Principi di Gestione Aziendale: Pianificazione, Controllo, Comunicazione e Decisioni Strategiche

Pianificazione Strategica e Operativa: Fondamenti e Processi

La pianificazione è il processo seguito per determinare esattamente ciò che l'organizzazione intende intraprendere per raggiungere i suoi obiettivi.

Classificazioni della Pianificazione

Esistono numerose classificazioni della pianificazione. Secondo Stoner, i manager utilizzano due tipi fondamentali di pianificazione:

• Pianificazione strategica: Progettata per soddisfare gli obiettivi generali dell'organizzazione.
• Pianificazione operativa: Mostra come attuare i piani strategici nella vita quotidiana.

I piani strategici e i piani operativi sono legati alla definizione della missione di un'organizzazione, l'obiettivo generale che giustifica la sua esistenza. I piani strategici e i piani operativi differiscono per orizzonte temporale, ambito e livello di dettaglio.

Rapporto tra Pianificazione e Controllo

La pianificazione fornisce gli standard (indicatori) rispetto ai quali misurare le prestazioni. Se vi è uno scostamento significativo tra la performance effettiva e quella pianificata, è possibile adottare misure correttive. Un chiaro esempio dei piani utilizzati come standard di controllo si può trovare nei bilanci.

Fasi dello Sviluppo della Pianificazione di Progetto

1. FASE 1: Il promotore esprime la necessità e il desiderio di risolvere un problema informatico. Viene istituito un primo breve documento contenente la bozza, approvato dal comitato di gestione o dagli enti pertinenti.
2. FASE 2: Studio dell'opportunità, degli obiettivi specifici e dei risultati attesi dal progetto, dei termini e dei costi stimati, e dei mezzi da impiegare.
3. FASE 3: Il responsabile del progetto, con il team di supporto tecnico, definisce in modo dettagliato i contenuti del progetto, l'analisi funzionale, il carico di lavoro previsto e la metodologia di sviluppo.
4. FASE 4: Sulla base delle analisi funzionali, si stabiliscono in modo definitivo i volumi di carico di lavoro, i tempi e i mezzi da utilizzare, il che porta al contratto formale tra gli utenti (client) e il reparto informatico, spesso noto come "raccoglitore del carico" o, più specificamente, "scheda tecnica".
5. FASE 5: I tecnici effettuano l'analisi organizzativa e le specifiche per la programmazione.
6. FASE 6: Si procede alla programmazione e ai test delle applicazioni.
7. FASE 7: Le prove dimostrano il successo del collaudo provvisorio, con la conseguente produzione dei manuali utente e di sfruttamento.
8. FASE 8: L'implementazione dell'applicazione è una fase delicata che richiede un rigoroso monitoraggio per verificarne il corretto funzionamento. Segue una revisione dei risultati del progetto.
9. FASE 9: Dopo vari mesi di funzionamento dell'applicazione, è necessario un bilancio per valutare i reali benefici prodotti per l'azienda.
10. FASE 10: Dopo uno o due anni, dovrebbe essere effettuata una verifica dell'applicazione per accertare se sia ancora opportuna o se siano necessarie modifiche.

Controllo di Gestione: Requisiti e Aree Chiave

Il controllo è un passo importante nella gestione perché, anche se un'azienda ha grandi progetti, una struttura organizzativa adeguata e una gestione efficace, l'esecutivo non può conoscere la situazione reale dell'organizzazione se non esiste un meccanismo che verifichi e riferisca se i fatti sono in linea con gli obiettivi.

Requisiti per un Buon Controllo

• Correzione di difetti ed errori: Il controllo deve individuare e indicare gli errori di pianificazione, organizzazione o direzione.
• Prevenzione di errori futuri: Il controllo, rilevando e indicando gli errori attuali, dovrebbe prevenire errori futuri, sia nella pianificazione, organizzazione che direzione.

Importanza del Controllo

• Creare una migliore qualità: I fallimenti di processo vengono individuati e il processo viene corretto per eliminare gli errori.
• Affrontare i cambiamenti: Questa è una parte inevitabile del contesto di qualsiasi organizzazione.
• Accelerare i cicli di produzione: Una cosa è riconoscere la domanda dei consumatori per design, qualità o tempi di consegna migliorati, e un'altra è accelerare i cicli che coinvolgono lo sviluppo e la consegna di questi nuovi prodotti e servizi ai clienti. Oggi i clienti non si aspettano solo la velocità, ma anche prodotti e servizi su misura.
• Aggiungere valore.
• Facilitare la delega e il lavoro di squadra.

Base del Controllo

Il controllo si basa sulla realizzazione delle seguenti attività:

• Progettare
• Organizzare
• Fare
• Valutare
• Migliorare

Aree di Controllo in Azienda

Le principali aree di controllo in azienda sono:

Aree di Produzione

Se l'azienda è industriale, la zona di produzione è quella in cui avviene la produzione; se l'azienda è un prestatore di servizi, l'area di produzione è quella in cui vengono forniti i servizi. I principali controlli nell'area di produzione sono:

• Controllo di produzione: L'obiettivo di questo controllo è pianificare, coordinare e attuare tutte le misure per raggiungere prestazioni ottimali nelle unità prodotte, e indicare il giorno, il tempo, il modo e il luogo più adatti per raggiungere gli obiettivi di produzione, in modo da soddisfare tutte le esigenze del reparto vendite.

Comunicazione Efficace in Azienda

Per la Comunicazione ci deve essere un trasmettitore, un ricevitore, un messaggio e un canale attraverso cui inviare il messaggio. Se uno qualsiasi di questi elementi non riesce, si dice che c'è stata interferenza e non si può stabilire una comunicazione. Per inviare un messaggio si deve utilizzare un codice comune al mittente e al ricevente.

Ostacoli alla Comunicazione

Gli ostacoli alla comunicazione possono essere (sia linguistici che non linguistici):

• Fisici: (es. barriere, rumore)
• Semantici: (es. cambiamento di significato delle parole)
• Fisiologici: (es. disabilità o difetti organici)
• Psicologici: (es. urlando, minacciando, problemi legati alla gestione)

Processo di Comunicazione

Il processo di comunicazione include le seguenti fasi:

1. Sviluppo di un'idea
2. Codifica
3. Trasmissione
4. Ricezione
5. Decodifica
6. Accettazione
7. Uso
8. Feedback

Processo Decisionale: Funzioni e Importanza

Il processo decisionale di un'organizzazione è spesso limitato a un numero di persone che supportano il progetto stesso. Si inizia prendendo una decisione di selezione, e questa selezione è un compito di grande importanza.

Funzioni Decisionali

All'interno di un'organizzazione, il processo decisionale influenza quattro funzioni amministrative:

• Pianificazione: Selezione dei problemi e degli obiettivi.
• Organizzazione: Istituzione della struttura svolta dai singoli individui all'interno dell'organizzazione.
• Direzione: Richiede ai manager di influenzare gli individui affinché rispettino e raggiungano gli obiettivi dell'organizzazione.
• Controllo: Misura e correzione delle performance individuali e organizzative per il raggiungimento dei piani.

Ingredienti Base del Processo Decisionale

Gli ingredienti fondamentali per un efficace processo decisionale sono:

• Informazioni
• Conoscenze
• Esperienze
• Analisi
• Studio

Importanza del Processo Decisionale

È importante che, attraverso l'uso di una buona valutazione, la decisione indichi che un problema o una situazione è profondamente apprezzata e considerata per scegliere la strada migliore da seguire tra le diverse alternative e operazioni.