Principi Fondamentali della Gestione Documentale e Tipologie di Documenti Professionali

Definizione e Importanza della Documentazione

Documento: Informazioni registrate su un supporto. Si spiega come l'informazione venga registrata su un supporto (cartaceo, formato digitale, ecc.).

Importanza della Documentazione

La documentazione è cruciale per la cura della qualità, garantendo un accesso rapido alle informazioni e permettendo cure efficaci e adeguate.

Requisiti Legali: I documenti sono legalmente richiesti e necessari a giustificare azioni e risultati in caso di sinistri o problemi giuridici. Pertanto, è importante conservare correttamente i documenti.

Struttura del Documento

La struttura tipica di un documento formale include:

• Intestazione: Situata in alto a sinistra, contiene i dati identificativi del mittente del documento.
• Destinatario: Solitamente identificato in alto a destra.
• Corpo: Riflette il contenuto di informazioni specifiche di ciascun documento.
• Piè di Pagina: Include la datazione (luogo e data in cui è stato scritto) e la firma di chi prepara il documento.

Tipologie di Documentazione

La documentazione può essere classificata in base al suo contesto di utilizzo:

Documentazione Non Sanitaria (Amministrativa Generale)

Simile ai documenti utilizzati per altre organizzazioni o posti di lavoro, per esempio le fatture.

Documentazione Sanitaria

L'insieme di documenti generati nella cura del paziente e delle attività amministrative correlate a tale assistenza.

Documentazione Clinica

Documentazione direttamente legata alla cura del paziente.

Documentazione Non Clinica

Documentazione generata nelle attività di gestione e di amministrazione relative alla cura del paziente e al materiale utilizzato. Un esempio di applicazione è la documentazione utilizzata in consulenze private e funzioni di gestione amministrativa.

Tra i compiti di gestione che comportano l'uso di documenti, si evidenziano:

• Comunicare con i pazienti e i fornitori.
• Gestire gli appuntamenti dei pazienti.
• Gestire preventivi e bilanci.

La Comunicazione con Fornitori e Clienti

La comunicazione può avvenire tramite:

• Lettere Commerciali: Comunicazione scritta formale.
• Comunicazione Verbale: Di persona o per telefono.
• Strumenti Elettronici: SMS, email, ecc.
• Biglietti da Visita (Trading Cards).

Struttura della Lettera Commerciale

Una lettera commerciale è composta dai seguenti elementi:

1. Rubrica: Dettagli del mittente (società o personali).
2. Dati del Destinatario.
3. Saluto: Formale, utilizzando formule di cortesia stabilite (es. Egregio Signore, Gentile Dottore).
4. Testo (Corpo della Lettera): Deve essere rispettoso, conciso, naturale, con frasi brevi, semplici e chiare.
5. Commiato (Addio): Formale e cortese (es. Con la massima attenzione).
6. Didascalia e Firma: Nome del firmatario.
7. Data: Luogo e data.
8. Appendice: Qualsiasi documento allegato inviato insieme.

Esempi di Documentazione Amministrativa e di Gestione

Questa documentazione è utilizzata nei centri di salute per la gestione delle attività e l'amministrazione relativa all'assistenza dei pazienti. La sua funzione è lasciare una traccia scritta delle azioni amministrative, garantendo che gli atti siano condotti in modo ordinato e senza fallimenti.

Documenti di Gestione Interna

• Bilancio e Calendario Appuntamenti: Strumenti per la pianificazione e la gestione finanziaria.
• Agenda degli Appuntamenti: Contiene: nome e cognome del paziente, modalità di pagamento, numero di telefono, altre informazioni, motivo e durata della visita clinica.
• Documenti di Richiesta e Ricezione Materiale: Per l'applicazione dei prodotti utilizzati nel settore sanitario.
• Documenti di Invio Materiale per Sterilizzazione: Al materiale inviato si allega un elenco (inventario).
• Richiesta e Ricezione Farmaci: Attualmente si utilizza il sistema a dose unitaria, dove ogni unità si riferisce al farmaco individuale prescritto giornalmente per il paziente.
• Pianificazione Completa delle Diete: Relazione per la cucina sulle diete dei pazienti ricoverati. Confrontando il documento di richiesta (ordine) e la ricevuta (fattura), è evidente che il materiale ricevuto corrisponde a quanto richiesto.

La Tessera Sanitaria

La Tessera Sanitaria è lo strumento per accedere ai servizi sanitari organizzati. È l'identificazione personale dei cittadini per le cure sanitarie fornite dal SSN (Servizio Sanitario Nazionale).

Caratteristiche della Tessera Sanitaria:

• È emessa dall'Amministrazione Sanitaria.
• Contiene cognome e nome del titolare.
• Include il codice di identificazione personale del titolare, valido su tutto il territorio nazionale.