Ottimizzazione del Processo di Approvvigionamento Aziendale: Fasi Chiave e Strategie

Il Processo di Approvvigionamento Aziendale: Ottimizzazione di Costo, Qualità e Tempo

Il Provisioning (Approvvigionamento) è un processo cruciale che bilancia le parole chiave fondamentali: "costo", "qualità" e "tempo". Quando un'azienda necessita di acquistare beni o servizi, deve adottare misure strutturate per identificare i fornitori idonei, analizzare le offerte ricevute, selezionare il partner commerciale, negoziare i termini e finalizzare l'acquisto.

Fasi Fondamentali del Ciclo di Acquisto

Il processo di acquisto si articola nelle seguenti fasi sequenziali:

1. Acquisti Programmati: Questa fase iniziale prevede uno studio prospettico delle necessità aziendali. L'obiettivo è conoscere i prodotti disponibili sul mercato e prepararsi in anticipo rispetto alle effettive esigenze operative.
2. Analisi dei Bisogni: Le richieste di acquisto sono generalmente centralizzate presso il reparto Acquisti o Approvvigionamento. Questo reparto riceve le richieste dai vari utenti interni (Produzione, Magazzino, Vendite, ecc.), analizza i bollettini e stabilisce le priorità operative.
3. Richiesta di Offerta e Budget: Nel caso di acquisti di valore elevato o per prodotti mai acquistati prima, la richiesta formale di offerta e la definizione di un budget sono passaggi necessari per prevenire decisioni che potrebbero impattare negativamente sull'economia aziendale.
4. Valutazione delle Offerte Ricevute: Una volta ricevute, le offerte devono essere studiate, analizzate, confrontate e revisionate attentamente.
5. Selezione del Fornitore: I fattori chiave di confronto durante la selezione includono il prezzo, la qualità del prodotto, le condizioni contrattuali e le garanzie offerte dalla società fornitrice.
6. Negoziazione delle Condizioni: In questa fase si discutono e si definiscono i punti dell'offerta che sono potenzialmente negoziabili.
7. Esecuzione dell'Ordine: Quando acquirente e venditore hanno raggiunto un accordo, è necessario elaborare un documento formale che impegni legalmente entrambe le parti.
8. Tracciamento dell'Ordine e Verifica: Il controllo successivo è fondamentale per assicurarsi che tutto il materiale necessario sia stato ricevuto, che corrisponda alle caratteristiche dettagliate nell'ordine e che la consegna sia avvenuta nei tempi stabiliti.

Il processo può variare significativamente a seconda del settore di attività dell'azienda (industriale, commerciale o servizi):

• Le aziende manifatturiere si concentrano sull'acquisto di materiali industriali per la fabbricazione, dovendo regolare il prezzo massimo delle materie prime per non incrementare il costo finale del prodotto.
• Le aziende commerciali mirano a ottenere il prodotto a un prezzo competitivo, data la forte concorrenza nel mercato finale.
• Per i fornitori di servizi, l'approvvigionamento è variabile e finalizzato a soddisfare le esigenze specifiche del cliente, fornendo i mezzi necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Approfondimento: Analisi dei Bisogni

Il reparto Acquisti, dopo aver ricevuto la documentazione interna (bollettini), procede alla classificazione delle richieste. Il processo tipico è il seguente:

• Dare priorità alle richieste relative a materiali le cui scorte sono ai minimi.
• Verificare se l'articolo richiesto è di uso regolare o se si tratta di un acquisto nuovo per l'acquirente.
• Ordinare i materiali in modo omogeneo per tipologia, raggruppando quelli forniti da diversi fornitori o prodotti importati.
• Consultarsi preventivamente con l'utente finale prima di inoltrare l'ordine.

La fase successiva consiste nel definire la qualità richiesta per i materiali, la quantità da ordinare, i tempi di consegna e le condizioni finanziarie. Quando sono coinvolti reparti trasversali (Produzione, Magazzino, Vendite), le risposte a domande cruciali come *quanto acquistare*, *quando effettuare l'ordine*, e *a quale prezzo*, sono generalmente risolte in collaborazione con il reparto tecnico o commerciale.

Le decisioni sulla quantità da ordinare (se in un unico lotto o a rate) influenzano l'intero processo di approvvigionamento. Per questo, si utilizzano le informazioni contenute nei file aziendali, integrate con la politica di acquisto e la situazione economica corrente.

Richiesta di Preventivo e Definizione del Budget

La fase di richiesta di preventivo e budget viene attivata nei seguenti scenari:

Quando richiedere un preventivo:

• All'inizio dell'attività aziendale.
• Quando si deve acquistare un prodotto nuovo.
• Quando non si è soddisfatti dei fornitori attuali.
• Per espandere il portafoglio fornitori esistente.
• In risposta a pubblicità o comunicazioni recenti di potenziali fornitori.

Poiché il processo di richiesta di offerte comporta un costo economico, è fondamentale inviare la richiesta solo ai fornitori la cui risposta è suscettibile di generare un'offerta di interesse.

Fattori che Influenzano la Scelta del Fornitore

A seconda della politica di approvvigionamento adottata dall'azienda, diversi fattori influenzano la decisione di acquistare direttamente dal produttore, dal grossista, o da entrambi:

Fattori Determinanti:

• Il tipo di prodotto richiesto.
• L'importo richiesto per ogni singolo ordine.
• La sede logistica del negozio/magazzino.
• I servizi aggiuntivi offerti dal fornitore.