L'Organizzazione Aziendale: Fondamenti e Strumenti

Comprendere i meccanismi e le strutture che regolano un'azienda è cruciale per il suo successo. Questo documento esplora i concetti chiave dell'organizzazione, dalla sua definizione ai modelli e strumenti pratici.

Che Cos'è l'Organizzazione?

Questa è la fase del processo amministrativo che si basa sull'efficienza. La raccolta e la gestione delle risorse sono possibili solo attraverso una gestione razionale e il coordinamento di tutte le risorse disponibili.

L'Importanza dell'Organizzazione

Un'organizzazione efficace stabilisce l'architettura d'impresa, semplifica il lavoro e riduce i costi operativi, contribuendo significativamente alla produttività e alla redditività.

Divisione del Lavoro

La divisione del lavoro comprende una sequenza di passaggi fondamentali per strutturare le attività aziendali:

• Descrivere i processi: Consente di definire le funzioni più importanti all'interno dell'azienda.
• Classificazione e raggruppamento delle funzioni: Organizza le funzioni secondo i macro-processi aziendali.
• Stabilire linee di comunicazione: Processo per definire il micro-processo di organizzazione dei servizi o settori dell'azienda.

Passaggi Chiave per un'Organizzazione Efficace

Per organizzare efficacemente, è fondamentale seguire questi passaggi:

• Avere obiettivi chiari e risorse definite per l'azienda.
• Fare una lista dettagliata delle attività da svolgere.
• Dividere queste attività in unità gestibili.
• Assegnare ogni attività alla persona più adatta.
• Scegliere un leader competente.
• Mantenere e monitorare costantemente l'organizzazione aziendale.

Tipi di Dipartimentalizzazione Aziendale

La dipartimentalizzazione è la divisione organica dell'azienda che permette di eseguire in modo efficiente le diverse attività. Esistono vari tipi:

Dipartimentalizzazione Funzionale

Raggruppa attività simili in base alla loro funzione principale (es. marketing, finanza, produzione).

Dipartimentalizzazione Per Prodotto

Si basa su un prodotto o un gruppo di prodotti correlati, creando unità dedicate a specifiche linee di prodotto.

Dipartimentalizzazione Per Territorio Geografico

Le divisioni sono create in base alle aree geografiche in cui l'azienda opera, facilitando la gestione locale.

Dipartimentalizzazione Per Cliente

Consiste nel creare unità per identificare e servire i diversi segmenti di acquirenti o clienti.

Dipartimentalizzazione Per Sequenza

Organizza le attività in base a una sequenza specifica o a turni di lavoro.

Dipartimentalizzazione Per Processo o Attrezzatura

Raggruppa impianti o attrezzature in vari reparti, ottimizzando i processi e l'efficienza temporale.

Modelli Organizzativi Aziendali

Esistono diversi modelli organizzativi, ognuno con le proprie caratteristiche:

Modello Lineare o Militare

Questo modello, considerato uno dei più antichi, è caratterizzato da una struttura gerarchica chiara e da una catena di comando ben definita, spesso chiamato anche 'scalare'.

Modello Funzionale

Questa struttura permette allo specialista di rafforzare la propria gestione in un'area ben definita e limitata di autorità. Lo specialista ha la funzione di pianificazione, elaborazione e attuazione dei propri piani, essendo responsabile dei risultati.

Modello Staff (o di Personale)

È un'organizzazione in cui l'amministratore o il dirigente si avvale di un team di consulenti (staff) che non hanno autorità diretta sui dipendenti operativi. Lo staff ricerca fatti, informa e consiglia l'esecutivo, ma il potere di autorità e la responsabilità rimangono in capo alla struttura lineare.

Modello Per Comitati

Si considera un'evoluzione dei modelli lineare e funzionale, o dello staff. I comitati non sono necessariamente composti da personale di linea o staff senior, ma riuniscono idee da vari gruppi per studi approfonditi e decisioni condivise, pur mantenendo una gerarchia di autorità.

Funzioni del Consiglio di Amministrazione

Il consiglio di amministrazione di una società ha le seguenti funzioni di base:

• Selezionare il manager o direttore generale della società.
• Distribuire i dividendi.
• Prendere le decisioni strategiche.
• Confermare le decisioni di altri dirigenti.
• Consigliare i dirigenti d'impresa.
• Avere una visione d'insieme per valutare i risultati raggiunti.

Gli Organigrammi: Rappresentazione della Struttura Aziendale

Gli organigrammi sono una rappresentazione grafica della struttura organizzativa di un'azienda o di un'organizzazione. Essi riflettono, in forma schematica, la posizione delle aree che la compongono, la sua gerarchia, le linee di autorità e di consulenza.

Classificazione degli Organigrammi

Per Oggetto:

• Informativi: Sono progettati per essere messi a disposizione di tutti, ovvero come informazioni accessibili ai non specialisti.
• Analitici: Hanno lo scopo di analizzare alcuni aspetti del comportamento organizzativo, presentando informazioni in un diagramma di flusso che consente una visione macro o globale.
• Formali: Sono definiti tali quando rappresentano il modello di funzionamento di un'organizzazione formale o pianificata, e dispongono di uno strumento di approvazione scritto.
• Informali: Sono considerati tali quando rappresentano un modello non ancora pianificato o privo di uno strumento di approvazione scritto.

Per Ambito:

• Generali: Contengono le informazioni rappresentative di un'organizzazione gerarchica a un certo livello, a seconda delle sue dimensioni e caratteristiche. Nel settore pubblico possono comprendere fino al livello di direzione o equivalente, mentre nel settore privato, spesso si limitano al livello di dipartimento o ufficio.
• Specifici: Mostrano in dettaglio la struttura di un'area specifica dell'organizzazione.

Per Contenuto:

• Integrali: Sono rappresentazioni grafiche di tutte le unità amministrative di un'organizzazione e dei loro rapporti di gerarchia o dipendenza.
• Funzionali: Includono le principali funzioni attribuite a ciascuna unità, oltre alle unità stesse e le loro interrelazioni. Questo tipo di organigramma è utile per la formazione del personale e per presentare l'organizzazione in generale.
• Di Posizioni, Posti e Unità: Indicano la necessità di posti di lavoro e il numero di posti richiesti per ogni unità o reparto. Possono includere anche i nomi di coloro che occupano tali posizioni.

Tipologie di Organigrammi Visivi

Organigramma Verticale

Le unità si ramificano dall'alto verso il basso, con il titolare in cima e i diversi livelli gerarchici che si sviluppano gradualmente verso il basso.

Organigramma Orizzontale

Le unità sono distribuite da sinistra a destra, con il titolare sulla sinistra. I livelli gerarchici sono disposti in colonne, mentre le relazioni tra le unità sono rappresentate da linee orizzontali.

Organigramma Misto

Questo tipo di organigramma utilizza combinazioni verticali e orizzontali per ampliare le possibilità di rappresentazione. È consigliato per organizzazioni con un numero elevato di unità alla base.

Organigramma Circolare

In questo tipo di rappresentazione grafica, i ranghi più alti sono posti al centro di una serie di cerchi concentrici. Ogni cerchio rappresenta un diverso livello di autorità, che diminuisce dal centro verso l'esterno, con l'ultimo cerchio (il più grande) che indica il livello più basso.