Organizzazione Aziendale: Strutture, Processi e Personale

Organizzazione Aziendale

La compagnia è l'operatore che coordina i fattori produttivi in maniera organizzata con l'intento di raggiungere gli obiettivi prestabiliti. Questa definizione è molto generica e sarebbe valida per qualsiasi tipo di sistema economico. L'organizzazione dei fattori della produzione implica prendere decisioni aziendali in merito alle responsabilità delle persone in azienda, i tipi e le quantità di fattori che devono essere impiegati, le forme di finanziamento, i processi di distribuzione, di vendita, ecc.

Compiti dell'Organizzazione

L'organizzazione ha due compiti principali:

• Definire i compiti di ciascun dipartimento.
• Assegnare le responsabilità dei singoli.

Il Processo Decisionale

Uno dei compiti più importanti delle diverse persone che lavorano in azienda è quello di prendere decisioni per pianificare i diversi compiti che sono necessari per risolvere i problemi che si presentano. Alcune di esse, soprattutto se sono semplici o ripetitive, sono prese di routine, ma altre, più complesse o importanti, tendono ad essere più riflessive.

Fasi del Processo Decisionale

In generale, il processo decisionale ha le seguenti fasi:

1. Identificazione del problema e raccolta informazioni: Questa fase è basata sulla ricerca di informazioni sul problema che si deve risolvere. È necessario individuare chiaramente il problema.
2. Analisi delle informazioni: Determinare se si dispone di informazioni sufficienti e valide, in modo che, una volta selezionate, si possano individuare soluzioni alternative e proporre diverse soluzioni al problema.
3. Valutazione e scelta della soluzione: La scelta della soluzione implica la valutazione di diversi fattori, tra cui:
   • Il rischio che deve essere assunto.
   • L'accettazione da parte delle persone coinvolte.
   • La possibilità di realizzarla nel periodo di tempo appropriato.
   • I limiti delle risorse umane e materiali disponibili.
   Non dimenticare che un certo grado di creatività personale è spesso interessante per i progetti della società.

Modelli di Organizzazione Aziendale

La società, come organizzazione che utilizza risorse umane e materiali per produrre beni e servizi che soddisfino le esigenze delle persone, deve tener conto dei seguenti principi di base per determinare l'organizzazione:

• Divisione del lavoro.
• Unità di scopo, che è fare profitti o raggiungere altre priorità.
• Decentramento dei compiti.
• Comunicazione tra i diversi gruppi e le persone in azienda.

Organizzazione Formale e Informale

L'organizzazione aziendale può essere formale o informale:

• Organizzazione formale: È quella che ha delle regole e responsabilità ben definite per ogni gruppo. Queste regole sono stabilite in anticipo dall'autorità della società e dal personale che ne fa parte.
• Organizzazione informale: È quella che si crea tra individui o gruppi misti della società basata su rapporti di amicizia, parentela o interesse. In un'operazione congiunta è indispensabile conoscere l'organizzazione informale per sfruttarne la forza ed evitare gli effetti negativi che può produrre sugli obiettivi.

Organizzazione a Gestione Unica

La forma organizzativa che è meglio per le piccole imprese. La sua caratteristica principale è la concentrazione di potere in una sola persona o gruppo. Le principali forme presenti sono:

1. Organizzazione gerarchica, che si basa su una piramide di potere, in cui tutti sanno a chi obbedire e chi deve obbedire.
2. Organizzazione funzionale, basata sulla specializzazione dei servizi e delle funzioni.
3. Organizzazione mista, che combina le due.

A queste strutture si possono aggiungere consulenti o personale di staff, o creare commissioni ad hoc per compiti specifici.

Organizzazione a Gestione Multipla

La complessità di alcune società il cui prodotto e la diversificazione di mercato è molto grande, ha portato allo sviluppo di imprese a gestione multipla, che sono caratterizzate dal fatto che le decisioni siano prese da più persone o gruppi, superando la capacità di un singolo organo. I modelli organizzativi possono anche presentarsi in questo modo:

• Per orari e turni di lavoro.
• Per area geografica.
• Per prodotto.
• Per territorio.
• Per mercati orientati al cliente.
• Per processi di produzione diversi.
• A matrice o a rete (basata sulla condivisione delle responsabilità per specialità e prodotti).

L'Organigramma

Gli organigrammi rappresentano la struttura della società e dei suoi diversi settori, sezioni, dipartimenti, divisioni, ecc., esprimendo la dipendenza tra loro e stabilendo i diversi canali di comunicazione. Per elaborare un organigramma nella nostra azienda si deve tenere in mente:

• Determinare la struttura della società.
• Definire i ruoli di ciascuno degli elementi che lo compongono e quindi assegnare il personale più capace per ogni attività.
• Definire la gerarchia di ogni funzione e il tipo di comunicazione che esiste tra loro.
• La struttura dovrebbe essere flessibile e permettere la crescita o lo sviluppo della società.

L'Ufficio Personale

Oggi è necessario disporre di un reparto specifico per il personale.

Compiti del Servizio Personale

La responsabilità di organizzare e gestire le persone può avere nomi diversi, quali Personale, Risorse Umane, Rapporti di Lavoro, Segretariato Sociale, ecc. È composta da membri con diversi gradi di responsabilità, utilizza risorse finanziarie e materiali, e le sue funzioni principali sono pianificare, organizzare, gestire, valutare e controllare le attività del personale aziendale.

Creazione dei Posti di Lavoro

Una volta definito l'organigramma, si procede alla creazione dei posti di lavoro e alla definizione delle qualifiche del personale. Per questo, si devono prendere in considerazione i seguenti elementi:

• Conoscere i compiti che devono essere coperti in ogni sezione e l'ordine di svolgimento dei compiti.
• Calcolare il tempo e le risorse necessarie per svolgere i compiti.
• Quantificare le persone necessarie e le loro categorie.
• Individuare le qualifiche richieste ai lavoratori.

Profili Professionali e Profesiografici

I profili professionali sono documenti che definiscono i compiti, le competenze, le caratteristiche fisiche e ambientali, le qualifiche professionali richieste e altre specifiche che definiscono molto chiaramente i tipi e le condizioni di ogni lavoro. Una volta sviluppati i profili professionali per ogni posizione, l'azienda elabora i profili profesiografici. Si tratta di documenti che mostrano le caratteristiche, le attitudini e gli atteggiamenti che le persone giuste devono avere per ricoprire i posti di lavoro. Più precisamente, servono a individuare le capacità fisiche, tecniche e psicologiche, le competenze, gli aspetti emotivi e le conoscenze necessarie per la posizione in esame.

Selezione del Personale Aziendale

Le leggi sul lavoro richiedono alle imprese e ai lavoratori di formalizzare i loro rapporti di lavoro attraverso i contratti di lavoro. La legislazione sociale è la cosiddetta legge di tipo misto: le parti sono libere di proporre i suoi termini, salvaguardando i principi di base a protezione dei lavoratori. In sostanza, i contratti di lavoro hanno le seguenti caratteristiche:

• Sono consensuali, nel senso che le parti concordano quanto indicato nel contratto.
• Sono bilaterali, obbligando entrambe le parti.
• Sono a titolo oneroso, implicando adempimenti di natura economica.
• Sono di durata, nel senso che gli obblighi sono soddisfatti nel tempo.
• La volontà delle parti è soggetta alle norme del lavoro per ogni tipo di contratto.

La Scelta del Tipo di Contratto

Le aziende devono scegliere i contratti più appropriati per i loro obiettivi e per questo devono prendere in considerazione i seguenti aspetti:

• Forma giuridica dell'azienda.
• Tipo di lavoro.
• Necessità temporanea o permanente del lavoro.
• Incentivi legati alla persona assunta (disoccupati di lunga durata, donne in settori sottorappresentate, disabili, giovani al primo impiego e altre categorie protette).
• I costi sociali (indennità da pagare in caso di recesso, contributi previdenziali e assistenziali - SS - e relative esenzioni/riduzioni, sovvenzioni e agevolazioni fiscali).
• Altre condizioni di interesse per l'azienda e per il lavoratore da assumere.

Procedure Successive

Una volta assunti i lavoratori, le aziende devono adempiere a una serie di procedure legali, tra le quali figurano le seguenti:

• Affiliazione all'INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale) o ad altri enti previdenziali (SS) del lavoratore.
• Comunicazione di nuovi contratti agli enti competenti (es. Centri per l'Impiego).
• Comunicazione ai rappresentanti dei lavoratori (se presenti).
• Altri adempimenti previsti dalla normativa vigente.

Gestione Finanziaria del Personale e Costi Sociali

Costo del Lavoro

Lo stipendio (o retribuzione) è l'intera prestazione economica, monetaria o di altra natura, ricevuta dai dipendenti per la loro opera a beneficio dell'azienda. La sua struttura globale comprende la retribuzione base, le indennità (anzianità, mansione, incentivi, mensilità aggiuntive, in natura, rimborsi spese e altri accessori) e i fringe benefit (benefici, sussidi o altre percezioni). Sulla maggior parte di questi elementi, il datore di lavoro deve effettuare i calcoli del caso al fine di quantificare i contributi sociali e di trattenere e versare le somme dovute per l'imposta sul reddito (IRPEF).