Principi Fondamentali di Gestione Aziendale, Costi e Logistica degli Acquisti

Fattori Ambientali che Influenzano l'Impresa

Forze Dirette

Questi sono i fattori ambientali che hanno un impatto immediato sull'impresa: i fornitori, i clienti e la concorrenza. I fornitori di risorse agiscono come input per l'organizzazione, a seguito di un processo, per ottenere il prodotto o il servizio per il quale è stata originariamente costituita. I destinatari di questo prodotto sono i clienti o consumatori. La concorrenza è data dalle altre società che sono sul mercato, che vendono o cercano di vendere gli stessi servizi, con un livello più o meno elevato di varietà.

Forze Indirette

Le forze indirette includono la tecnologia, l'economia, la politica, le leggi, le norme culturali e sociali, gli aspetti internazionali, e così via. Le svalutazioni monetarie, l'inflazione, le alleanze dei gruppi economici, i conflitti politici che portano alle guerre, così come i progressi nella tecnologia e della scienza, hanno inevitabilmente un impatto sulle imprese. Alcune condizioni sono date dalle caratteristiche della regione in cui si trova l'azienda. Anche i costumi religiosi, le mode e la lingua possono limitare le loro azioni.

Classificazione dei Costi Aziendali

Costi Fissi

I Costi Fissi non cambiano con le variazioni di volume all'interno del campo in questione. Sono una funzione del tempo, cioè, rimangono invariati anche se ci sono grandi cambiamenti nel volume di produzione. Per esempio: stipendi, affitto, ecc.

Costi Variabili

I Costi Variabili sono quelli che variano in modo diretto e proporzionale con le variazioni del volume di attività (produzione o vendita). Ad esempio, il materiale cambia a seconda della funzione di produzione, e le commissioni sulla base delle vendite.

Costi di Inventario e Ottimizzazione

Costo di Mantenimento (Holding Cost)

Comprende il costo di assicurazione, l'affitto, il costo opportunità o di rendimento richiesto per gli investimenti. Si presume che questi costi siano costanti.

Costo per Ordine (Ordering Cost)

Ogni volta che si effettua un acquisto, questo comporta una serie di costi amministrativi: l'emissione dell'ordine, ricevere e verificare le merci spedite dal fornitore, il controllo della fatturazione, ecc.

Costo Totale di Inventario

Il costo inventario totale è la somma del costo di manutenzione e del costo per ordine.

Lotto Ottimale (Economic Order Quantity - EOQ)

Il Lotto Ottimale è dato dal punto in cui il Costo di Mantenimento (CM) è uguale al Costo per Ordine (CO) (CM = CO). A questo punto, il costo totale è il minimo.

Indicatori Economici Chiave

Margine di Contribuzione

È definito come la somma restante (il profitto lordo) dopo aver sottratto tutti i costi variabili dai ricavi di vendita.

Margine di Sicurezza

Il tasso massimo che può far diminuire le vendite attese e persino generare un profitto.

Punto di Equilibrio (Break-Even Point)

Il punto in cui i ricavi della società sono uguali ai loro costi, vale a dire dove non c'è utile o perdita.

Variabili Utilizzate nel Calcolo dell'Inventario

• c = costo unitario di ogni unità che compone l'inventario
• i = tasso dei costi di manutenzione
• S = stima della domanda
• O = costo unitario di ogni ordine di acquisto / ordine
• d = ritardo del fornitore per soddisfare la richiesta (lead time)
• Q = lotto ottimale
• Q / 2 = scorta media
• c . i = costo di manutenzione per unità
• S / Q = numero ottimale di ordini nel periodo
• V = unità vendute ogni giorno (numero di unità vendute durante il particolare momento / tempo)

Gestione Strategica degli Acquisti

Definizione e Obiettivi

La Gestione degli Acquisti è l'insieme delle attività che l'azienda deve svolgere per rispondere a tale esigenza nel modo migliore, cioè, al costo minimo, con la giusta qualità e al momento giusto.

Attività Principali della Gestione Acquisti

1. Individuazione delle necessità.
2. Applicazione e analisi delle alternative di acquisto.
3. Negoziazione con i fornitori.
4. Piazzamento degli ordini (un documento o un modulo per avviare la procedura amministrativa per gli acquisti).
5. Monitoraggio e attivazione degli ordini: segue la produzione e la consegna del prodotto o del servizio acquistato, al fine di soddisfare i requisiti di qualità e tempi.
6. Ricezione degli effetti acquistati.
7. Archiviazione e registrazione.
8. Consegna delle forniture per l'impiego da parte dell'area che originariamente le ha richieste.

Obiettivi della Buona Gestione degli Acquisti e delle Scorte

• Verificare il normale flusso di forniture e materiali alle aree che li trasformano in prodotti o servizi che l'azienda vende.
• Distribuzione e consegna dei prodotti finiti ai clienti, per il/i mercato/i che sono stati definiti dagli obiettivi di gestione.

Parametri per Misurare l'Efficacia Aziendale

L'efficacia della funzione acquisti può essere misurata attraverso i seguenti parametri:

• Il prezzo di acquisto è regolato dal controllo della spesa e dal risparmio delle risorse finanziarie per l'azienda.
• La gestione delle scorte minime: i beni materiali devono essere ordinati prima che il numero di unità raggiunga il livello minimo di scorte, tenendo conto dei tempi di consegna (lead time).
• La capacità di trovare fonti di approvvigionamento alternative.
• Capacità di ricerca e di apprendimento di nuovi materiali disponibili sul mercato che possono svolgere la stessa funzione a un prezzo più basso rispetto a quelli progettati internamente.

Valore dell'Area Commerciale e Interazione con Altre Aree

Direzione Generale (DG)

Imposta politiche globali, procedure e analisi delle tendenze e dei cambiamenti nell'ambiente, in quanto ciò comporta l'acquisto della società.

Produzione

Fornisce informazioni su scadenze, costo delle materie prime, qualità disponibili e fonti di approvvigionamento per il rispetto dei programmi del settore produttivo.

Finanza

Imposta la politica finanziaria relativa agli acquisti, le esigenze di finanziamento e il bilancio dell'area.

Ricezione e Gestione dello Storage (Logistica)

Gestisce i movimenti logistici e il coordinamento dello spazio necessario, in base alla pianificazione delle consegne e delle spedizioni di merci.

Controllo Contabile

Controllo delle scorte, con un costo dei materiali e delle valutazioni delle forniture e degli acquisti di beni o servizi, registrati in un periodo in azienda.

Acquisti Value Management e Competitività

La gestione degli acquisti mira ad acquisire i beni da produrre, cercando di ottenere un prezzo più basso e una migliore qualità per raggiungere una posizione competitiva sul mercato.

Attività Strategiche di Monitoraggio e Controllo

Queste attività sono fondamentali per il follow-up e l'ottimizzazione:

• Studio permanente del mercato della fornitura (analisi dei fornitori attuali e dei prodotti) e delle prospettive future.
• Sviluppo di previsioni e bilancio delle esigenze in base al consumo previsto.
• Impostazione dei parametri per ottimizzare le decisioni di acquisto (lotti di acquisto migliori, livelli massimi e minimi di ordine).
• Tenuta dei registri del sistema di informazione sull'esistenza (livelli di stock).
• Controllo di qualità dei beni o dei servizi acquistati.