Processo amministrativo in azienda: funzioni, leadership e risoluzione dei conflitti

Processo amministrativo

Il processo amministrativo

Il processo amministrativo è il percorso che ogni azienda dovrebbe adottare per diventare competitiva. È un processo fondamentale dell'amministrazione, suddiviso in quattro attività principali:

• Pianificazione: decisione sugli obiettivi, definizione di piani per la loro realizzazione e pianificazione delle attività.
• Organizzazione: allocazione di risorse e attività per raggiungere gli obiettivi; definizione di enti e posizioni.
• Indirizzo (direzione): assegnazione di incarichi e direzione dell'azione per conseguire gli obiettivi.
• Controllo: definizione di standard per la misurazione delle prestazioni e verifica dei risultati.

Pianificazione come fonte amministrativa

La pianificazione pone le basi per le altre funzioni amministrative: quando è ben fatta crea una solida piattaforma per il lavoro di back office, utile per organizzare, dirigere e controllare.

Imprenditore

Un imprenditore intraprendente dà vita a nuove idee per prodotti o servizi. Le sue caratteristiche principali sono:

• Controllo interno innato.
• Alta energia.
• Forte bisogno di realizzazione.
• Tolleranza per l'ambiguità.
• Fiducia in sé.
• Orientamento all'azione.

L'organizzazione come funzione amministrativa

Con l'organizzazione inizia il processo di implementazione: è necessario definire chiaramente le posizioni e le relazioni tra esse.

Qual è la struttura organizzativa?

• È il sistema di compiti, rapporti gerarchici e canali di comunicazione che collegano il lavoro di tutti gli individui e gruppi all'interno dell'organizzazione.

Organizzazione formale

L'organizzazione formale è qualsiasi sistema strutturato: sono specificate funzioni, compiti, responsabilità, diritti, canali di comunicazione, procedure, ecc.

• La struttura informale di un'organizzazione è costituita dai rapporti non ufficiali di lavoro tra i membri.

Leadership

Definizione (Chiavenato): "La leadership è l'influenza interpersonale esercitata in una situazione, tramite il processo della comunicazione umana, per raggiungere obiettivi specifici di uno o più individui."

Autorità

L'autorità in un'organizzazione è il diritto intrinseco di una posizione (e quindi della persona che la occupa) di influenzare le decisioni che riguardano altre persone.

Risoluzione dei conflitti

Cos'è un conflitto?

Il conflitto è una situazione di rischio per l'azienda in cui emergono divergenze e discussioni tra due o più gruppi di pensiero.

Negoziato

La negoziazione è un processo di comunicazione dinamico in cui due o più parti cercano di risolvere direttamente le loro differenze e i loro interessi.

Mediazione

La mediazione è una variante della negoziazione che coinvolge un terzo soggetto neutrale chiamato mediatore, il quale facilita il dialogo tra le parti.

Transazione

La transazione prevede la collaborazione di una parte neutrale e imparziale che cede un certo controllo sul processo, delegando la soluzione a terzi.

Arbitrato

L'arbitrato è un sistema di risoluzione delle controversie in cui le parti accettano di sottoporre la decisione alla volontà di un terzo arbitro.

Valutazione neutra

La valutazione neutra è l'atto con cui le parti ricorrono a un centro di mediazione per un terzo valutatore neutrale, il quale chiarisce la situazione litigiosa e può facilitare un accordo.

Approcci alla leadership

Focus sulle caratteristiche: si concentra sulle qualità personali del leader.

Approccio comportamentale: focalizza l'attenzione sul comportamento del leader nei confronti dei suoi seguaci.

Approccio di contingenza: mette in relazione il comportamento del leader con le caratteristiche situazionali.

Focus sul carisma: enfatizza la qualità visionaria, l'ispirazione e la delega di autorità tipiche dei leader carismatici.

Modello di leadership situazionale di Hersey e Blanchard

• Questo modello sostiene che i leader di successo adattano il proprio stile in base alla disponibilità e alla maturità dei loro seguaci nel contesto specifico.

Teoria partecipativa Vroom-Jago

La teoria di Vroom e Jago aiuta a scegliere il metodo decisionale più appropriato per ogni situazione: decisione individuale, decisione autoritaria, decisione consultiva o decisione consensuale.

Teoria del percorso-obiettivo (House)

Secondo Robert House, un leader efficace chiarisce ai suoi seguaci il percorso per raggiungere gli obiettivi, favorendo sia gli aspetti legati al compito sia le relazioni umane.

Leadership trasformazionale

Descrive il leader che utilizza il proprio carisma e le proprie qualità per suscitare aspirazioni elevate e per guidare persone e sistemi organizzativi verso nuovi schemi ad alte prestazioni.

Leadership transazionale

• È il tipo di leadership basata su scambi: il leader premia le attività e struttura i compiti per aiutare i seguaci a soddisfare le loro esigenze mentre perseguono gli obiettivi organizzativi.

Controllo

Il controllo organizzativo comprende le seguenti fasi:

• Stabilire norme.
• Misurare i risultati.
• Applicare azioni correttive.
• Fornire feedback.

Approcci al controllo

Approccio classico

Originato alla fine del XIX secolo, l'approccio classico si basa su principi come stabilità, informazione completa, efficienza produttiva e controllo dei costi. L'attenzione è posta su verifica e monitoraggio per ridurre i costi e aumentare la produttività.

Approccio moderno

Negli anni '80 si è sviluppato un approccio moderno basato sull'interazione con l'ambiente, l'orientamento al cliente e la prospettiva strategica. Include analisi dinamica e la creazione di nuove basi per una leadership efficace, la gestione delle persone e delle risorse.