Ottimizzazione del Processo di Acquisto: Strategie e Best Practice

Il Processo di Acquisto

Le fasi del processo di acquisto: Per conoscere il mercato è necessario analizzare le informazioni relative alla produzione, distribuzione e vendita di un determinato materiale, al fine di definire la politica degli acquisti da seguire da parte della società. Le fonti di informazione utili a reperire queste informazioni sono: Internet, agenzie governative, riviste specializzate, banche dati, etc. Successivamente, per valutare i bisogni, è fondamentale analizzare le informazioni su cosa comprare, quando richiederlo e la quantità da ordinare. L'azienda centralizza tutti gli acquisti attraverso il reparto acquisti, che riceve le richieste tramite un sistema interno, specificando il tipo di materiale o prodotto necessario. Al ricevimento delle richieste di acquisto, il personale addetto le revisiona e le classifica per funzione, valore e priorità. Dopo la richiesta, si procede con la ricerca di offerte, richiedendo informazioni sui prodotti o materiali che l'azienda desidera acquistare e valutando fattori come prezzo, qualità, tempi di consegna, affidabilità, continuità e flessibilità, livello tecnologico, localizzazione del fornitore, etc. La richiesta di offerte è necessaria nei seguenti casi: quando si acquista un prodotto per la prima volta, quando l'acquisto è di costo elevato, quando si vuole ampliare il portafoglio fornitori o quando non si è soddisfatti di quelli attuali. A questo punto si esegue la ricerca e selezione dei fornitori, creando un elenco di aziende che offrono il prodotto o materiale richiesto, per poi richiedere la presentazione di offerte basate sui fattori di interesse. Per selezionare i fornitori, è importante considerare: la qualità dei prodotti, il rispetto dei tempi di consegna, il prezzo, il servizio offerto, la garanzia, i servizi aggiuntivi, la tecnologia, la reputazione, etc. Segue la fase di negoziazione ed esecuzione dell'acquisto, in cui si chiariscono i punti non specificati nell'offerta, stabilendo relazioni commerciali durature. Infine, si esegue la verifica e il monitoraggio dell'acquisto per controllare che il materiale richiesto sia conforme all'ordine e che il fornitore abbia rispettato gli accordi. Se l'acquisto è andato a buon fine, il rapporto commerciale tra le due parti sarà duraturo e per i successivi ordini non sarà necessario ripetere l'intero processo.

Ufficio Acquisti

L'ufficio acquisti si occupa dell'acquisizione dei beni e dei servizi necessari per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Mansioni:

• Responsabile operazioni di approvvigionamento: avvia, gestisce e monitora tutte le richieste ai fornitori esterni, fungendo da collegamento tra i reparti. Le richieste di acquisto devono essere presentate per iscritto e approvate dal Responsabile Acquisti.
• Regolamentazione dei rapporti con i fornitori: garantisce un trattamento equo e cortese ai fornitori, assicurando che tutti gli offerenti ricevano lo stesso trattamento.
• Gestione dei rapporti con i dipendenti: evita che i dipendenti possano utilizzare la propria posizione per ottenere vantaggi personali dagli acquisti aziendali.

Politica Acquisti (tipi di contratto)

Il contratto formalizza le condizioni definitive di acquisizione di materiali, prodotti o servizi per soddisfare le esigenze future.

• In base alle condizioni di mercato:
  • Mercati stabili: prodotti industriali e servizi. Nel breve periodo, sono poco sensibili alle forze della domanda e dell'offerta.
  • Mercati instabili: grandi quantità di materie prime soggette a forti variazioni di prezzo a breve termine. Il mercato è globale, con numerosi acquirenti e venditori. I prezzi sono influenzati da fattori politici, meteorologici, economici e speculativi.
• In base all'origine dei bisogni:
  • Ciclico: acquisti di routine.
  • Speciale: grandi investimenti.
  • Stagionale: acquisti legati alla stagionalità.
  • Immediato: acquisti per esigenze giornaliere.
  • Opportunità: acquisti effettuati quando i prezzi sono bassi.

Comakership

È un modello di gestione del rapporto tra acquirente e fornitore di componenti, basato su obiettivi comuni.

Livelli di Comakership:

• Livello III: Fornitore Convenzionale: Negoziazioni basate su specifiche minime di qualità e prezzo, ordini a breve termine, valutazione periodica delle prestazioni, focus sull'evitare errori.
• Livello II: Fornitore Associato (cooperazione operativa): Accordi a lungo termine, qualità garantita, piena responsabilità per le forniture, accettazione dei test, forniture senza interferenze nel processo produttivo, consegne frequenti in lotti, miglioramenti sistematici di qualità e prezzo, consulenze e formazione.
• Livello I: Fornitore Partner (cooperazione globale): Cooperazione nella progettazione, investimenti congiunti in R&S, scambio costante di informazioni tecnologiche.

Normative e Pratiche

Regolamento:

• Norme ISO 9000: Sistemi di gestione per la qualità. Forniscono linee guida generali per i sistemi di gestione della qualità.
• ISO 9001: Sistemi di Gestione per la Qualità - Requisiti. Definisce i requisiti minimi che un sistema di gestione della qualità deve soddisfare. Può essere utilizzato per applicazioni interne, per la certificazione o per scopi contrattuali.
• ISO 9004: Sistemi di gestione per la qualità - Linee guida per il miglioramento delle prestazioni. Fornisce indicazioni per andare oltre i requisiti della ISO 9001 nel perseguimento del miglioramento continuo.

E-procurement

È l'acquisto e la vendita di beni e servizi online. Le piattaforme di e-procurement consentono agli utenti di cercare acquirenti e venditori qualificati e registrati.

Outsourcing

È un processo economico in cui un'azienda affida alcune attività a un'azienda esterna tramite un contratto. Ciò consente alle aziende di avvalersi di personale specializzato, utilizzando le risorse del cliente (servizi, software, hardware) o assumendo personale e risorse dedicate.