Ottimizzazione della Struttura Aziendale: Uso e Limiti dei Grafici Organizzativi

L'Utilizzo dei Grafici Organizzativi

I grafici organizzativi sono strumenti essenziali per la gestione e la comunicazione interna. Come strumento di comunicazione, sono utilizzati per:

1. Informare i membri dell'organizzazione riguardo la loro posizione rispetto al resto della struttura.
2. Fornire un quadro complessivo della struttura organizzativa.
3. Consentire alle nuove risorse di comprendere la struttura e facilitare il loro inserimento nell'organizzazione, stabilendo il contatto con la sua struttura.
4. Facilitare la comprensione delle possibilità di crescita o cambiamento all'interno dell'organizzazione per ogni persona.
5. Informare le parti interessate (stakeholder) relativamente all'organizzazione generale e a come essa è strutturata.

I Grafici come Strumento Diagnostico e Analitico

I grafici organizzativi fungono anche da strumento analitico per rilevare difetti e inefficienze nella struttura. Le situazioni critiche più importanti che possono essere rilevate sono le seguenti:

1. Inadeguatezza del controllo interno: Ad esempio, funzioni e conti di cassa assegnati allo stesso ufficio.
2. Dipartimentalizzazione inadeguata: Ad esempio, funzioni di contabilità e vendite assegnate allo stesso ufficio.
3. Mancanza di unità di comando: Due o più persone supervisionano la stessa posizione.
4. Sovrapposizione di responsabilità (o controllo): Due o più posizioni sono assegnate responsabilità per la stessa funzione o funzioni simili.
5. Confusione nel rapporto di dipendenza: Non è chiaramente determinato il rapporto di autorità di un ufficio o persona rispetto ad altre posizioni o persone.
6. Subordinazione eccessivamente ristretta: Una posizione dipende da un unico soggetto, "uno contro uno".
7. Mancanza di definizione dei livelli: Non è chiaro quale sia il livello gerarchico, retributivo, ecc., a cui la posizione appartiene.
8. Confusione sul tipo di autorità: Non è chiaro il tipo di autorità assegnato alla posizione: lineare, di consulenza (staff) o funzionale.
9. Struttura sbilanciata.
10. Ambito di controllo troppo ampio: Quando viene assegnato un numero di subordinati maggiore di quello che può essere efficacemente monitorato.
11. Attribuzione di livelli inadeguati: Quando a una posizione viene assegnato un livello incompatibile rispetto alle posizioni restanti.
12. Confusione nella designazione: Confusione tra funzioni, categorie o nomi delle posizioni.

Limitazioni dei Grafici Organizzativi

La limitazione principale è contenuta nella definizione stessa, in quanto si tratta di una rappresentazione grafica limitata. La semplicità è un requisito fondamentale affinché gli obiettivi dei grafici possano essere soddisfatti. La semplicità è la prima limitazione che deve essere accettata, anche con il rischio che le informazioni sulla struttura risultino incomplete.

Il diagramma rappresenta solo una parte della struttura organizzativa formale; per una questione di convenienza grafica, non include alcune informazioni.

L'altra limitazione deriva dal fatto che l'organizzazione deve essere continuamente aggiornata, altrimenti si corre il rischio che il grafico diventi uno strumento fuorviante. Qualsiasi cambiamento nella struttura rende obsoleto lo schema attuale. Se si continua a usarlo per scopi comunicativi, l'informazione risulta distorta. L'unico modo per combattere questa influenza negativa è mantenerlo costantemente aggiornato.

Metodi di Rappresentazione Usuali

Esistono diverse forme di progettazione per i grafici organizzativi. Le forme più comuni di rappresentazione sono:

1. Rappresentazione verticale.
2. Rappresentazione orizzontale.