Strategie di Comunicazione Efficace e Modelli di Organizzazione Aziendale

C - Comunicazione: Media, Strumenti e Barriere

La comunicazione è uno degli elementi intangibili che esercita la maggiore influenza sull'efficacia di qualsiasi organizzazione.

Tipologie di Comunicazione

• Comunicazione verbale: è un mezzo veloce che permette una risposta immediata. Lo svantaggio principale è la mancanza di prove documentali sui temi trattati, il che può portare a un minore livello di impegno.
• Comunicazione non verbale: questa integra la comunicazione verbale attraverso gesti, espressioni facciali e postura. A volte produce un flusso di informazioni che l'emittente non può controllare pienamente.
• Comunicazione scritta: utilizza una varietà di supporti e mezzi di trasmissione come lettere, promemoria e documenti ufficiali. Il vantaggio principale è che lo scritto costituisce una prova del contenuto del messaggio, fattore che rafforza l'impegno delle persone coinvolte; inoltre, i documenti possono essere molto estesi. Lo svantaggio maggiore è il tempo necessario per la lettura e la risposta.

Modelli di Flusso della Comunicazione

• Discendente: i messaggi sono emessi da coloro che detengono i gradi gerarchici più alti e sono diretti verso i collaboratori che dipendono da loro.
• Ascendente: i flussi vanno dai livelli subordinati verso la direzione.
• Laterale/Orizzontale: avviene tra persone e uffici che occupano lo stesso livello gerarchico all'interno dell'ente.

Barriere Organizzative e Fallimenti nella Comunicazione

1. Ascolto difettoso: è fondamentale sapersi mettere al posto dell'interlocutore (empatia).
2. Diffidenza nell'ambiente di lavoro o cultura aziendale: un clima eccessivamente autoritario può creare paure che ostacolano una buona comunicazione.
3. Eccesso di informazioni: il sovraccarico informativo impedisce al ricevitore di assimilare correttamente i dati ricevuti. È necessario trasmettere solo le informazioni essenziali.
4. Percezione selettiva: involontariamente, le persone proiettano i propri desideri sulla comunicazione e ascoltano solo ciò che vogliono sentire, distorcendo il messaggio originale.
5. Atteggiamento predeterminato: si verifica quando ci si informa, ma la decisione è già stata presa in anticipo o esiste una predisposizione fissa ad agire in un certo modo.
6. Scelta errata del momento: per stabilire una comunicazione efficace, conviene scegliere il momento giusto per porre qualsiasi domanda o affrontare un tema.

D - Struttura Organizzativa Informale

La struttura organizzativa informale nasce al di fuori dei piani di gestione prestabiliti. A volte viene utilizzata in modo consapevole per ottenere dati e informazioni; l'ideale è che questa struttura coincida e collabori con l'organizzazione formale.

A - L'Organizzazione Formale: Line e Staff

L'organizzazione è un'attività complessa che richiede decisioni basate su molti fattori, come le caratteristiche del soggetto, il rapporto di potere o la cultura organizzativa.

Definizione di Organizzazione Formale

Si definisce come un insieme di livelli gerarchici, posizioni, funzioni e mezzi stabiliti ufficialmente da coloro che detengono il potere strategico all'interno di una società o organizzazione (decisioni strategiche).

Componenti della Struttura

All'interno della struttura si possono distinguere:

• Unità di Linea: sono quelle unità che sviluppano l'attività tipica dell'ente (il suo scopo principale). Sono integrate nell'organizzazione e seguono il principio di unità di comando: ogni persona riceve ordini da un solo superiore. Ogni capo comanda e controlla un certo numero di persone (ampiezza di gestione o angolo di direzione), poiché esiste un limite al numero di individui che un singolo capo può coordinare e monitorare efficacemente.
• Staff: è formato da persone o dipartimenti che non hanno un potere di comando diretto sulla linea (non fanno parte dell'attività tipica della società), ma hanno il compito di consigliare o supportare, eseguendo funzioni specializzate che sgravano i reparti operativi.