Redazione Efficace di Documenti Formali: Lettere, CV e Atti Ufficiali

Testi Formali: Tipologie e Struttura

1. La Lettera Formale e Personale

La lettera è un testo indirizzato da un soggetto a un altro (di solito inviato in busta). I tipi di lettere sono molto diversi e variano in base alla materia trattata, allo scopo e al rapporto tra il mittente e il destinatario.

Tipologie di Registro

• Lettera Personale: Utilizza un registro colloquiale e standard. Si occupa di questioni familiari o di amicizia ed è caratterizzata dalla naturale spontaneità.
• Lettera Formale (o d'Ufficio): Utilizza un registro colto e di livello formale. Tratta questioni relative alla professione, agli affari o all'amministrazione.

Caratteristiche della Lettera Formale

• Svolge una funzione specifica (richiesta, informazione, fornitura, ecc.).
• Si adatta a modelli fissi e a norme di presentazione prestabilite.
• Lo stile richiede chiarezza e concisione.

Convenzioni e Formato

Il saluto e il commiato sono formule di cortesia, ovvero frasi che si ripetono con un valore concordato. In questa sezione sono spesso utilizzate abbreviazioni (es.: Sig. Ministro, Egregio Sig. Mio). La lettera formale è solitamente scritta al computer (tramite un elaboratore di testi).

Struttura della Lettera

Le parti principali di una lettera variano in base al tipo:

• Lettera Personale: Data e luogo di scrittura, Saluto, Corpo del testo (sintesi spontanea), Commiato, Firma del mittente, P.S. (Post Scriptum).
• Lettera Formale: Nome e indirizzo del mittente, Nome e indirizzo del destinatario, Data e luogo di scrittura, Oggetto, Saluto, Presentazione del caso, Commiato, Firma del mittente.

Elementi Aggiuntivi

• Carta Intestata: Il nome e l'indirizzo del mittente, a volte accompagnati dal logo (progetto grafico che simboleggia il carattere e l'attività di un'azienda), costituiscono la carta intestata. Questa è solitamente stampata in alto a sinistra del foglio.
• Postilla (P.S.): È una nota aggiunta alla fine di una lettera. Non è consigliabile nelle lettere formali.

Linguaggi Predominanti nella Corrispondenza Formale

Le lettere formali sono un genere di scrittura stereotipato, al punto che alcune possono essere considerate come semplici moduli che l'utente si limita a compilare. Predominano due tipi di linguaggio:

1. Linguaggio Amministrativo: Caratteristico del settore pubblico e della giustizia. È caratterizzato dall'uso di parole dotte e tecniche.
2. Linguaggio Commerciale: Data la sua finalità, deve essere eminentemente pratico ed efficace.

La Lettera di Candidatura

La Lettera di Candidatura è un tipo di lettera formale. Si scrive di solito per rispondere a un annuncio apparso sulla stampa ed è solitamente accompagnata dal Curriculum Vitae della persona che richiede l'impiego. La stesura deve rispettare le convenzioni formali e deve indicare con precisione a quale annuncio si sta rispondendo. Se non diversamente specificato, è scritta al computer.

2. Il Curriculum Vitae (CV)

Il Curriculum Vitae (CV) è un documento che contiene i dati personali, gli studi, le attività e i meriti professionali di una persona.

Come Redigere un Curriculum Vitae

• Il CV è redatto schematicamente, come un'enumerazione, con frasi semplici per renderne la lettura più facile e veloce.
• Deve essere ben strutturato: tutte le sezioni devono essere separate con margini liberi, rientri, ecc. Occorre evidenziare gli aspetti che corrispondono al profilo professionale richiesto.
• I dati sono disposti in ordine cronologico inverso (dal più recente al passato).
• La progettazione deve essere impeccabile. È scritto al computer su pagine scritte su un solo lato e deve essere inviato sempre in originale (non fotocopie) con inchiostro nero.
• Se per il lavoro è richiesto l'invio di una fotografia, questa deve essere formato tessera.
• Il curriculum non è firmato.

Altri Documenti Formali

1. L'Istanza

L'Istanza è una richiesta formale indirizzata a una persona che ricopre una posizione direttiva o particolarmente rilevante in un ente o organismo ufficiale. Ha una struttura fissa e di solito viene fornita su un modello già stampato che l'utente deve solo compilare.

2. Il Certificato

Il Certificato è un documento che contiene il riconoscimento ufficiale di un fatto. Non può essere redatto da noi stessi. Sono documenti utilizzati frequentemente che, su richiesta della persona interessata, vengono rilasciati da un soggetto autorizzato da un ente (es. certificato di studi, di buona salute, di frequenza a un corso, ecc.).

3. Il Verbale (o Minuta)

Il Verbale (o Minuta) è una dichiarazione che contiene quanto discusso o concordato in una riunione. Riflette gli argomenti presentati e le decisioni adottate da un gruppo (come una comunità di proprietari, un'associazione di proprietari di immobili, ecc.). L'incarico di redigere il verbale spetta al segretario del collettivo in questione.

Modalità di Registrazione del Verbale

I verbali possono essere registrati in due modi:

• Dettagliato: Descrivendo punto per punto le questioni discusse e individuando gli interventi dei partecipanti con il nome.
• Schematico: Concentrandosi principalmente sulla relazione tra i problemi trattati e gli accordi adottati al riguardo.

4. La Relazione (o Rapporto)

La Relazione (o Rapporto) è una dichiarazione di fatti o dati sullo stato di una questione. Fornisce informazioni oggettive e comprende, in generale, proposte operative relative alla materia trattata. Normalmente, le relazioni sono scritte su richiesta di chi necessita di tali informazioni per prendere una decisione o fornire una soluzione a un problema.