Progettazione Efficace: Elementi Chiave per il Successo

Elementi Chiave per la Progettazione e Gestione di un Progetto

1. Titolo del Progetto

Definire in poche parole l'obiettivo del progetto, indicando l'agenzia di esecuzione e il patrocinatore.

2. Natura del Progetto

• Fondazione: Motivazione alla base del progetto.
• Contesto Istituzionale: Organizzazione responsabile dell'esecuzione.
• Obiettivo: Impatto previsto.
• Descrizione: Dettagli sulle attività previste.
• Obiettivi Specifici: Risultati attesi, servizi forniti e bisogni che saranno soddisfatti.
• Beneficiari: Destinatari del progetto.
• Ubicazione Fisica e Copertura Spaziale: Area geografica di intervento.

3. Specifiche Operative e Compiti

Descrivere l'organizzazione delle attività, il coordinamento ufficiale e i diversi compiti da svolgere.

4. Metodi e Tecniche

Specificare la metodologia e le tecniche che verranno utilizzate, con un focus sugli strumenti operativi.

5. Piano d'Azione

Definire la tempistica del progetto. Strumenti utili per la pianificazione:

• Diagramma di Gantt: Semplice e di facile comprensione.
• PERT (Program Evaluation and Review Technique): Rete complessa di passaggi, utile per progetti con molte dipendenze.
• CPM (Critical Path Method): Di media complessità, identifica il percorso critico del progetto.

6. Determinazione delle Risorse Necessarie

Identificare le risorse necessarie per l'esecuzione del progetto:

• Risorse Umane: Numero di persone, competenze e formazione.
• Materiali: Strumenti, attrezzature e materiali di consumo.
• Tecniche: Metodologie e procedure operative.
• Finanziarie: Fondi stanziati e crediti disponibili.

7. Calcolo dei Costi e Budget

Il budget deve includere:

• Spese per il personale.
• Spese per i locali.
• Materiali e attrezzature.
• Spese di funzionamento.
• Benefici previsti.

È importante distinguere tra costo (valore di un'attività) e prezzo (valore di mercato).

8. Struttura Organizzativa e Gestione del Progetto

Definire:

• Responsabili delle attività.
• Procedure operative.
• Ruoli e responsabilità del personale.
• Modalità di interazione e coordinamento.
• Sistemi di valutazione interna e monitoraggio.
• Canali di informazione.

Tipologie di organizzazione:

• Funzionale: La gestione del progetto è svolta all'interno di un'organizzazione esistente.
• Per Progetto: Viene creata un'unità operativa specifica per ogni progetto, che si dissolve al termine dello stesso.
• Matrice: Ogni progetto è diretto da un responsabile, ma il personale appartiene a diverse unità organizzative.

9. Indicatori di Valutazione

Definire indicatori per misurare il raggiungimento degli obiettivi. Gli indicatori devono essere:

• Indipendenti.
• Verificabili.
• Validi.
• Accessibili.

10. Fattori Esterni Condizionanti o Prerequisiti

Identificare i fattori esterni che possono influenzare il raggiungimento degli obiettivi. I prerequisiti sono fattori esterni sui quali l'amministrazione del progetto non ha controllo, ma che sono essenziali per il successo del progetto stesso. Considerare questi fattori aiuta a definire obiettivi realistici e ben motivati.