Padroneggiare Excel: Funzionalità Avanzate, Grafici e Automazione VBA

1. L'interfaccia grafica di Excel: elementi principali

L'interfaccia di Excel si compone di diversi elementi fondamentali:

• Barra di titolo: indica il nome dell'applicazione e il nome del foglio di lavoro attualmente aperto.
• Barra dei menu: permette di accedere alle diverse funzioni e comandi del foglio elettronico.
• Barra degli strumenti: propone, sotto forma di icone, accessi diretti alle funzionalità principali. È importante notare che questa barra può essere personalizzata dall'utente.
• Barra della formula: riporta l'indirizzo delle celle selezionate e ne indica il contenuto. Permette inoltre di digitare i dati e le formule da inserire nelle celle.
• Foglio di lavoro: è l'elemento chiave, ovvero la tabella che contiene tutte le celle identificate da lettere (colonne) e numeri (righe).
• Navigazione fogli: nella parte bassa del foglio di lavoro si trovano le opzioni che permettono di passare da un foglio di calcolo all'altro all'interno dello stesso file.
• Barra di stato: situata ancora più in basso, fornisce informazioni sulle azioni da intraprendere. Per impostazione predefinita, il messaggio "Pronto" è visualizzato in questa sezione.

2. Utilizzi e applicazioni dello strumento filtri in Excel

Lo strumento filtri permette di organizzare i dati in modo efficiente, consentendo di ordinare i valori dal più piccolo al più grande, in ordine alfabetico o applicando operatori logici specifici per i numeri.

3. La formattazione condizionale in Excel

La formattazione condizionale evidenzia rapidamente informazioni importanti in un foglio di calcolo. L'aggiunta di una formula a una regola di formattazione condizionale può facilitare l'esecuzione di operazioni complesse che non sarebbero possibili con le sole regole predefinite.

4. Funzioni personalizzate in Excel

Per soddisfare le specifiche esigenze di calcolo di ogni utente, Excel consente di creare funzioni personalizzate. Una funzione personalizzata deve iniziare con un'istruzione Function e terminare con un'istruzione End Function. Oltre al nome, l'istruzione specifica in genere uno o più argomenti. È tuttavia possibile creare funzioni senza argomenti, similmente a funzioni predefinite come CASUALE e ORA.

5. Tipologie di grafico e loro caratteristiche

Istogrammi

Utilizzati per dati disposti in colonne o righe. Un istogramma visualizza in genere le categorie lungo l'asse orizzontale e i valori lungo l'asse verticale. Le tipologie includono: a colonne raggruppate, in pila e a colonna in pila 100%.

Grafici a linee

In un grafico a linee, i dati delle categorie e i valori vengono distribuiti uniformemente lungo gli assi. Sono ideali per mostrare tendenze nel tempo (mesi, trimestri, anni). Le varianti includono: linee con marcatori, linee in pila e linee in pila 100%.

Grafici a torta e ad anello

Utilizzati per dati disposti in una sola colonna o riga. La dimensione degli elementi di un'unica serie viene presentata in modo proporzionale rispetto alla somma totale. I punti dati vengono visualizzati come percentuale dell'intera torta.

Grafici a torta e ad anello (approfondimento)

In un grafico a torta possono essere tracciati i dati che in un foglio di lavoro sono disposti in una sola colonna o in una sola riga. La dimensione degli elementi di un'unica serie di dati viene presentata nei grafici a torta in modo proporzionale rispetto alla somma degli elementi. I punti dati in un grafico a torta vengono visualizzati come percentuale dell'intera torta.

Grafici a barre

Rappresentano i confronti tra singoli elementi. In questa tipologia, le categorie sono organizzate lungo l'asse verticale e i valori lungo l'asse orizzontale.

Grafici ad area

Utilizzati per tracciare la variazione nel tempo, focalizzando l'attenzione sul valore totale di una tendenza e mostrando la relazione tra le parti di un intero.

Grafici a dispersione

Utili per tracciare dati disposti in righe e colonne, inserendo i valori X in una riga/colonna e i corrispondenti valori Y nelle celle adiacenti.

6. Strumenti per lo studio degli scenari

Uno scenario è un set di valori che Excel salva e può sostituire automaticamente. È possibile creare diversi gruppi di valori e passare dall'uno all'altro per visualizzare risultati differenti, generando infine un report Riepilogo scenari.

10. Utilità specifica dei riferimenti assoluti

Con i riferimenti assoluti, effettuando qualsiasi spostamento o trascinamento tramite il pulsante di riempimento, il riferimento rimarrà invariato verso la stessa cella, mantenendo fisse le coordinate.

11. Definizione e obiettivi della formattazione condizionale

La formattazione condizionale è una funzione che permette di selezionare ed evidenziare visivamente i dati rilevanti all'interno di una matrice. Oltre alle regole predefinite (come le scale di colori), offre la possibilità di creare regole ad hoc. È uno strumento fondamentale per ottenere un'idea immediata durante lo studio dei dati, a differenza del Filtro che serve principalmente per ordinare o escludere record.

12. Esportazione di dataframe da R verso Excel

Per esportare un dataframe da R verso altri software come Excel, si utilizzano i comandi write.csv() e write.table(). I file prodotti sono solitamente in formato .txt o .csv. I parametri principali includono il nome del file, il tipo di separatore (sep), il separatore decimale (dec) e le impostazioni per i nomi di riga e colonna (row.names, col.names).

13. Caso studio: Gestione vendite in un negozio di dischi

Per gestire i nuovi ordini, un negozio può seguire questa strategia:

1. Creare un database in Access relativo alle vendite nel tempo e per fascia di clientela.
2. Esportare i dati in Excel.
3. Creare Tabelle Pivot e utilizzare simulazioni per ipotizzare strategie di prezzo.
4. Realizzare grafici comparativi per visualizzare l'andamento stagionale delle vendite.

Per analisi semplici, l'uso di software come Octave o R potrebbe risultare sovradimensionato.

14. Utilità delle funzioni VBA

L'utilizzo di funzioni VBA è utile poiché permette di far variare automaticamente il valore delle celle di output al variare dei valori di input inseriti nelle celle iniziali, opportunamente combinate tra loro.

15. Importanza delle macro in Excel

Una macro è una serie di operazioni che Excel compie in via automatizzata. Per crearne una, si accede a "Visualizza -> Macro -> Registra macro". Una volta terminata la registrazione, lanciando la macro, il software ripeterà tutte le operazioni memorizzate. È inoltre possibile modificare la SUB ROUTINE (il codice del procedimento) tramite l'apposita finestra di gestione.