Il Processo Decisionale: Dalla Valutazione delle Alternative all'Azione

Il processo decisionale è il percorso attraverso il quale si effettua una scelta tra diverse alternative o modalità per risolvere varie situazioni della vita. Queste situazioni possono presentarsi in contesti differenti: lavorativo, familiare, sentimentale, aziendale, ecc. In ogni momento si prendono decisioni; la differenza tra ognuna di esse risiede nel processo o nel modo in cui vengono raggiunte.

Fase 1: Necessità di Prendere una Decisione

Il processo decisionale inizia quando una persona si trova ad affrontare una nuova situazione legata a un rischio (ad esempio, interventi chirurgici o un arresto per motivi di salute) o a un'opportunità (come il trasferimento in un'altra città, la scelta di una carriera o il matrimonio). Affinché una situazione richieda una decisione, è necessario che vi siano almeno due alternative tra cui scegliere.

Un atteggiamento auspicabile in questa fase è quello di considerare se la potenziale minaccia o opportunità sia abbastanza importante da giustificare lo sforzo di prendere una decisione.

Fase 2: Elenco delle Alternative o delle Opzioni

Una volta accettata la necessità di prendere una decisione, si analizzano gli obiettivi ad essa associati e si ricercano le alternative o le opzioni disponibili per raggiungere tali obiettivi.

Fase 3: Valutazione delle Alternative o delle Opzioni Disponibili

In questa fase, l'elenco generato nella fase precedente viene studiato attentamente. Si lasciano fluire liberamente i sentimenti e i pensieri che supportano ciascuna alternativa, analizzandole e valutandole. Si stabilisce una relazione tra le scelte personali e le priorità. In altre parole, si considerano i vantaggi e i limiti di ogni alternativa.

Fase 4: Decisione Provvisoria o Incerta

Dopo aver valutato ogni alternativa, si individua un'opzione preferita. L'attenzione si concentra su di essa, percepita come la più adatta, mentre le altre opzioni vengono scartate per agevolare la scelta.

La persona considera come implementarla e come comunicare l'intenzione agli altri. Prima di rendere nota la linea d'azione scelta, specialmente se controversa, si sviluppano strategie per garantirne il successo ed evitare la disapprovazione altrui. Inoltre, si esaminano le informazioni raccolte sulle probabili difficoltà pratiche nell'attuazione della decisione, si pensa a come superarle e si pianificano eventuali perdite.

Fase 5: Impegno e Regolazione della Decisione

In questa fase avviene l'attuazione della decisione provvisoria. L'alternativa scelta diventa azione: si investono sensazioni, pensieri, tempo ed energia, rifiutando in blocco le opzioni non scelte. La persona è soddisfatta della scelta fatta e affronta il futuro con ottimismo.

Se si verificano incidenti minori, la persona può vacillare temporaneamente, ma porta avanti la sua decisione. Tuttavia, se si incontrano problemi più gravi, perdite o insoddisfazione, si può tornare alle fasi precedenti per trovare una soluzione migliore, beneficiando dell'esperienza di apprendimento acquisita.

Decisioni Programmate

Sono quelle decisioni che vengono prese frequentemente, ovvero sono ripetitive e diventano una routine. Riguardano la soluzione di problemi che si presentano con una certa regolarità, poiché esiste un metodo ben definito per risolverli e, di conseguenza, misure già note per affrontarli. La persona che prende una tale decisione non ha bisogno di progettare una soluzione, ma semplicemente segue la procedura stabilita.

Le decisioni programmate vengono prese in accordo con politiche, procedure o regole, scritte o non scritte, che facilitano il processo decisionale in situazioni ricorrenti, limitando o escludendo alternative.

Ad esempio, i manager raramente si preoccupano dello stipendio di un nuovo dipendente, poiché, di regola, le organizzazioni dispongono di una scala retributiva per tutte le posizioni. Esistono procedure di routine per la gestione dei problemi di routine.

Decisioni Non Programmate

Queste sono decisioni prese per problemi o situazioni che si presentano raramente, o che necessitano di un modello specifico di processo o soluzione. Ad esempio, il lancio di un nuovo prodotto sul mercato richiede di seguire un modello decisionale per generare una soluzione specifica per quel particolare problema.

Le decisioni non programmate affrontano problemi insoliti o eccezionali. Se un problema non si presenta abbastanza spesso da giustificare una politica specifica, o se è così importante da meritare un trattamento speciale, deve essere trattato come una decisione non programmata.

Controllo

Il controllo è un passo fondamentale per l'amministrazione. Anche se un'azienda ha grandi progetti, un'adeguata struttura organizzativa e una gestione efficace, il dirigente non può conoscere la situazione reale dell'organizzazione se manca un meccanismo che verifichi la conformità delle azioni con gli obiettivi stabiliti.

La nozione di controllo è molto generale e può essere utilizzata nel contesto organizzativo per valutare la performance complessiva rispetto a un piano strategico.

Il controllo mira a garantire che gli eventi si svolgano secondo i piani stabiliti.

Requisiti del Controllo

• Correzione di difetti ed errori: Il controllo deve individuare e segnalare errori nella pianificazione, organizzazione e direzione.
• Anticipazione di errori futuri: Oltre a rilevare e segnalare gli errori attuali, il controllo dovrebbe prevenire errori futuri, sia nella pianificazione, nell'organizzazione che nella direzione.

Fasi del Controllo

1. Definire standard e metodi per misurare le prestazioni: Rappresenta un piano ideale. Gli obiettivi e i traguardi definiti nel processo di pianificazione vengono espressi in termini misurabili chiari, comprese scadenze specifiche.

2. Misurare i risultati: Sotto molti aspetti, questo è il passo più semplice del processo di monitoraggio; le difficoltà, si presume, sono state superate nei primi due passaggi. Ora si tratta di confrontare i risultati misurati con gli obiettivi o i criteri stabiliti in precedenza. Se i risultati corrispondono agli standard, i manager possono presumere che "tutto sia sotto controllo".

3. Intervento correttivo: Questo passaggio è necessario se i risultati non soddisfano i livelli stabiliti e si accerta che l'analisi indichi la necessità di adottare misure. Le misure correttive possono comportare una modifica di una o più attività operative dell'organizzazione. A loro volta, possono rivelare standard inadeguati. A seconda delle circostanze, le misure correttive possono comportare una modifica degli standard originali, piuttosto che una modifica delle attività.

4. Feedback: È il processo di controllo di base. Attraverso il feedback, le informazioni ottenute vengono integrate nel sistema amministrativo nel corso del tempo.