Principi Fondamentali e Sottosistemi per la Gestione Efficace dei Progetti

Funzioni del Responsabile di Progetto

• Definire gli obiettivi.
• Organizzare le risorse.
• Effettuare una pianificazione.
• Stabilire i bilanci (budget).
• Coordinare l'attuazione.
• Verificare i risultati rispetto agli obiettivi proposti.

I Sottosistemi Chiave del Project Management

I sottosistemi che compongono il sistema di gestione dei progetti sono:

• Pianificazione

  • Identificazione dei target/obiettivi.
  • Elaborazione di piani e tempistiche di realizzazione.
  • Individuazione delle risorse disponibili (interne ed esterne) all'interno dell'organizzazione.

• Organizzazione

  Definire il tipo di organizzazione del progetto da utilizzare.

• Controllo

  Selezione degli standard di misurazione e dei punti di controllo per la programmazione di bilancio e la qualità tecnica del lavoro.

• Informazioni

  • Canali di informazione formali (mediante relazioni).
  • Canali di informazione informali (mediante incontri).

• Tecnologia

  Caratteristiche specifiche del progetto e la conoscenza di componenti e sistemi per lo sviluppo.

• Cultura Aziendale

  • Relazioni formali.
  • Relazioni informali.

Task Force e Team: Definizioni e Differenze

Task Force

Un gruppo di persone che collaborano, ma che non sono un computer. Il gruppo richiede un alto livello di impegno personale.

Team

È più di un semplice gruppo di persone (più di un gruppo di lavoro) che lavorano insieme. È un gruppo di persone con competenze complementari che si impegnano per uno scopo, obiettivi di prestazione e approcci comuni, in cui tutti sono responsabili verso tutti.

• Team di Progetto ad Alta Performance (a tempo pieno)
• Team Funzionale o a Matrice (multi-funzione)

Il Team di Progetto ad Alta Performance

Caratteristiche di un Team di Progetto ad Alta Performance

• Obiettivi chiari e condivisi.
• Un senso di identità di squadra.
• Una struttura guidata dai risultati.
• Membri del team competenti.
• Un impegno verso il team.
• La fiducia reciproca.
• L'interdipendenza tra i membri del team.
• Una comunicazione efficace.
• Un senso di autonomia.
• Un senso di arricchimento.
• Team di piccole dimensioni.
• Un alto livello di divertimento.

Dirigere un Team di Progetto ad Alta Performance

• Stabilire gli obiettivi del progetto e definire gli obiettivi determinanti.
• Definire i punti di controllo (checkpoint), le attività, le relazioni e le stime dei tempi; se necessario, effettuare un cambiamento di portata (scope change).
• Guidare il team di progetto affinché si assuma la responsabilità delle proprie azioni.
• Delegare le attività al team di progetto in modo chiaro, stimolante e utile.
• Lasciare che il team di progetto definisca i dettagli su come eseguire le attività, inclusa l'assegnazione delle responsabilità individuali.
• Rafforzare il senso di responsabilità morale e l'identità del gruppo di progetto.
• Mantenere traccia di tutti gli obiettivi realizzati.
• Rivitalizzare i membri del team attraverso la costruzione del consenso.
• Mobilitare l'autorità per sé e per gli altri membri del team.
• Incoraggiare l'assunzione di rischi calcolati e la creatività.

Vantaggi di un Team di Progetto ad Alta Performance

• Aumento della produttività.
• Riduzione dei costi operativi iniziali.
• Minore rischio di problemi legati al personale.
• Riduzione del turnover del personale.
• Riduzione dei tempi di inattività.