Registro delle Imprese: pubblicità, organizzazione e contabilità aziendale

PUNTO 3: Registrazione e pubblicità

I. Registro come registro delle persone e iscrizioni

Registro è un'istituzione amministrativa il cui scopo principale è la pubblicità delle vicende ivi annotate; svolge altresì altre funzioni attribuite dalla legge. L'iscrizione nel Registro delle imprese (di seguito anche "Registro di sistema") non è sempre obbligatoria per il singolo imprenditore, tuttavia la mancata iscrizione può comportare conseguenze rilevanti: se un soggetto non è iscritto, non si può far valere nei confronti dei terzi quanto non risultante dal Registro. Lo scopo principale del Registro è quindi quello di rendere pubbliche determinate situazioni giuridiche dei soggetti iscritti. In particolare, esso svolge anche le funzioni di legalizzazione dei libri sociali, di deposito e di pubblicazione dei conti annuali delle società.

II. Organizzazione (Registro, Registro Centrale e Bollettino Ufficiale)

Esistono due livelli organizzativi principali:

• Registro provinciale o regionale: presente nei capoluoghi di provincia, tiene una serie di libri e registri, tra cui il libro degli inventari e dei bilanci, il giornale delle iscrizioni, i registri per la legalizzazione, il deposito dei conti, le nomine di periti e revisori, nonché gli indici e l'inventario.
• Registro Centrale: raccoglie i dati trasmessi dai registri provinciali/ regionali e svolge funzioni integrative, quali il rilascio di certificati relativi alle imprese e la pubblicazione del Bollettino ufficiale.

Di fronte a ogni registro provinciale esiste un ufficio competente che cura le operazioni locali, mentre il Registro Centrale coordina e pubblica le evidenze di interesse generale.

III. La forma della pubblicità

Il Registro è un registro pubblico: mira a consentire la conoscenza da parte dei terzi delle situazioni riguardanti i soggetti iscritti. L'accesso al contenuto del Registro è assicurato mediante diverse procedure previste dai regolamenti, ad esempio terminali informatici presso gli uffici del registro e note informative disponibili al pubblico. In generale l'iscrizione nel registro ha carattere dichiarativo: il Registro pubblicizza fatti o atti che si sono già perfezionati al di fuori dello stesso.

IV. La pubblicità materiale

L'iscrizione di un fatto, di un atto o di un contratto nel Registro può avvenire solo sulla base di documenti idonei; in particolare sono rilevanti i documenti pubblici o gli atti che la normativa stabilisce come registrabili. I documenti privi dei requisiti richiesti non possono essere registrati.

Per ogni soggetto iscritto nel Registro (cfr. riferimento all'articolo 83) si apre una scheda personale contenente tutte le iscrizioni relative a contratti, atti, fatti e circostanze pertinenti a quel soggetto. Al momento della presentazione del documento al Registro, viene rilasciata una ricevuta in cui sono indicate la tipologia del documento, la data e l'ora della presentazione. Il cancelliere procede quindi alla qualificazione dell'atto presentato (ad esempio la qualificazione del tipo di contratto richiesto). Se la qualificazione è positiva, si procede all'iscrizione definitiva; la data considerata come data di registrazione è quella dell'annotazione effettuata sul registro.

PUNTO 2: Documentazione e contabilità delle operazioni commerciali

I. Nozioni generali

Dovere del datore di lavoro (imprenditore): la contabilità

Il codice di commercio, all'articolo 25, prevede l'obbligo per l'imprenditore di tenere una contabilità corretta e adeguata all'attività svolta. La contabilità dell'imprenditore è utile per conoscere la situazione finanziaria dell'impresa e per adempiere agli obblighi civili e fiscali.

II. Contabilità formale: libri contabili e documentazione

1. Libri contabili obbligatori

• Libro degli inventari e bilanci: contiene l'inventario di fine esercizio e i conti annuali.
• Libro giornale: dove vengono registrate, giorno per giorno, tutte le operazioni inerenti all'attività.
• Libro delle deliberazioni/verbali: obbligatorio per le società, registra i verbali delle riunioni degli organi sociali.
• Altri registri: nel caso di specifiche forme societarie, possono essere richiesti il libro delle azioni ordinarie, il registro dei rappresentanti o altri registri specifici (es. per le società a responsabilità limitata).

2. Segreto della contabilità e forme di accesso: comunicazione ed esibizione

Il codice di commercio stabilisce il principio generale della riservatezza della contabilità, prevedendo tuttavia due istituti distinti che consentono l'accesso ai libri: la comunicazione dei libri e l'esibizione degli stessi. Entrambe le misure sono ordinate dall'autorità giudiziaria, ma presentano differenze di ambito:

• La comunicazione è un accertamento generale dei libri contabili dell'imprenditore e può essere disposta solo nei casi previsti dalla legge (ad esempio questioni ereditarie o accertamenti generali).
• L'esibizione può essere disposta quando l'imprenditore è parte in un procedimento giudiziario e i libri sono necessari per l'accertamento di specifiche responsabilità o fatti contestati; l'esibizione può essere limitata a determinate scritture o voci rilevanti per la controversia.

3. Valore probatorio dei libri contabili e dei documenti

I libri contabili tradizionalmente sono considerati una prova rilevante delle operazioni registrate. Tuttavia, la loro efficacia probatoria può variare: essi sono idonei a provare l'esistenza di un'operazione quando risultano affidabili e redatti secondo le norme, ma non escludono la possibilità di disconferma mediante altre prove.

III. Contabilità annuale: bilanci

Il codice del commercio prevede che annualmente ogni imprenditore debba predisporre i conti annuali, composti da:

• Stato patrimoniale (bilancio): riflette i beni e i diritti che costituiscono il patrimonio dell'impresa e gli obblighi come passività.
• Conto economico: registra i ricavi e i costi dell'esercizio.
• Nota integrativa (memoria): documento con cui si espandono o commentano le informazioni contenute nei due documenti precedenti.

Attraverso questi tre documenti il codice intende rappresentare il patrimonio, la situazione finanziaria e il risultato economico dell'imprenditore.

IV. Revisione dei conti: funzione, nomina e ambito

La veridicità dei conti annuali è garantita, nei casi previsti, dalla revisione contabile. I revisori (o sindaci collegiali/revisori legali) esaminano i conti e redigono una relazione sulla attendibilità della documentazione contabile sottoposta a revisione.

Non tutti gli imprenditori sono soggetti all'obbligo di revisione: l'obbligo riguarda, ad esempio, imprese che svolgono attività bancaria o assicurativa, nonché determinate categorie di società (come le società per azioni e, a determinate condizioni, le società a responsabilità limitata) che superano soglie dimensionali stabilite dalla legge. Le specifiche fattispecie sono elencate dalla normativa vigente.