Ottimizzazione dei Processi Aziendali e Strategie di Benchmarking

Benchmarking e Organizzazione di Successo

• Benchmarking: Progettazione, sviluppo e produzione di prodotti altamente complessi con maggiore qualità, tempi più rapidi e costi inferiori.
• Organizzazione di successo: Capacità di offrire prodotti di qualità a prezzi ragionevoli, garantendo la piena soddisfazione dei clienti.

La Centralità del Cliente e il Controllo dei Processi

I clienti di oggi percepiscono i provider come un'entità unica. L'aspettativa è che ogni interazione sia un'esperienza positiva; questo obiettivo può essere raggiunto solo quando ogni contatto è coordinato con un focus elevato sui processi di controllo delle interazioni con il cliente.

Processo contro Organizzazione

È fondamentale distinguere se il problema risieda nei dipendenti o nel processo stesso. Comprendere il proprio lavoro significa collocarlo correttamente all'interno di un processo di valutazione complessivo, superando la logica della valutazione dei singoli individui.

Orientamento ai Processi Organizzativi

L'orientamento ai processi si basa sulla convinzione che il cambiamento sia essenziale. Richiede una visione chiara che descriva lo stato futuro desiderato. L'intera organizzazione deve sostenere la strategia attraverso:

• Formazione: Apprendimento delle nuove tecniche richieste.
• Sistemi di valutazione: Strumenti per quantificare i risultati.
• Riconoscimento: Sistemi di ricompensa e incentivi.
• Feedback: Monitoraggio continuo delle performance.

Definizione di Processo

Un processo è ogni attività o gruppo di attività che utilizza un input, aggiunge valore e fornisce un prodotto a un cliente interno o esterno. L'obiettivo finale è creare ricchezza per il cliente e per la comunità.

Esempio: Nel caso di una stampa, i fogli e il volume d'inchiostro rappresentano l'input; la stampa effettuata in base alle esigenze aggiunge valore fornendo le informazioni richieste (prodotto). In sintesi, i processi sono azioni espresse da verbi.

Tipologie di Processo

• Processo di produzione: Qualsiasi processo che entra in contatto fisico con l'hardware o il software da consegnare a un cliente esterno, fino al punto di confezionamento.
• Processo aziendale: Tutti i processi e i servizi che supportano la produzione (es. gestione ordini, modifiche alla progettazione, buste paga).

Il Rischio della Sub-ottimizzazione

La sub-ottimizzazione si verifica quando non si ha una visione d'insieme dell'intero processo. Il risultato è la creazione di piccoli gruppi isolati che lavorano su obiettivi non sintonizzati sul fabbisogno totale dell'azienda.

MPE: Miglioramento dei Processi Aziendali

L'MPE è una strategia volta ad assicurare che i processi producano il massimo beneficio per l'azienda, garantendo che tutte le attività siano correlate. L'obiettivo è massimizzare l'efficacia, l'efficienza e l'adattabilità dei processi.

L'MPE affronta le criticità del lavoro d'ufficio puntando su:

• Eliminazione degli sprechi e della burocrazia.
• Eliminazione degli errori e riduzione dei ritardi.
• Massimizzazione dell'utilizzo delle risorse.
• Promozione della comprensione e facilità d'uso.
• Adattabilità alle mutevoli esigenze del cliente.

Le 5 Fasi dell'MPE

1. Organizzazione
2. Capire il processo
3. Modernizzazione
4. Misurazione e comando
5. Miglioramento continuo

Caratteristiche di un Buon Processo

Un processo efficace deve essere controllato e presentare:

• Un responsabile chiaramente individuato.
• Limiti e confini ben definiti.
• Interazioni e responsabilità interne documentate.
• Procedure, compiti e requisiti di formazione specifici.
• Sistemi di valutazione e feedback.

Perché implementare la gestione per processi?

L'adozione di questo approccio permette una migliore previsione e gestione del cambiamento, un utilizzo ottimale delle risorse disponibili e una descrizione sistematica delle attività. Questo metodo previene gli errori e favorisce l'evoluzione dei dipendenti da singoli individui a team coesi.