Principi e Metodologie per la Pianificazione Efficace e la Gestione dei Documenti di Lavoro di Revisione Contabile

Pianificazione della Revisione Contabile: Concetti Fondamentali

1. Definizione di Pianificazione della Revisione

La pianificazione della revisione è la formulazione dello stato futuro desiderato per un'organizzazione. Essa si basa sull'identificazione di corsi d'azione alternativi, sulla valutazione e sulla definizione dei meccanismi appropriati per continuare a soddisfare gli obiettivi proposti, oltre a determinare l'assegnazione efficiente delle risorse umane e fisiche necessarie.

2. Importanza della Pianificazione dell'Audit

Una corretta pianificazione e un adeguato controllo consentono al revisore di ottenere risultati soddisfacenti che servono come base per sostenere le conclusioni espresse nel suo parere. I principi di revisione richiedono che il lavoro sia tecnicamente pianificato e che venga esercitato un corretto controllo, garantendo la qualità agli utenti.

La pianificazione dell'audit stabilisce l'entità e la portata dei test utilizzati e la supervisione delle risorse umane impiegate. Essa permette inoltre di:

• Gestire l'istituto soggetto a revisione ed evidenziare i problemi che lo affliggono.
• Conoscere le sue strutture fisiche.
• Acquisire conoscenza del sistema contabile del cliente, delle politiche e delle procedure di controllo interno.
• Stabilire il livello di fiducia che si può riporre nel controllo interno.
• Identificare e pianificare la natura e la tempistica delle procedure di revisione da effettuare.
• Coordinare il lavoro da svolgere.

Supervisione e Controllo nel Processo di Revisione

3. Supervisione (Monitoraggio) della Revisione

La supervisione della verifica si verifica quando il revisore, nello svolgimento del proprio lavoro, necessita di assistenti (collaboratori), i quali devono essere adeguatamente controllati e monitorati.

4. Importanza della Supervisione della Revisione

La ragione di un'adeguata vigilanza sui partecipanti è che la responsabilità finale del revisore dei conti non può in alcun modo essere delegata. È fondamentale assicurare al cliente un lavoro di alta qualità, garantendo che tutti i compiti siano eseguiti correttamente sotto la responsabilità del revisore.

5. Fasi della Pianificazione della Revisione

1. Indagini generali e particolari aspetti della società da considerare.
2. Studio e valutazione del controllo interno.
3. Programmazione dettagliata del lavoro specificamente applicabile.

6. L'Indagine Generale

L'indagine generale mira a individuare gli aspetti fondamentali e specifici della società che la distinguono e che sono rilevanti per il lavoro di revisione. Questa fase implica l'indagine e la spiegazione delle questioni che devono essere trattate in questa ricerca preliminare.

7. Studio e Valutazione del Controllo Interno

Il controllo interno contribuisce alla sicurezza del sistema contabile utilizzato in azienda. Lo studio e la valutazione di tale controllo stabiliscono e analizzano gli aspetti amministrativi, contabili e finanziari che supportano l'oggetto sociale dell'azienda.

Questa fase rileva gli errori e le irregolarità e permette di proporre soluzioni fattibili, attraverso la valutazione di tutti i livelli di autorità, la gestione del personale, i metodi contabili e i sistemi. Ciò consente al revisore di ottenere un resoconto preciso delle operazioni e dei rapporti commerciali.

Metodi per Documentare la Conoscenza del Controllo Interno

Esistono diversi metodi per documentare la conoscenza del controllo interno (valutazione) da parte del revisore. Questi metodi non sono esclusivi e possono essere usati in combinazione per migliorare l'efficacia:

• Metodo descrittivo
• Metodo grafico (o diagramma di flusso)
• Metodo dei questionari

8. Il Programma di Lavoro di Revisione

Il programma di lavoro di revisione interna è un documento di pianificazione in cui viene registrato il lavoro da svolgere per le unità amministrative e le attività che possono essere controllate.

Il programma di lavoro è solitamente progettato per un anno civile, ma può estendersi al medio termine (1-3 anni) o al lungo termine (oltre tre anni). Le estensioni a lungo termine sono variabili e si adattano ai cambiamenti nei requisiti e nelle priorità dell'amministrazione, alle modifiche nelle politiche e nei regolamenti, e alle variazioni nei processi aziendali.

9. Necessità della Supervisione dell'Audit

La supervisione è fondamentale perché il revisore deve assicurare un lavoro di qualità. Per questo motivo, i partecipanti che eseguono l'audit sono monitorati dal revisore al fine di garantire un lavoro corretto e di alta qualità.

Documenti di Lavoro (Working Papers)

10. Concetto di Documenti di Lavoro

I documenti di lavoro sono tutte quelle carte e documenti preparati dal revisore contabile o da lui ottenuti nel corso di ciascuna delle fasi dell'esame.

Essi costituiscono la prova di analisi, sperimentazione, verifica, interpretazione, ecc., che sono alla base del revisore (CPA) per esprimere i propri pareri e giudizi sul sistema informativo in esame. I documenti di lavoro fungono da collegamento tra i documenti contabili della società esaminata e le relazioni fornite dal revisore dei conti.

11. Importanza dei Documenti di Lavoro

I documenti di lavoro sono la prova delle verifiche, dei controlli, delle indagini e delle interpretazioni effettuate. Essi sono essenziali per supportare il parere e il giudizio del revisore sul sistema informativo. La loro importanza risiede nel fatto che rappresentano il collegamento cruciale tra la documentazione contabile dell'azienda e le relazioni finali del revisore.

12. Programmazione dei Documenti di Lavoro

La pianificazione dei documenti di lavoro consiste nel determinare in anticipo tutte le schede e i fogli da utilizzare nello sviluppo del lavoro di revisione.

Grazie a questa pianificazione, il revisore può iniziare il lavoro presso la sede del cliente senza perdere tempo, avendo già predeterminato tutti i dettagli importanti e potendo eseguire le procedure sulla base delle schede prodotte in ufficio.

La pianificazione inizia con la fissazione del tasso e della formula di audit da utilizzare nei fogli di lavoro, dove vengono inseriti i dati tratti dai bilanci del periodo corrente e dell'anno precedente. Sulla base di questi fogli di lavoro di pianificazione, si definiscono:

• Schede di sintesi: Indicizzate e compilate con i dati pertinenti.
• Schede di analisi: Programmate sulla base delle schede di sintesi, anch'esse indicizzate e riempite con i dati necessari.

13. Obiettivi della Pianificazione dei Documenti di Lavoro

L'obiettivo principale della programmazione dei documenti di lavoro è determinare in anticipo tutte le schede e i fogli da utilizzare nello sviluppo dell'audit.

14. Proprietà dei Documenti di Lavoro

I documenti di lavoro sono di proprietà del Revisore Contabile (o professionista pubblico).

15. Responsabilità sui Documenti di Lavoro

I documenti di lavoro sono sotto la responsabilità della persona che li detiene, ovvero il Revisore Contabile.

16. Elementi Essenziali Contenuti nei Documenti di Lavoro

I documenti di lavoro devono contenere i seguenti elementi:

• Rubrica (Intestazione)
• Riferimenti (Indici)
• Data e identificazione di chi ha preparato il documento di lavoro.
• Data e identificazione di chi ha supervisionato il lavoro.
• Riferimento al programma di lavoro.
• L'analisi effettuata.
• Portata del lavoro.
• Metodo di campionamento utilizzato.
• Fonte delle informazioni ottenute.
• Spiegazione dei marchi di audit utilizzati.
• Conclusioni.
• La documentazione preparata o fornita dall'istituzione.

Classificazione dei Documenti di Lavoro

17. Criteri di Classificazione

I documenti di lavoro sono classificati in base al loro utilizzo:

1. Uso Continuo (o Permanente)
2. Utilizzo Temporaneo

18. Documenti di Lavoro ad Uso Continuo (File Permanente)

Sono quei documenti che continuano ad essere utili per la revisione dei conti non solo nel periodo in cui sono preparati, ma anche negli anni futuri. I loro dati si riferiscono solitamente al passato, presente e futuro. Sono noti anche come documenti permanenti.

Il contenuto del file permanente può includere:

• Storia della Società.
• Contratti e accordi a lungo termine.
• Sistema contabile e procedure.
• Rendiconti finanziari degli ultimi anni.
• Stato fiscale.
• Conclusioni e raccomandazioni degli audit recenti.
• Fogli di lavoro dell'ultimo audit.

19. Documenti di Lavoro ad Uso Temporaneo

Sono carte di utilità limitata a un singolo audit, preparate nel corso di esso, e la cui utilità o beneficio riguarda solo i conti, la data o il periodo in questione.

Il contenuto di questi documenti può includere:

• Bilancio del periodo in esame e del periodo precedente.
• Fogli di lavoro dei rendiconti finanziari soggetti a revisione.
• Schede di sintesi degli oggetti di bilancio.
• Schede di analisi e di sintesi sub-analitica delle voci.
• Risultati delle circolarizzazioni (o conferme esterne).
• Analisi delle prove di controllo effettuate.
• Documenti elaborati dal cliente utilizzati nella revisione.

Strumenti e Tecniche di Documentazione

20. Il Foglio di Lavoro di Revisione Contabile (Worksheet)

I fogli di lavoro sono schede multicolonna che elencano i gruppi di conti con i saldi soggetti a revisione. Sono utilizzati come sintesi, guida o indice delle rimanenti carte relative a ciascun conto. Queste schede rappresentano il bilancio nel suo complesso.

Qui inizia la tecnica di analisi, poiché si scompone l'insieme in unità di studio più piccole. Il metodo utilizzato è deduttivo. L'elenco può essere strutturato come un semplice bilancio di verifica, ma è molto più conveniente seguire l'ordine dello Stato Patrimoniale e del Conto Economico.

21. La Scheda di Sintesi (Cedula Descrittiva)

Le schede di sintesi contengono la prima analisi dei dati relativi a una delle voci dei fogli di lavoro e fungono da collegamento tra il foglio di lavoro principale e le schede di analisi o di verifica dettagliata.

22. La Scheda di Analisi (Cedula Analitica o di Controllo)

Queste schede elencano gli elementi contenuti nelle schede di sintesi e contengono l'analisi e la verifica dettagliata delle indicazioni di queste ultime. Esse specificano gli elementi di dati, le prove o le procedure utilizzate per ottenere elementi probatori sufficienti e competenti.

Indicizzazione e Marchi di Revisione

23. Definizione di Indicizzazione

L'indicizzazione è il sistema utilizzato dai revisori per ordinare i file e i documenti, in modo da poterli individuare rapidamente. Solitamente si assegna una chiave (indice) a ciascun documento, posizionata in un luogo visibile.

24. I Marchi di Revisione Contabile

I marchi di revisione sono simboli speciali creati dal revisore, ciascuno con un significato specifico e predefinito.

25. Vantaggi dell'Indicizzazione

I vantaggi dell'indicizzazione sono:

• Facilitare la gestione dei file e dei documenti di lavoro.
• Consentire la rapida individuazione dei documenti.

È consuetudine assegnare una chiave (indice) a ciascun documento, scritta in un punto evidente, spesso utilizzando una matita chiamata "matita di audit". Questa chiave permette di conoscere il ruolo del documento e la sua posizione all'interno del file.

L'indicizzazione contribuisce alla:

1. Diversificazione
2. Sistematicità

26. Vantaggi dei Marchi di Controllo (Marchi di Revisione)

I marchi di controllo consentono di verificare i fatti, le tecniche e le procedure utilizzate nelle schede o nei moduli, risparmiando spazio e tempo. Essi sono simboli speciali creati dal revisore con un significato specifico.

27. Esempi di Sistemi di Indicizzazione

Cinque esempi di sistemi di indicizzazione:

• Indice Alfabetico Numerico
• Indice Alfabetico Doppio
• Indice Numerico Doppio (o Indice A-Z)
• Indice Numerico
• Indice Decimale

28. Esempi di Marchi di Revisione

Cinque esempi comuni di marchi di revisione:

• ¥: Confrontato con i libri contabili.
• §: Documento cartaceo controllato.
• μ: Correzione effettuata.
• ¢: Confrontato con il registro ausiliario.
• ¶: Accoppiati in verticale (o uniti verticalmente).

Organizzazione e Archiviazione

29. Ordine dei Documenti di Lavoro

L'ordinamento dei documenti di lavoro deve essere logico e flessibile, in modo che la loro consultazione e localizzazione siano facili per chiunque.

30. Archiviazione (File) dei Documenti di Lavoro

I documenti di lavoro di revisione continua devono essere ordinati e presentati per gruppi o concetti, in base ai dati o alle informazioni in essi contenute. In questo modo, la struttura dei gruppi concettuali viene mantenuta nel tempo.