Redazione Efficace delle Lettere Commerciali: Stili, Classificazioni e Comunicazioni Aziendali

Stili di Lettere Commerciali

Esistono diverse forme di stile per le lettere commerciali:

• Moderno
• Moderno Modificato
• Professionale
• Evoluto

A. Stile Moderno

Inizia sul lato sinistro del foglio e non prevede alcuna rientranza.

B. Stile Moderno Modificato

Simile allo stile Moderno, eccetto per la formula di commiato del firmatario e la firma, che sono scritte dal centro del foglio verso il margine destro.

Se il tipo di finestra è corretto, l'indirizzo del destinatario sarà su quel lato.

C. Stile Professionale

Lo stile Professionale prevede una rientranza per la formula di saluto e l'inizio di ogni paragrafo. Questa rientranza è solitamente di 1,5-2,5 cm o di 7-10 battute di barra spaziatrice.

Il paragrafo del destinatario viene visualizzato a destra. La formula di commiato del firmatario e la firma possono essere visualizzate in diversi modi: dal centro verso destra, allineate al margine destro o persino centrate.

D. Stile Evoluto

Ha lo scopo di semplificare il contenuto delle lettere commerciali attraverso il coinvolgimento diretto della questione. Per raggiungere questo obiettivo, ignora la formula di saluto e di commiato, optando per il resto della distribuzione, con uno qualsiasi dei tre tipi sopra menzionati.

Classificazione delle Lettere Commerciali

• Lettere di Relazione
• Lettere di Richiesta
• Lettere di Reclamo

Lettere di Relazione

• Relazioni Aziendali

  Si tratta di lettere indirizzate ad altre persone dello stesso settore, della stessa attività, a istituti di credito, ecc., in cui vengono raccolte informazioni su clienti e/o fornitori, attuali e futuri, relative ad aspetti come la loro situazione economica, la loro affidabilità o la loro proiezione.

• Relazioni Personali

  Queste lettere sono indirizzate a società in cui vengono richieste informazioni su persone che le conoscono per la fornitura di servizi.

Lettere di Richiesta

• Richiesta di Informazioni

  Queste lettere sono indirizzate a potenziali fornitori per richiedere informazioni periodiche sui loro prodotti, al fine di effettuare un ordine.

• Lettera d'Ordine

  Una volta che l'azienda cliente riceve le informazioni inviate dal fornitore, l'ordine viene effettuato per iscritto e firmato. Deve contenere una descrizione dettagliata dell'ordine, che generalmente include informazioni sui seguenti elementi: tipo di articolo, quantità, prezzo unitario, importo totale, modalità di pagamento, sconto (se presente), luogo di consegna e ricevuta.

• Lettere di Accettazione dell'Ordine

  È il tipo di lettera che il venditore o fornitore invia al cliente, con la quale comunica l'approvazione o l'accettazione della richiesta presentata. Non è necessario ripetere i termini o le condizioni dell'ordine, a meno che non vi sia stata alcuna modifica o differenza nelle loro condizioni. Qualsiasi eventuale modifica che alteri l'ordine deve essere comunicata immediatamente al cliente. Se si tratta della negazione della richiesta, deve essere segnalato in modo che il cliente non si senta offeso e per non pregiudicare le future relazioni.

• Lettera di Sollecito di Pagamento

  Vengono inviate dal fornitore insieme al documento o ai documenti che danno luogo alla vendita, ovvero la fattura commerciale. La maggior parte delle volte si invia solo la fattura o le fatture. Tuttavia, può anche accompagnare una lettera come preavviso o promemoria per specificare il metodo di pagamento.

Lettere di Reclamo

• Lettera di Reclamo sull'Ordine

  Si tratta di una lettera inviata dal cliente al fornitore che segnala problemi e l'impatto o il danno riscontrato nella merce ricevuta.

  Queste anomalie possono riguardare diversi motivi: quantità errata, errore nella tipologia degli articoli ricevuti, merce rotta o difettosa, ecc.

  Siate cortesi con il venditore, ma non dimenticate un certo tono di serietà e fermezza nella rivendicazione presentata.

  Se il cliente ha ragione nelle sue richieste, verrà chiesto di scusarsi per quanto accaduto e di risolvere i danni causati.

• Lettera di Sollecito per Credito Non Pagato

  Questo tipo di documento viene redatto quando il cliente non ha rispettato le condizioni di pagamento previste dall'ordine.

  La sua stesura deve essere breve e deve denotare fermezza da parte del richiedente nel riscuotere l'importo dovuto. Tuttavia, è opportuno mostrare un certo grado di collaborazione da parte del creditore per trovare una soluzione.

5.3. Comunicazioni Brevi e Sistema Interno

All'interno di questa sezione sono incluse quelle lettere o scritti che, per loro natura, sono concisi e brevi.

Le principali comunicazioni brevi sono:

• Circolare.
• Saluto.
• Comunicazione Interna.

Ecco le caratteristiche principali di questi tipi di documenti brevi:

A. Lettera Circolare

È il tipo di lettera commerciale che le imprese utilizzano per comunicare un evento ad altre persone o aziende, come cambiamenti di indirizzo, nome, aperture di succursali o agenzie, lancio di nuovi prodotti, ecc. Sono utilizzate anche all'interno dell'azienda per comunicare questioni di interesse generale, quali cambiamenti di orario, distribuzione dei turni di ferie, procedure di lavoro, ecc. In questo caso, la qualità della carta e della stampa è solitamente inferiore.

Di tali lettere si realizza un gran numero di copie, utilizzando gli strumenti di riproduzione appropriati. Le copie devono avere un aspetto originale per garantire un approccio personalizzato.

Il testo della circolare è simile a quello delle altre lettere commerciali, ma dovrebbe evitare che il testo o il contenuto siano lunghi e garantire che i paragrafi siano brevi.

Per quanto riguarda la distribuzione, o le parti che la compongono, è molto simile alla lettera commerciale in generale.

B. Saluto

Questo è il tipo di comunicazione normalmente utilizzato dai dirigenti d'azienda, enti pubblici e autorità per le seguenti ragioni:

• Forma di Ringraziamento.
• Invito agli eventi.
• Acquisizioni.
• Cambio di sede sociale.
• Altri analoghi.

Le parti di cui si compone un saluto sono:

• Inizio.
• Contenuto.
• Finale.

Nell'inizio si deve includere l'ufficio o la posizione della persona che invia il saluto e il nome della società o agenzia. Successivamente apparirà la parola 'Saluto'.

Questa parte sarà già stampata sul modello e si concentrerà sui margini, che sono di circa 4 cm.

Nella parte del contenuto, il testo sarà sempre preceduto dalla preposizione "A", per indicare poi in stampatello il nome e cognome del destinatario o, se tali dati non sono noti, apparirà la posizione della persona a cui è rivolto il saluto, sostituendo la preposizione con la parola "Al" o "Alla", a seconda del caso, e poi si passerà a spiegare il motivo del saluto.

La parte finale sarà composta dalle seguenti sezioni:

• Nome della persona che invia il saluto.
• Frase di chiusura, che deve essere breve e cortese.
• Luogo e data di redazione.

I saluti devono tenere a mente le seguenti regole:

• Devono sempre essere redatti in terza persona.
• L'interlinea deve essere doppia.
• Il contenuto sarà breve.
• Non devono essere firmati.
• Non devono recare il timbro della società.
• Non devono indicare l'indirizzo del destinatario.

C. Comunicazione Interna

Questo documento è destinato ai diversi reparti, sezioni, ecc., appartenenti alla stessa società per comunicare tra loro.

Le parti che la compongono sono:

• Inizio
• Contenuto
• Finale.

La parte dell'inizio include i seguenti elementi.

• Nome o ragione sociale (carta intestata). Non è necessario che mostri informazioni quali indirizzo, telefono o e-mail, in quanto si tratta di una comunicazione interna.
• Data di redazione.
• La parola "DA" seguita dal nome del servizio o della persona responsabile dell'invio della nota.
• La parola "A" e quindi il nome del servizio o della persona a cui è inviata.
• Oggetto o sintesi della materia della comunicazione.

Nel contenuto si deve specificare il motivo di questo tipo di comunicazione. Deve essere scritto con interlinea doppia e i margini devono essere fissati tra 4 e 6 cm a sinistra e tra 2 e 4 cm a destra.

La sua stesura deve essere breve e concisa e deve esporre in modo molto diretto il motivo della comunicazione. La parte finale consiste nella firma della persona che invia il messaggio.

A seconda del sistema di organizzazione aziendale, sia le lettere circolari interne che le comunicazioni interne possono recare la dicitura "Rif." o "N." che di solito consiste in un numero di serie seguito dalle ultime due cifre dell'anno, e ogni anno si ricomincia con una numerazione consecutiva. Allo stesso modo, si potrebbe voler assicurarsi che siano state lette dal destinatario o dai destinatari (in questo caso le note interne). Pertanto, per la circolare interna viene compilata la "nota di movimento", che è un documento firmato dai soggetti interessati dall'argomento o dall'area della circolare. Per le comunicazioni interne, è sufficiente la firma del destinatario sulla copia che arriva e viene trasmessa all'emittente. Per queste ultime, è consigliabile aggiungere a mano parole come "Auguri", "Grazie" o "Un abbraccio".

L'uso della carta come supporto fisico per realizzare questi due tipi di comunicazioni interne è affiancato dall'uso di software aziendali o client di posta elettronica con le proprie funzionalità di elaborazione testi. I vantaggi, tra gli altri, sono la rapidità di invio a uno o più destinatari, la riservatezza e la minore possibilità di falsificazione del messaggio.

Il Certificato

Sia le aziende private che gli enti pubblici, nel loro mandato abituale, redigono o fanno redigere scritti che attestano un fatto o una situazione. Questa attestazione è chiamata certificato.

Le ragioni per la loro redazione sono di solito diverse: ore di lavoro, tempo trascorso in azienda, pagamenti ricevuti in un determinato periodo, frequenza di corsi, accreditamenti di vario tipo, ecc.

Tale certificato, sia che l'ente sia pubblico o privato, presenta i seguenti elementi:

• Inizio.
• Contenuto.
• Finale.

Il contenuto di ciascuna di queste componenti varia a seconda che sia una società privata o pubblica a rilasciare il certificato.

In un'impresa privata si compone di:

• Carta intestata

  È necessario specificare il nome o la ragione sociale in stampatello, la società che effettua la certificazione, l'indirizzo, il codice postale, la località e il telefono.

• Identificazione della società emittente

  Si deve sempre includere il nome, in lettere maiuscole, di chi firma il certificato o è accreditato a farlo, specificando la posizione all'interno della società.

Il contenuto inizierà con le parole "Si certifica che" o "CERTIFICA: che" per procedere immediatamente alle seguenti sezioni:

• Identificazione del richiedente

  Solitamente il certificato verrà rilasciato su richiesta di una persona e si scriverà in lettere maiuscole il nome e cognome di quest'ultima; se il richiedente è una società, si scriverà il nome di essa.

• Motivo del certificato

  Deve essere indicato in modo conciso e chiaro l'oggetto o gli elementi che vengono certificati e che riguardano o interessano il richiedente.

• Effetti

  Se il certificato è rilasciato per effetti generali o non specificati, si scriverà la seguente frase: "E per la cronaca, su richiesta dell'interessato/a, si firma il presente certificato." Se richiesto per uno scopo particolare, deve essere registrato nell'apposito spazio con la seguente frase: "E per gli effetti di registrazione e [specificare l'effetto], si firma il presente certificato" o frasi simili.

Se scritto in prima persona, si deve prestare attenzione all'accordo grammaticale.

Alla fine del certificato, in calce, si indicano il luogo e la data di rilascio, che possono essere in formato esteso (es. Mese gg, Anno), e la firma dell'emittente. Non sono necessarie formule di firmatari né la dicitura "Firmato:".

Se accompagnato dal sigillo dell'azienda, questo deve essere apposto a sinistra della firma, mai sul testo, anche se si tratta di un timbro a inchiostro o "a secco" (timbri che lasciano un'impronta in rilievo sulla carta).

Se l'emittente è l'amministrazione pubblica, la distribuzione deve essere come indicato di seguito, seguendo le linee guida del Ministero della Pubblica Amministrazione.

La parte dell'inizio include i seguenti elementi:

• Carta intestata

  Figurano il nome del Ministero che rilascia il certificato e la struttura organizzativa, come Direzione Generale, Provinciale, Ufficio, Unità, ecc.

• Oggetto

  Appare la causa principale del certificato, come partecipazione a corsi, deduzioni, ecc.

Nella parte del contenuto si dovrebbe specificare:

• Identificazione dell'emittente

  per nome e cognome.

• La sua posizione

• Identificazione del richiedente

  in base al nome e cognome o al nome della società.

• Oggetto

  che inizia con la parola "CERTIFICA" per, in linea separata, elencare gli elementi del certificato o materializzarsi, scrivendo:

  • Primo: che...
  • Secondo:
  • Terzo: che...

  Quanti punti o registrazioni siano necessarie.

  Se ci fosse un solo punto da certificare, non si numera.

• Effetti

  che indicano la ragione o lo scopo per il quale la domanda si riferisce.

• Validità

  se il certificato attesta situazioni che possono variare nel tempo, si indica la sua validità.

Al termine del certificato deve contenere il luogo e la data di rilascio del documento, la seconda in formato esteso, e la firma della persona che lo ha rilasciato. Non è necessario indicare la formula del firmatario, né "Sottoscritto", in quanto già riflesso nel contenuto (identificazione dell'emittente).

Se si autentica con l'etichetta corrispondente, non deve andare oltre l'impresa.

Esempi di Aziende

1. C. COSMO S.A.
   Peñalver Conde, 212 3º Madrid 28006
   Manager: Marcial Torres Poison
   Sales Manager: Maria Valverde Oslo
   Assistente Amministrativo: Rovere Roma Luís
   Attività: Vendita di software e hardware
2. Commerciale Paolo
   Julián Plaza Sánchez "El Charro", 12 37005 Salamanca
   Proprietario: Venancio de Paul Savedra
   Attività: Vendita di computer e forniture per ufficio.
3. World S.A.L.
   Carretera Murcia km 2300, 03650 Pinoso, Alicante
   Manager: Manuel Ripoll Vetrai
   Amministrativo: Jaume Cecilia Carlet
   Attività: Sviluppo di software
4. Digital S.A.
   Aoiz Avenue, 42 31004 Pamplona, Navarra
   Direttore: Fermin Goroabe UART
   Responsabile Risorse Umane: Izcara Leide Alonso
   Amministrativo: Ustariz Luna Nicholas
   Attività: Produzione di televisori
5. Electrodis
   C/ Molina de Fuller, 12 30007 Murcia
   Direttore: Alicia Campo Verde Doral
   Amministrativo: Mariano Cowboy Rios
   Attività: Distribuzione di elettrodomestici
6. Techno Vision
   C/ Pio XII, 26 30802 Lorca (Murcia)
   Responsabile Acquisti: Manuel Montagna Ortuño
   Attività: Commercio all'ingrosso di elettronica