema de Registro Contable y Registro Inicial de Operaciones

5.1. Obligaciones Fiscales Formales para el Empresario Individual

Obligaciones Generales en Materia de IVA

Obligaciones de los Contribuyentes

El contribuyente está obligado a pagar el IVA a Hacienda. Sus obligaciones son:

• Enviar la declaración de inicio de actividad (es decir, desde la explotación) que es la declaración censal.
• Solicitar el NIF/CIF.
• Emitir y entregar facturas y conservar los duplicados.
• Llevar la contabilidad.
• Presentar declaraciones y pagos de IVA (periódicamente).

Libros y Registros

Libro Registro de Facturas Emitidas:

Se registran todas las facturas, tickets y recibos. También se registran las exenciones de IVA y las operaciones de autoconsumo.

Cada factura debe tener: Nº de factura, fecha de emisión, fecha de realización si es diferente al envío, destinatario (datos del cliente), base imponible (BI), tipo impositivo y cuota repercutida.

Se contabiliza una a una (la factura se registra en un asiento diferente). Hay dos opciones:

1. Cuando hay diferentes tipos de IVA: cuando la misma factura se registra en 2 asientos.
2. Agrupar varias facturas en un solo asiento si cumplen ciertos requisitos: están numeradas, tienen la misma fecha, el mismo tipo impositivo (IVA), no superan los 100€ de BI. Debemos indicar la fecha de la factura, el número inicial y final de la factura, tickets, cuota global, BI total. En general, no existe un modelo estándar. Las empresas deben tener una copia para clasificar.

Libro Registro de Facturas Recibidas:

Deben estar numeradas consecutivamente, a menudo se llama número de recepción. Deben aparecer los datos del emisor (proveedor) CIF o NIF, BI, tipo impositivo, cuota, datos del receptor.

Es posible hacer un asiento para varias facturas si se tienen diferentes tipos de IVA y varias facturas en un asiento.

Es posible si tienen la misma fecha, el mismo proveedor, numeradas correlativamente. Cada factura no supera los 500€ de BI. El importe total no supera los 6000€.

Libro de Bienes de Inversión:

Precisamente lo que son las empresas que tienen operaciones sujetas a IVA y otros bienes exentos se utiliza para registrar las inversiones y la compra de acciones de IVA que sigue la empresa o los bienes de inversión (ANC). Durante 4 años, se realiza un seguimiento de los bienes de inversión. 5 + 10% de varias marcas, la regularización.

Ej.1)

Compramos un Audi en 2011 por 36.000€ + IVA (6.480€ de IVA).

30% exento.

70% operaciones sujetas -> 4.536 sigue (en 6.480).

2013

50% exento

50% de operaciones sujetas -> 6.480 • 50% = 3.240€

4536 - 3240 = 1296 a pagar.

Terrenos o edificios, si la revisión es de 9 años.

Contiene: factura de compra, fecha de utilización, prorrata aplicada, regularización aplicada.

Estos tres libros son para todo tipo de empresas. Algunas empresas se ahorrarán estos libros. Tienen el régimen especial de IVA.

Régimen simplificado - ej.>. BAR no lleva el control de la factura. Es una tarifa plana.

RE AGP

Recargo de equivalencia - ej.>. Los que venden en el mercado.

Cómo llevar los libros, registros y conservación

Debe ser por orden de fecha, claridad y precisión. No debe haber tachaduras ni raspaduras.

Los libros pueden ser en formato físico e informático, pero al final del año deben encuadernarse. Se guardan 4 años, pero los bienes de inversión son 9 años.

5.2. Organización de un Sistema Básico de Contabilidad para la Empresa

Organización del Sistema de Contabilidad

Cuando una empresa inicia su contabilidad, organiza el sistema contable utilizado para el plan, así como la contabilidad...

Para organizar su sistema contable tiene en cuenta:

• El volumen y alcance de las operaciones.
• La complejidad de la empresa.
• La información específica y el control que necesita.
• La organización interna de la empresa.

Puntos Necesarios para el Sistema Básico

1. La legislación fiscal y mercantil que indica los libros y documentos que la empresa debe llevar.
2. La necesidad de registrar y valorar sus activos. Establecer las cuentas y subcuentas.
3. La necesidad de controlar e identificar las existencias con mayor detalle, materias primas, mercancías... Debemos controlar el valor, detalle, cantidad, etc. Existe un libro para realizar este libro llamado memoria auxiliar. Se hace inventario y se publica diariamente.
4. La necesidad de controlar los importes pendientes de pago. Controlar a quién y qué debemos. En qué período se paga y el método de pago. El libro mayor de pagos controla el importe adeudado, el pago...
5. La necesidad de controlar las existencias de créditos. El libro mayor de créditos es donde se indica el importe que se debe, cuándo se paga, cómo... controlar quién nos debe, etc.

Otros Libros y Registros Auxiliares

• Libros auxiliares de caja: se utilizan para controlar los cobros y pagos.
• Libros auxiliares de proveedores y acreedores: se utiliza para controlar la cantidad de compra, cuánto y a quién, a qué precio, etc.
• Libros auxiliares de clientes y deudores: registro de lo que se ha vendido, cómo y a quién.
• Libros auxiliares de bancos: se utiliza para controlar el movimiento de las cuentas bancarias.

Modelos de Libros y Registros Auxiliares

• Libro de Almacén: control de entrada y salida del almacén. Para cada producto hay una ficha. Cada uno tiene, fecha de entrada o salida, cantidad, precio, valor... también el saldo final restante en el almacén.
• Libros auxiliares para el control de la cartera de pagos: a quién pagamos, las condiciones, el importe, la forma de pago. Se divide en 2 libros: sublibro mayor de deudas (pasivos que hemos implementado con una letra de cambio, 411 y 401) y el sublibro mayor de pagos (deudas que no se manipulan con letra de cambio, 400 y 410).
• Libros auxiliares para el control de la cartera de cobros: registro de lo que está pendiente, las condiciones, número... Hay 2 libros (como el anterior). Esto se conoce bien como créditos de cuenta de cargo.

5.3. Documentos Justificativos para la Contabilización de las Operaciones

En una empresa hay muchos documentos y para cada operación hay al menos uno de los documentos. Todos los documentos deben llevar el departamento de contabilidad. Los documentos más comunes son:

1. Facturas y recibos emitidos y recibidos valorados ambos.
2. Facturas rectificativas, tanto de clientes y deudores emitidas como recibidas de proveedores y acreedores.
3. Registros de Almacén. Debe hacerse un documento por cada caso que salga.
4. Documentos de facturación y pago. Pueden incluir: gastos bancarios, recibos, fotocopias, banquero...

Todos deben estar archivados y ordenados. También deben ser rastreables. De todos los documentos debe haber una copia y los documentos que se extinguen.

5.4. Contabilización de las Operaciones Iniciales (cuando se inicia una actividad hay una serie de asientos contables)

Hay 4 operaciones:

• Aportación de Capital Inicial

Cuentas del Haber (100, 101,102) Capital social con empresas mercantiles. Fondo social de una empresa sin ánimo de lucro. Capital social de empresas individuales.

Las cuentas del Debe son las cuentas que se aportan. Activo (572, 570) y en alguna cuenta el 200.

• Adquisición de Inmovilizado y Gastos Específicos de Constitución de la Sociedad

Cuentas de Inmovilizado Intangible Subgrupo 20. Hay 3 cuentas comunes: patentes, marcas y concesiones administrativas.

Cuentas de Inmovilizado Material

Subgrupos 21, 22 y 23.

• 21: terrenos, construcciones, maquinaria, utillaje, elementos de transporte, equipos informáticos y mobiliario.
• 22: terrenos y construcciones comprados como inversión, que planeamos vender o alquilar.
• 23: cualquier elemento de inmovilizado que esté en construcción, montaje o adaptación.

Activos de Inversión

Aquellos que son a largo plazo del grupo 1 - subgrupos 16 (partes vinculadas) y 17 (partes independientes). El 161 se utiliza más que el 121 (proveedores de inmovilizado a largo plazo partes vinculadas). Subgrupo 173-175 (proveedores de inmovilizado a largo plazo, proveedores a largo plazo de efectos a pagar de inmovilizado).

Grupo 5 - subgrupos 51 (empresas vinculadas) y 52 (empresas extranjeras no vinculadas). Uso del 511 (proveedores de inmovilizado a corto plazo partes vinculadas) y 523, 525 (proveedores de inmovilizado a corto plazo, proveedores a corto plazo de efectos a pagar de inmovilizado). Para estar vinculado se debe tener en cuenta: una empresa forma parte del grupo de dominio y hay una empresa respecto a otra.

Una empresa controla a la otra. Se considera empresa asociada cuando tiene el 20% de los derechos de voto.

Una empresa está vinculada porque tiene cierta influencia.

Gastos Específicos de Constitución de la Sociedad

Cuentas del grupo 6 (626,623).

IVA Soportado en las Compras de Inmovilizado y Gastos de Constitución

Todos los gastos y compras que tienen IVA van a ventas a 472 y el 477.

El IVA se liquida trimestralmente a Hacienda y las grandes empresas mensualmente.

Criterios de Valoración de las Operaciones Iniciales

1. Cuando algo se valora al coste de adquisición o producción.
2. Todos los costes adicionales de funcionamiento se imputan a la misma cuenta.

• Contratación de Servicios Básicos y Suministros: electricidad, agua, teléfono, gas, acceso a Internet... Subgrupo 62.
• Alquiler de Inmuebles para la Constitución de la Sociedad

Las empresas empiezan a gastar tanto en arrendatarios. Cuando es un propietario que alquila y los inquilinos que pagan el alquiler.

• Importe del alquiler (621)
• Constitución de fianza subgrupo 26 (largo plazo), 56 (corto plazo).
• IVA (472)
• Retención de IRPF: documentos fiscales y contables a tener en cuenta: el alquiler que pagamos, el propietario paga IRPF por el alquiler de un particular (475).