Ottimizzazione della Raccolta Informativa e Pianificazione Strategica Aziendale

Metodologie Organizzative per la Raccolta Efficace di Informazioni

Dopo lo sviluppo della pianificazione della revisione, che servirà da modello per i costi, i tempi e le priorità, nonché come mezzo di controllo degli audit, si dovrebbe iniziare a raccogliere le informazioni.

Revisione Sistematica dell'Area

La revisione sistematica dell'area si effettua attraverso i seguenti punti:

A) Revisione della Struttura Organizzativa

Si esamina:

• Struttura gerarchica organizzativa
• Funzioni
• Obiettivi

B) Esame della Situazione delle Risorse Umane

Viene condotto un esame approfondito della situazione attuale delle risorse umane.

C) Interviste con il Personale Addetto ai Processi Elettronici

Si conducono interviste con figure chiave, tra cui:

• Leadership
• Analisti
• Sviluppatori
• Staff Database
• Staff Comunicazione e Networking

D) Conoscenza della Situazione Riguardo a Risorse e Costi

È necessario conoscere la situazione per quanto riguarda:

• Bilancio
• Risorse finanziarie
• Risorse materiali
• Mobili e costi delle attrezzature

E) Censimento delle Risorse Umane e Analisi Correlata

Si effettuerà il censimento delle risorse umane e l'analisi della situazione per quanto riguarda:

• Numero di persone e area di distribuzione
• Dinamiche retributive
• Conoscenze e competenze
• Istruzione

F) Riesame della Conformità dei Documenti Amministrativi

Si riesamina la conformità dei documenti amministrativi, quali:

• Documenti di organizzazione
• Regole e politiche
• Piani di lavoro
• Sistemi di controllo
• Norme e procedure

Piani Fondamentali per l'Organizzazione delle Informazioni

Studio di Fattibilità

Consiste nell'analizzare i costi e i benefici a lungo termine degli usi dei computer, e nel raccomandare quando utilizzarli o meno.

Piano di Modifiche, Aggiornamento e Adeguamento

Specifica gli obiettivi e le attività da svolgere per implementare cambiamenti e modifiche, definendo autonomia, tempistiche, responsabilità e restrizioni, qualora l'organizzazione decida di apportare modifiche sostanziali a software, hardware, comunicazioni o unità periferiche.

Attività Tipiche di Questo Piano

• Definizione completa di hardware, software, comunicazioni e apparecchiature informatiche periferiche.
• Valutazione e selezione.
• Pianificazione fisica e preparazione del sito.
• Test di accettazione finale.

Master Plan (Piano Generale)

Definisce gli obiettivi a lungo termine e i traguardi necessari per raggiungerli. Uno dei compiti principali dell'area di gestione informatica è la stesura di un piano generale.

Sottoprogetti del Master Plan

Può comprendere quattro sottoprogetti:

1. Il piano strategico aziendale.
2. Il piano strategico per i sistemi informativi.
3. Il piano dei requisiti.
4. Il piano delle applicazioni dei sistemi informativi.

Piano di Progetto

È il piano fondamentale per sviluppare un determinato sistema e per garantire che il progetto sia coerente con gli obiettivi dell'organizzazione e con quelli delineati nel piano generale.

Attività di Base del Piano di Progetto

Le attività di base che deve contenere sono:

1. Identificare le attività.
2. Identificare le relazioni tra le attività.
3. Individuare le risorse necessarie per ogni attività.
4. Il sequenziamento delle attività.

Piano di Sicurezza

Include aspetti quali assicurazione, piani di emergenza e recupero in caso di disastro (Disaster Recovery).

Fattori di Rischio per gli Impianti Informatici

Motivi per cui un impianto informatico può essere esposto a un disastro:

• Eventi naturali: uragani, incendi, alluvioni, terremoti.
• Atti dolosi: sabotaggio, frode.
• Problemi tecnici con i computer o le infrastrutture.

Valutazione e Gestione delle Risorse

Sviluppo e Valutazione del Personale

Aspetti Chiave dello Sviluppo del Personale

Lo sviluppo del personale prevede:

• Stabilire opportunità di promozione e sviluppo.
• Istruzione e formazione: queste attività mantengono il morale e le competenze dei dipendenti a un livello appropriato per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Interviste Efficaci con il Personale Informatico

Obiettivi delle Interviste

L'intervista aiuterà a determinare:

• Grado di conformità con la struttura amministrativa organizzativa.
• Grado di conformità con le politiche e le procedure amministrative.
• Livelli di soddisfazione e insoddisfazione del personale.
• Necessità di formazione.
• Osservazioni generali.

Analisi Economico-Finanziaria

Bilancio e Dati Finanziari

Il bilancio e i dati finanziari ottenuti dal dipartimento, unitamente al numero e alle caratteristiche delle apparecchiature, permettono di effettuare un'analisi della situazione dal punto di vista economico.

Informazioni Chiave da Raccogliere

Tra queste informazioni figurano:

• Costi del dipartimento, suddivisi per aree e centri di controllo.
• Budget del dipartimento, suddivisi per settori.
• Le caratteristiche delle attrezzature, la loro quantità e i relativi contratti.

Gestione delle Risorse Organizzative

Risorse Finanziarie

Per affrontare la questione delle risorse finanziarie, si raccomanda di porre domande specifiche (Nota: le domande specifiche non sono fornite nel testo originale).

Risorse Materiali

Per ottenere informazioni sulle risorse materiali, si raccomanda di formulare domande, tenendo in considerazione i seguenti elementi:

• Programmazione (dell'uso delle risorse)
• Adeguatezza delle infrastrutture
• Servizi Generali
• Mobili e attrezzature