Ottimizzazione del Processo di Acquisto Aziendale: Strategie e Gestione

Valutazione delle necessità di acquisto

La valutazione dei bisogni consiste nell'analizzare le informazioni relative alle richieste di acquisto: cosa acquistare, quanto acquistare, a quale prezzo e con quali requisiti di qualità. Le aziende centralizzano solitamente gli acquisti attraverso un ufficio dedicato, che riceve le richieste tramite un documento specifico (nota di acquisto) che dettaglia il materiale o il prodotto necessario.

• Gestione scorte: Si riferisce alle richieste generate quando le giacenze scendono sotto la scorta minima di sicurezza.
• Tipologia di acquisto: È necessario verificare se il prodotto è richiesto per la prima volta o se si tratta di un acquisto ricorrente, il che comporterà la richiesta di diverse offerte per selezionare il fornitore più vantaggioso.

Quando è obbligatorio effettuare la richiesta di offerta?

La richiesta di offerta (RDO) è necessaria nei seguenti casi:

• Acquisto di un prodotto per la prima volta.
• Acquisti ad alto costo.
• Necessità di ampliare il portafoglio fornitori.
• Insoddisfazione verso i fornitori attuali presenti negli archivi interni.

Domande chiave per l'ufficio acquisti

Prima di intraprendere qualsiasi azione, l'ufficio acquisti deve porsi le seguenti domande:

• Dove acquistare?
• Cosa acquistare?
• Da chi acquistare?
• Quali condizioni applicare (prezzo, qualità, servizio, ecc.)?

Parametri per la valutazione delle offerte

Le offerte si basano su tre pilastri fondamentali:

• Informazioni finanziarie: Prezzo unitario, sconti (quantità, pagamento anticipato), costi di imballaggio, trasporto, assicurazione, termini di pagamento e scadenze.
• Informazioni tecniche: Caratteristiche di qualità, etichettatura, installazione, periodo di prova, garanzia, formazione del personale e assistenza post-vendita.
• Servizi: Gestione dei resi per merce non conforme e flessibilità nelle consegne.

Struttura dell'ufficio acquisti

Il reparto è solitamente composto da: responsabili acquisti, delegati e addetti agli acquisti.

Sfide e responsabilità dell'ufficio acquisti

Le principali sfide includono:

• Redditività: Ottenere il miglior accordo possibile attraverso una reale concorrenza tra le fonti di approvvigionamento.
• Qualità: Garantire che il prodotto rispetti rigorosamente le condizioni fissate dall'acquirente.
• Servizio: Gestione efficace del fornitore, sia esso richiesto dall'acquirente o proposto dal venditore.
• Immagine aziendale: Mantenere contatti professionali che riflettano l'immagine dell'azienda; è la sfida più difficile da valutare nel breve termine, ma la più importante a lungo termine.

Tipologie di acquisto

Gli acquisti si differenziano in base alle esigenze aziendali:

• Acquisto a contratto: Consiste nel chiudere un accordo con uno o più fornitori, fissando le modalità di acquisizione di materiali o servizi per un determinato periodo futuro.
• Acquisto basato sulla situazione di mercato: Si applica quando i mercati sono stabili (tipico di prodotti industriali). Nel breve periodo, sono poco sensibili alle fluttuazioni di domanda e offerta, facilitando la negoziazione del prezzo.