Ottimizzazione del Processo di Approvvigionamento Aziendale

Il Processo di Approvvigionamento in un'Organizzazione

Il processo di acquisto all'interno di un'organizzazione consiste nello specificare i requisiti per beni e servizi, nel mettere a confronto i fornitori, nel negoziare con loro per concordare i termini di acquisto, nel detenere contratti e ordinativi.

Impatto di una Buona Gestione degli Acquisti

Una buona gestione degli acquisti influisce positivamente sulla qualità e la sicurezza del servizio ai clienti, sul costo dei materiali e sui finanziamenti che la società ottiene, come conseguenza del rinvio del pagamento delle forniture.

Fasi Chiave del Processo di Acquisto

Le diverse fasi che compongono il circuito degli acquisti possono essere riassunti in tre gruppi principali:

1. Inizio del Processo

• Conoscenza del valore di mercato.
• Identificazione delle esigenze e delle condizioni di soddisfazione.

2. Preparazione dell'Acquisto

• Richiesta di proposte e valutazione.
• Ricerca e selezione dei fornitori.

3. Attuazione dell'Acquisto

• Negoziazione ed esecuzione dell'acquisto.
• Consegna e verifica dell'acquisto.
• Monitoraggio degli accordi.

Per soddisfare il bisogno del mercato, è necessario raccogliere e analizzare le informazioni relative alla produzione, distribuzione e vendita di un particolare materiale, al fine di conoscere la politica di acquisti da seguire da parte della società. Le fonti di queste informazioni si possono trovare su internet, nelle pagine gialle, presso le agenzie governative, le camere di commercio, nelle riviste specializzate, alle fiere, nei mercati esteri e tramite enti come l'ICEX.

Valutazione del Fabbisogno

La valutazione del fabbisogno consiste nell'analizzare le informazioni relative all'acquisto, determinando la quantità necessaria e il prezzo di acquisto. Le aziende tendono a centralizzare tutti gli acquisti attraverso un ufficio acquisti, che riceve le richieste tramite un documento interno denominato "bollettino shopping", il quale dettaglia il tipo di materiale o prodotto richiesto.

Richiesta e Valutazione

La richiesta e la sua valutazione implicano la raccolta di informazioni sui prodotti o materiali che l'azienda intende acquistare. È fondamentale valutare fattori chiave come la qualità, i tempi di consegna, i prezzi, la localizzazione del fornitore e il suo livello tecnologico.

Ricerca e Selezione dei Fornitori

Uno degli aspetti principali è la selezione del fornitore. Per una scelta oculata, è necessario analizzare i prodotti offerti, poiché ciò avrà un impatto positivo sulla competitività aziendale. Nella selezione dei fornitori, si dovrebbero considerare caratteristiche quali:

• Qualità soddisfacente dei prodotti.
• Prezzo più basso.
• Rispetto dei tempi di consegna concordati.
• Garanzia di rimborso su prodotti difettosi o confusione di merci.
• Servizi offerti.
• Tecnologia utilizzata.
• Livello economico.
• Reputazione.
• Localizzazione.

Negoziazione ed Esecuzione dell'Acquisto

In questa fase, è necessario chiarire i punti non specificati nell'offerta o che sono negoziabili, come il confezionamento o la data di consegna.

Verifica e Monitoraggio dell'Acquisto

Questa fase prevede la revisione di tutto il materiale richiesto per assicurarsi che il fornitore abbia rispettato gli accordi precedentemente concordati in sede negoziale.

Avvio del Processo di Acquisto

Il processo di acquisto inizia con l'identificazione dei bisogni da parte dell'azienda e il loro confronto con le risorse a disposizione per rispondere a tali esigenze.

Conseguenze di una Scorretta Selezione dei Fornitori

Una scorretta selezione dei fornitori può portare a:

• Maggiori costi di trasporto.
• Scarsa qualità dei prodotti acquistati.
• Mancanza di affidabilità.
• Prezzi non competitivi.
• Ritardi nelle consegne.

Ciò si traduce in un aumento dei costi e, in ultima analisi, in una insoddisfazione generale.